时间:2020-05-29 作者:杭州磁记录设备厂
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摘要:
在开发“会计核算信息系统”的过程中,必须有一个明确的指导思想,有一套切实可行的工作方法。这是提高工作效率,保证系统开发成功的先决条件.目前,较为流行的是结构化系统设计,这就是开发工作面向用户;严格区分工作阶段;按系统工程的观点,自上向下设计,自下而上实现的思想与方法。采用这种方法,整个研制的过程大致可以分为8个阶段.即:1.用户提出任务;2.明确问题与初步调查;3.可行性分析;4.详细调查;5.系统的基本设计;6.系统的详细设计;7.系统的实现;8.系统的维护。
一、“会计核算信息系统”任务的提出
随着企业工作重心的转移和管理上的转轨变型,企业经济效益成为领导和职工共同奋斗的目标.目标管理和预测成为企业管理的主要内容.企业财会部门的工作仅停留在事后反映经济活动成果的传统做法,已远不能适应企业现代化管理的要求。因此,企业财会部门迫切要求核算手段上的革新,提出利用计算机这一先进工具,建立一个会计核算信息系统。当前财会人员与计算机技术人员存在着“两张皮”的问题,所以,系统研制成员必须有这两方面专业的人员参加,通过调查、讨论,在工作中逐渐明确具体的任务和实现的目标。
二、明确任务与初步调查
在开发“会计核算信息系统”的过程中,必须有一个明确的指导思想,有一套切实可行的工作方法。这是提高工作效率,保证系统开发成功的先决条件.目前,较为流行的是结构化系统设计,这就是开发工作面向用户;严格区分工作阶段;按系统工程的观点,自上向下设计,自下而上实现的思想与方法。采用这种方法,整个研制的过程大致可以分为8个阶段.即:1.用户提出任务;2.明确问题与初步调查;3.可行性分析;4.详细调查;5.系统的基本设计;6.系统的详细设计;7.系统的实现;8.系统的维护。
一、“会计核算信息系统”任务的提出
随着企业工作重心的转移和管理上的转轨变型,企业经济效益成为领导和职工共同奋斗的目标.目标管理和预测成为企业管理的主要内容.企业财会部门的工作仅停留在事后反映经济活动成果的传统做法,已远不能适应企业现代化管理的要求。因此,企业财会部门迫切要求核算手段上的革新,提出利用计算机这一先进工具,建立一个会计核算信息系统。当前财会人员与计算机技术人员存在着“两张皮”的问题,所以,系统研制成员必须有这两方面专业的人员参加,通过调查、讨论,在工作中逐渐明确具体的任务和实现的目标。
二、明确任务与初步调查
研制人员接受任务后,首先要对旧系统(即原先的会计手工管理系统)的组织情况进行初步的调查.纵观旧系统的全貌了解旧系统包括哪几个独立部分以及它们之间的关系,每一部分的工作内容、程序和规范,写出现状调查报告,绘制出手工管理的工作流程图。同时,了解旧系统的信息流程,绘制出会计手工管理的信息流程图。通过初步调查,进一步了解财会管理的目标;财会管理在整个企业管理中的位置;它的界面;它受哪些外部实体影响。结合计算机的特点,分析旧系统的利弊,进一步明确新系统的目标和实现步骤。
三、可行性分析
根据调查的情况,对将要开发的新系统必须进行可行性分析。可行性分析就是从技术上、经济能力上以及社会条件来分析开发这样一个新系统是否可行。用户所提的要求,也就是新系统所要具备的性能是否可能实现;技术上是否合理;从企业的人、财两力来看是否能够办到;新系统建立后它的效益如何。根据以上几方面,摆出有利条件和理由,也要摆出不利的因素和工作中可能出现的问题,让领导和财会部门的同志以及有关专家进行分析.这是研制工作全过程中十分关键的一步.有一点需要特别强调的,即可行性的讨论必须对新系统所带来的管理体制、管理方法的改变必须持慎重态度。
四、详细调查
