摘要:
目前有些行政事业单位的固定资产管理不善,主要表现为帐实不符、家底不清。原因是多方面的,但缺乏行之有效的管理方法应该说是一个重要原因。针对以上情况,我们设计了一种固定资产卡片帐,兹介绍如下。
固定资产卡片帐为16开本,由帐页和活页卡两部分组成。它的帐页不同于一般帐页式样,不印刷任何文字、栏目,只是开若干口,用来插放活页卡片。帐页用较厚的牛皮纸制成,一般开口分左右两排,每页可插放活页卡片44张。应用方法是:
一、设置帐户。固定资产卡片帐以存放地点或使用地点设置帐户,如果需要可分级设置。举例如下:
(一)某医院卡片帐的帐户设置三例:
门诊部——内科——108室
住院部——小儿科病房--217室
院部——总务科——×号仓库
(二)某行政机关卡片帐的帐户设置二例:
组织部——办公室——打字室
行政科——锅炉房
总之,帐户的设置以能准确地反映固定资产的分布情况和简明扼要为原则。因单位规模各异,不能强求统一帐户名称,可根据具体情况掌握设置1~3级不等。
二、活页卡的填制及归集。固定资产活页卡的填制原则是一物一卡。但是对于单价、规格相同,存放地点又集中在一起...
目前有些行政事业单位的固定资产管理不善,主要表现为帐实不符、家底不清。原因是多方面的,但缺乏行之有效的管理方法应该说是一个重要原因。针对以上情况,我们设计了一种固定资产卡片帐,兹介绍如下。
固定资产卡片帐为16开本,由帐页和活页卡两部分组成。它的帐页不同于一般帐页式样,不印刷任何文字、栏目,只是开若干口,用来插放活页卡片。帐页用较厚的牛皮纸制成,一般开口分左右两排,每页可插放活页卡片44张。应用方法是:
一、设置帐户。固定资产卡片帐以存放地点或使用地点设置帐户,如果需要可分级设置。举例如下:
(一)某医院卡片帐的帐户设置三例:
门诊部——内科——108室
住院部——小儿科病房--217室
院部——总务科——×号仓库
(二)某行政机关卡片帐的帐户设置二例:
组织部——办公室——打字室
行政科——锅炉房
总之,帐户的设置以能准确地反映固定资产的分布情况和简明扼要为原则。因单位规模各异,不能强求统一帐户名称,可根据具体情况掌握设置1~3级不等。
二、活页卡的填制及归集。固定资产活页卡的填制原则是一物一卡。但是对于单价、规格相同,存放地点又集中在一起的固定资产也可以多件一卡。例如学校的课桌、课椅等。活页卡填制好以后,入库由保管员签名,领用由使用人签名,以落实责任。然后,再归集到相应的帐户中。活页卡的式样如下:
三、卡片帐的管理。固定资产卡片帐为跨年连续使用。应与固定资产明细帐一起由财务部门专人负责登记、保管,并应对固定资产的总值负责。科室班组编制多、固定资产多的单位、在条件许可下、固定资产的管理部门和使用部门,可各自复制副本使用。需
要说明的是在这种情况下,固定资产卡片帐和明细帐不是由财务部门统一掌管,容易造成管理环节上的脱节,形成帐实不符。
四、固定资产的修理、减少等情况的处理。固定资产送外单位修理,由于是暂时变动存放地点,不必作卡片帐的帐务处理。应由使用部门负责管理掌握。固定资产调出、报损、报废时,要以会计核算为依据,注销活页卡片即可。
五、关于活页卡片栏目的说明。固定资产活页卡的栏目设计以简明为主,以便于掌握使用。需要说明的栏目是:
(1)“明细帐”栏:用于记录固定资产收进时登记明细帐的帐户册数及页码。便于与明细帐核对及事后需要时查阅原始单据。
(2)“新旧程度”栏:指固定资产收进时的新旧程度,以“成”数为表示单位。全新为十成,半新为五成。成数值即固定资产收进时的现值与原值的比值。也可估算得出。它与“使用年限”栏有督促使用部门与使用人加强对固定资产的维护与保养的作用。
(3)“使用变动记录栏”:主要为落实责任到人而设。固定资产变更使用人时不必注销卡片,应由使用者依次签名负责。其中的“备注”一项用于记录财产清查情况和记录固定资产收回事项等。
固定资产卡片帐有以下特点:1.较为直观地反映了固定资产的分布情况。由于卡片帐以财产存放地点设立帐户,所以,要了解某科室的固定资产的在用情况,只要翻阅卡片帐便一目了然。2.使用灵活方便。因为帐页及卡片都是活页的,所以,取放灵活方便,不受固定资产使用变动的限制。活页卡可以随着固定资产的内部转移而转移。如某一固定资产因工作需要变更使用地点或使用(保管)人员时,只要取下活页卡,重新由有关人员签名,即可重新插放在相应的帐户中(只变动地点而不变更使用人的,不必再落实责任)。3.便于财产清查。与实物核对简单易行,遇有卡、物不符时,可直接追查责任。卡片帐的管理工作人员调动岗位时,也便于交接。4.便于保存、便于分类。卡片开本小,归集在卡片帐中不易丢失,帐簿也便于保存。活页卡按固定资产的一般分类印制成不同颜色,为醒目起见,在卡片的下部左右两角设有颜色分类标记。这样翻开卡片帐簿,从卡片的颜色上就可以分清财产种类。也有利于现场核对、同时也整齐美观。
对于图书、标本等专业性强、数量多、存放地点十分集中的固定资产,可采用固定资产登记簿进行管理。不必强求用卡片帐。对此,登记簿更适用。
固定资产卡片帐的作用不同于明细帐,二者不能互相代替。在帐户设置上也有不同,前者是以固定资产的分布点设置帐户,后者是以财产名称设置帐户。二者相辅相成,严密了管理手续,构成一个纵横交织的管理网络。