时间:2020-05-29 作者:
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摘要:
按:本刊今年第2期报导了太原钢铁公司制定《会计工作条例》的消息以后,我们陆续收到不少读者来信,要求刊登该条例的详细内容;太钢的同志也来信说,他们收到全国各地大量的来信,向他们索要《会计工作条例》,有的还专程去了解情况。为满足读者的要求,现将这个《条例》(本刊在文字上和个别地方作了些删改)刊登如下。由于它是根据太钢的具体情况制订的,有的条文带有本地区、本单位的特殊性,所以只供研究参考。
一、记帐工作
记帐工作是会计核算重要的基础工作,为此要求全体记帐人员具有高度的责任感,工作要细致、认真。帐簿的建立,必须根据会计制度和我公司的规定,不得借口简化核算工作,采取以单代帐和以表代帐的办法,进行明细分类核算。为了明确经济责任,保证帐簿记录的合法性、正确性和完整性,特制定记帐规则如下:
(一)帐簿的启用。为了明确经济责任和便于查找资料,各种帐簿(包括各种活页明细帐)启用时,首先要填制帐簿启用表(我公司有统一格式),在新帐登记前,应将各栏填写清楚;同时,明细帐要有汇总帐页和各明细科目的目录(页次)和金额。
(二)记帐。1.登帐的根据:(1)为了保证帐簿记录的正确,必须根据审核无误...
按:本刊今年第2期报导了太原钢铁公司制定《会计工作条例》的消息以后,我们陆续收到不少读者来信,要求刊登该条例的详细内容;太钢的同志也来信说,他们收到全国各地大量的来信,向他们索要《会计工作条例》,有的还专程去了解情况。为满足读者的要求,现将这个《条例》(本刊在文字上和个别地方作了些删改)刊登如下。由于它是根据太钢的具体情况制订的,有的条文带有本地区、本单位的特殊性,所以只供研究参考。
一、记帐工作
记帐工作是会计核算重要的基础工作,为此要求全体记帐人员具有高度的责任感,工作要细致、认真。帐簿的建立,必须根据会计制度和我公司的规定,不得借口简化核算工作,采取以单代帐和以表代帐的办法,进行明细分类核算。为了明确经济责任,保证帐簿记录的合法性、正确性和完整性,特制定记帐规则如下:
(一)帐簿的启用。为了明确经济责任和便于查找资料,各种帐簿(包括各种活页明细帐)启用时,首先要填制帐簿启用表(我公司有统一格式),在新帐登记前,应将各栏填写清楚;同时,明细帐要有汇总帐页和各明细科目的目录(页次)和金额。
(二)记帐。1.登帐的根据:(1)为了保证帐簿记录的正确,必须根据审核无误的会计凭证记帐,每笔业务都要记明日期、凭证号数和摘要,文字和数字必须书写清楚,防止漏、错和重复。(2)现金、银行存款(包括专项存款)日记帐,必须根据已发生的收付经济业务,并有连续编号的收、付款凭证进行登记。(3)材料物资明细帐,应根据收、领料单进行登记。如出入库业务较多,可根据经过整理的并有连续编号的汇总单进行登记。(4)总分类帐,应根据凭证汇总单每一科目的增加合计数和减少合计数以及期末余额进行登记。
2.帐簿登记的要求:(1)字迹要整洁清晰。(2)摘要简明易懂,能说明问题。(3)登记帐簿必须用蓝墨水书写,只有在划线更正和冲帐时,才用红墨水。不得用铅笔或红蓝铅笔书写合计、累计及“承前页”、“过次页”的数字。(4)写文字说明只能占二分之一格宽,数字占三分之一格宽。(5)必须按页次顺序登帐,不能隔页跳行;如发生隔页跳行,应将空页空行划红斜线注销,并由记帐人员盖章。年度终了未用完的帐页,应在结帐线下端注明“以下空白”字样,并加盖名章。(6)帐页记满需要接记次页时,应在该帐页最后一行加记增减发生额,并在摘要栏内注明“过次页”,同时在次页第一行注明“承前页”,并将前页加记的增、减方发生额记入。(7)记帐如有错误,必须按照规定的方法更正,不得只更改个别数字,也不得刮、擦、挖、补或用药水消字。(8)记帐人员应经常分析所记帐面数字变化,是否真实反映经营状况,是否符合规定的制度和计划。(9)记帐员应注意保管所管帐簿,不得随意外拿,如有必要携带外出时,应经会计主管人员批准。