可行性报告经批准后,紧跟着就要对旧系统作进一步的详细调查,全面而又细致地了解旧系统的实况。也就是说,设计的基础将是从旧系统的实际情况出发.不论旧系统存在着多少不合理的地方,但它毕竟是一个在实际运行的系统。我们只有把它了解清楚,才能知道其存在的问题和症结所在,在此基础上加以改进或改革.这一阶段的工作量较大,也十分繁杂,但它确是一项非常重要的工作。详细调查,就是要把财会工作的几大职能加以认识,不仅要了解每个职能需输入什么样的数据,输出多少张报表,还要弄清其工作原理、工作方式、处理流程。弄清职能内部、职能与职能之间有哪些数据在流动,数据传递和数据存放方式、数据怎样分类等等。还要收集所有与财会有关的单据和报表,了解其格式和用途以及财会部门和企业中其它部门对一系列数据的各种要求,如数据的精度、数据表格的型式和出表时间要求等。通过这一阶段的工作,对旧系统有了比较深的了解,就可以整理出有关旧系统的详细描述。
五、系统的基本设计
通过以上几个阶段的工作,就可以开始新系统的基本设计。在掌握了旧系统实际情况的基础上,根据制订的新系统目标,综合考虑用户所提出的要求,进行系统基本设计。从详细调查中,我们一定会了解到旧系统存在的问题,例如,某些数据流程的不合理,某些数据重复存贮引起不必要的冗余等等。要实现会计电算化,建立新的计算机会计核算信息系统,必然会改变原有的职能部门的职责范围,改变工作人员的工作方式和数据的存贮方式。但是这种改变要有一个逐步过渡过程,财会部门是企业的经济核算中心,在提出变更方案时必须慎重.要遵守目前的会计工作原理和规则,在基本设计中,新、旧系统尽可能相似。当然做些改革尝试也未尝不可,但对可能产生的各种影响,事先必须要有充分的估计。
基本设计的完成要写出“系统基本设计说明书”。其中需说明四个内容,1)组织情况简述。即扼要地阐述一下新系统的工作特点、过程以及它的任务和目标,新系统在企管环境中的位置,它与哪些外部数据信息有关,它们的信息交换方式。2)系统的目标。即对新系统的目标的定量描述。3)简单阐述旧系统的特征.对旧系统业务量、总的数据量、处理速度和特点作一概括性的介绍。4)提出新系统的逻辑模型.即指出为了实现目标要求要作哪些变更,并把因这些变更所带来的结果和影响作一个客观的、全面的介绍.一般情况,应该举出多种方案,并阐明它们的区别和利弊,以供决策人审核时参考。
六、系统的详细设计
系统基本设计的通过,是整个研制工作过程中的一个重要环节,如果说系统的基本设计确定了系统“做什么”,那么,系统的详细设计就是要解决“怎么做”的问题。详细设计中,就要考虑实际的技术条件和经济条件,确定系统的实施方案,即系统设计的具体化.
详细设计的具体任务大致可以分成两个方面。首先,是把系统的总功能分解成若干个基本的、具体的子功能.这些子功能之间互相联系、互相配合、合理地组织起来就构成总功能。其次,对每个具体的子功能,根据它在系统中的地位与作用,选取适当的技术手段及处理方法给以实现。
功能分解。就是把传统会计核算工作的特点、方式加以归纳,结合计算机处理的特点加以科学的分析,把那些有较为清晰的数据界面、有相对独立处理功能和有较为完整的处理过程的工作,作为一个个子功能。
在设计功能块时,主要考虑如何合理地、科学地组织数据。根据会计工作的特点要求,合理地描述数据的结构,尽量降低系统内数据冗余度,保证数据的唯一性和准确性。在组织数据时还有一个值得重视的问题,就是代码设计。因为计算机的运行都是以数码为量值的,一切外部实体都必须转换为数码,才能移交计算机处理。因此,代码是人和计算机取得共同语言的基础,是人和计算机交换信息的工具。正因为代码具有如此重要的意义,所以,代码设计的科学性、合理性和适用性,不仅影响系统运行的效率,而且还将直接影响系统的正确性和实用性,是系统开发成败的关键。设计代码时,在合理地沿用一些国家和部门标准的同时,要考虑代码的一些性能指标。首先,针对所代表实体的特点,选择与其相适应的编码方法。编码有许多种,比较常用的是按自然顺序编排的顺序码和分段表示不同含义的层次码。顺序码比较直观,计算机操作时比较方便.但是,它用在分类特别是多层分类时,使得计算机操作的效率大大下降。层次码分类归并性能好,但用它来编码,代码的长度比较长,代码集的冗余比较大。还有其他的编码方法,如汇编码、自校验码等等。只有认真地进行编码特点和对应实体组合特点的分析,才能进行合理的编码。当然,在实际工作中,大量运用的是几种编码混合使用,如以层次码进行分类,在相应字段层次中用顺序码来描述每一类中的每个实体.