会计档案是记录和反应经济业务活动的重要史料和证据，是国家档案的重要组成部分。为发挥它的应有作用，财政部、档案局和省、市财政、档案部门曾多次发文，要求在今年内完成1966年以前积存会计档案的清理任务。为确保任务的完成，将整理的方法、步骤和要求归纳成八个字，供同志们参考。

一是清，即清理。首先对过去存放档案的破柜、旧箱，认真细致的查找清理，那怕是虫蛀、鼠咬、霉烂的纸片也不要漏掉，要把重点放在债权债务和职工欠款以及涉及外事、工资花名册、公私伤亡的支付凭证，以及对个人的经济问题处理、落实政策等原始材料的清理。找出这些原始材料以后，再逐年、逐季、逐月核对。

二是分，即将核对后的档案进行分类。首先按照报表、帐簿、凭证分为三大类，然后根据具体内容又分为若干小类。报表可分为年报、季报、月报；帐簿可分为总帐、现金日记帐，银行存款日记帐、明细帐、往来帐、费用帐；凭证分为现金记帐凭证、银行记帐凭证和转帐凭证或以时间顺序划分凭证等。小类的划分可视单位的具体情况而定。

三是定，即确定保管期限。在分类的基础上，根据其经济价值，按照财政部的规定精神，分为永久、定期两种保管期限。保管期限的划分，要视档案的完整程度和内在联系、具体情况而定。

四是组，即组卷。组卷不能千篇一律，要根据帐表、帐簿、凭证等材料的数量，结合时间阶段的完整性，分成若干保管单位，这里有个前提不能忘掉，保管期限不同的不能组成一卷，类别不同的不能组织在一起。即永久跟永久组合，定期跟定期组合；报表跟报表、帐簿跟帐簿、凭证跟凭证组合在一起。这里应注意三个问题：

1、清理积存会计档案时，如年报内容比较齐全，规格比较统一，而且每年月报、季报数量又比较多，亦可跨年度将几年的年报合并一起组成一卷，其月报、季报作定期单独组卷。

2、在组卷时，对死页帐簿保持它原来的面貌，不抽空白页，不再重新组卷、装订；对活页帐簿将空白页全部抽出，减少存档数量，根据帐簿数量的多少可以每一小类组成一卷，也可以几个小类组成一卷。

3、对凭证基本保持原来的面貌，不再重新组卷，一小册（本）就是一卷，但属永久保管的凭证必须抽出单独组卷，对原册（本）重新做凭证封面，并注明永久凭证抽出的情况。

五是装，即装订。报表要用文书档案封面装订，用毛笔写封面标题。帐簿的死页硬质封面保持原貌，不再加封面重新装订；对活页帐簿如已经用牛皮纸包面装订好了就不再重新装订，如没有装订的可用牛皮纸包面装订，并贴上封面标题。已经装订好了的凭证，保持原貌，不用再加封面装订，只要加上封角即可。

六是编，即编号、编目，贴标签。编号实际上是起固定档案位置的作用，贴标签就等于派出所定门牌号码，编目录就等于会计设帐簿。为了区别价值便于查找利用，我们考虑永久和定期用不同颜色的标签，永久用红色，定期用蓝色。贴在案卷背脊黑线以上部位，纸条上面标明：单位、年代、类别、顺序号。类别可以直呼其名，也可以用1、2、3代替，即报表用1，帐簿用2，凭证用3。为了便于查找利用，必须编号填写案卷目录，案卷目录等于我们会计的总帐簿，等于派出所的户口登记簿，它既是会计档案家底登记簿，又是查找利用的工具。

定期保管的档案，因为是按年度编号，报表、帐簿、凭证每年三大类可以连在一起登记，每一类登记结束后，接下去从1号开始登记其它类。这样一年接着一年、一类接着一类继续登记下去。案卷目录要一式四份，可以用圆珠笔复写，一份报县档案局，一份报主管局，一份报本单位档案室，一份自存。全部搞好后有条件的单位还可以编写本单位历任会计一览表。

七是归，即归档。经检查核对无误后按保管期限以档案号为序入柜（箱）归档。为便于查找，应按类别、保管期限分开存放。

八是建，即建立各种管理制度。根据各单位具体情况可以建立会计档案保管制度，查阅制度，保密制度，归档制度等。