在编码设计时,我们应考虑:(1)代码的唯一性,即一个码值对应一个实体,要绝对杜绝重码的出现。(2)代码的可扩展性,即应该为今后系统的发展变化留有余地,如管理上需要增加一个新的子科目,系统可以方便地给出一个新代码,而不必变动整个代码系统。(3)代码应尽可能短,短小明了的代码,既便于记忆,又节省计算机系统的开销。经验证明,代码越长,操作的错误就越多。(4)代码的逻辑性要强,对照实体的关系要明确。不能出现代码的二意性。(5)代码系统要有一定的稳定性.总之,代码设计是系统开发好坏的关键之一,必须认真地对待这项看来简单而又复杂的工作。
在详细设计中应遵循这样一个思路:即首先根据系统的基本设计模式,结合用户提出的要求,设计出各个输出部分,有输出就有输入,从而就设计出各个输入部分,这些输入与输出是通过计算机的终端、键盘、打印机、显示软盘、磁盘等设备来实现的。一般讲,每一功能块包括输入、处理、输出三个部分,在详细设计中要选择合适的算法来实现其处理过程。在设计中,同时要考虑到功能块之间的关系,甚至还要考虑到本系统与外部实体的关系,即要达到基本设计中的结构思想,使得系统内部子功能间配合默契,实现设计的目标和指标。同时又要具有良好的扩充性,为财会系统并入全企业的管理信息系统创造条件。
在详细设计中,人机接口的设计也十分重要.因为,建立的新系统仍将是一个人机系统。接口设计的好坏,直接关系到系统运行的效果和实用程度。比如,在输入、查询、输出这些环境中都存在着人机接口的问题。接口设计时,职能界面要清晰,操作要方便.在机内,要先选合理的算法,尽可能提高运行速度和正确性。在机外,既要让使用者准确、明了、方便地向计算机提供所需的信息和输入数据,又要有严格的排错改错功能。
在详细设计过程中,贯串始终的设计目标是实现基本设计的模式,提高系统的效率、系统的可靠性和可变性。
系统的高效率:就是要提高系统组织的合理性,减少重复和不必要的数据存贮,纠正不合理的数据流程,用优选算法来描述和实现数据的处理过程.系统的可靠性:财会业务要求数据有相当高的时效性和可靠性。因此,系统的可靠性指标尤为重要,这里包括两个含意,一是系统运行的正确性和排错能力,二是,当系统受到破坏后的可恢复性。至于系统的可变性,主要是指系统的功能可扩充性,系统的适应性和可修改程度。
七、系统的实现
以上几个阶段的工作,都还停留在概念上,工作成果都是文字材料。通过系统的基本设计和详细设计,确定了目标,理顺了思路.然后就迅速地转入系统实现工作中去。系统实现简单地讲是分工编制程序;与分块调试、系统联调。我们根据系统设计中所确定的规范和工作方式,选购适当的计算机系统。(关于工作方式的选择,在第五讲里已作了简单介绍)根据详细设计的要求,利用计算机系统提供的软件条件,如操作系统、数据库管理系统以及高级语言等,开始编制程序,同时在计算机系统上进行程序调试。在新系统运行的准备工作中,还要培训系统的操作人员,把新系统所需的固定数据存贮到计算机内。实现阶段本身又可以分成若干步骤:分块调试,系统联调,当系统联调成功后,新系统可以转入试运行,即新旧系统并行工作阶段,通过并行运行,不断排除缺陷。随着时间的延伸,可以纠正新系统的不足。当认为新旧系统可以更换时,系统的研制工作就结束,新系统就可投入正式运行。
八、系统的维护
系统投入运行之后,由于主、客观的种种原因,在实际运行中,还要进行一些适应性的修改,如修正错误,扩充功能以及适应环境某些因素的变化等等.经验表明,维护工作量是相当大的,往往比系统研制所花的人力、物力还要多。有人估计,世界上的软件人员有9096在从事现行系统的维护工作。而人们往往对维护工作的繁重性估计不足,而且这一工作直接关系到所建成系统的生存。除了改错或改进外,还必须对系统本身运行情况进行监督和统计,以便及时作出评价和提出存在的问题。
以上简单地阐述了一个“会计核算信息系统”的研制过程。下面我们把它归纳为一张工作流程图来作为这一讲的结束。
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