(三)对帐、清帐。企业要建立对帐、清帐制度,要求总帐与明细帐之间,帐簿与实物之间,上下级之间,有关往来单位之间,都要定期清查核对。具体要求是:(1)现金日记帐应按日与库存数核对。(2)银行存款日记帐应按对帐单逐日或定期核对。(3)各种明细帐应按月与总分类帐核对。(4)生产与专用资金的相互往来,应按月互相核对。(5)债权债务应按月或按季与债权、债务人核对,有的要随时核对。(6)在对帐、清帐中发现数字不符时,应及时查明原因进行更正。对逾期尚未收到的材料、物资以及各种款项等,应主动与有关部门及时联系清理。
对于未及时清理所造成的坏帐损失,应按下列原则处理:(1)原因不清,情况不明,未向领导报告应由记帐员负责;已向领导报告,而领导未采取措施者,由领导负责。(2)情况清楚,原因明确,由于未尽到职责而造成的损失,由记帐人员负责。
(四)结帐。各种帐簿要及时结帐,不得拖延。结帐数字不得用红笔书写。对不需要加计发生额的明细帐,应随时结出余额,对需要加计发生额的明细帐,应按月、季(或累计)、年结出发生额和余额。有关结帐方法,应按下列规定办理:
1.现金及各种银行存款日记帐,应于当日记完最后一笔经济业务后,结出本日余额。
2.其它各种明细帐,按月结出月末余额。在没有余额时用“0”字表示。需要结出发生额的,还应结出发生额。
(五)更换新帐。各种帐簿,必须每年更换一次。在新年度开始时,对需要结转年度余额的帐簿,可根据上年度的余额,直接记到新帐的各该帐户的第一行的余额栏内,并在摘要栏内注明“上年结转”字样,同时在旧帐的最后一行数字下面的摘要栏注明“结转下年”字样
(六)更正差错的方法。1.划线更正法:在结帐以前,如果发现凭证或帐簿中,文字或数字有笔误或计算方法的差错,一般可先在错误的文字或数字正中划条单红线注销,并由记帐人员盖章,以明责任,再在划线上端填写正确的文字或数字。不得更改个别数字,也不得挖、刮、涂、抹。
2.红字冲销法:在记帐后,发现记帐凭证中的会计科目或数字有错误,以致帐证都有了差错,可先用红字填制一张内容与原来错误记帐凭证完全相同的记帐凭证,并据以过帐,以冲销原有的错误记录,然后再以蓝字填制一张正确的记帐凭证,并据以进行登帐。
3.补充登记法:在记帐后,发现记帐凭证的金额,小于应记金额时,可将少计金额,用蓝字填写一张与原来相同的记帐凭证,补记登帐。
二、出纳工作
为了加强货币资金管理,认真贯彻货币资金管理制度,各单位财务部门除配备专人负责经管货币资金外,应将收付保管工作与制单签证分开,不得由一人兼办。出纳人员应遵循下列规定:
1.必须熟悉现金管理制度、银行结算制度和结算业务手续。
2.必须根据经过审核后的收付款凭证办理收支业务,一般不得签发没有金额的空白支票,也不准签发没有存款余额的空头支票。
3.收支现金时,应再复核所附原始凭证的合理性和合法性,收付款后应在凭证上加盖收讫或付讫的笔记,并签署姓名或盖章。
4.对收付款凭证,不得涂改、挖补、擦刮,如需要更改时,应交审计人员更正。
5.书写各种银行票据,不准用铅笔书写,由于特殊情况必须签发转帐空白支票时,应根据国家有关这方面的规定加以控制。先要写清收款单位名称、用途、签发日期;并规定限额和报销期限。
6.出纳人员保管的财务印鉴,由出纳人员专用,只能用于指定的用途,不能随便交他人代管、代用。
7.出纳人员要建立支票领用登记簿,妥善保管支票,对于签发的有错误的支票,必须标注“作废”字样,与存根一起保存。
8.已签发的支票(包括现金支票)遗失时,要立即向银行办理挂失手续,如在挂失前被人冒领,应由丢失人负责。
9.出纳人员要认真贯彻现金管理制度,严格掌握库存现金限额,严防坐支现金。收入的现金,要及时送存银行;支出现金,要严格执行现金管理制度,如不符合规定,虽经审核的凭证,出纳员也有权拒绝支付。
10.收入的支票要填写存款单,及时送存银行。收入的现金送存银行时,应按票面金额归类绑捆。在经管多种现金时,要分别记好帐、算好帐,不得混在一起用。
11.出纳人员除可填写向银行存入现金或提取现金的凭证外,不准填制其他任何收付款凭证。
12.一切收付款部必须入帐。不准私人借支公款。不得用白条顶替库存现金。不准假借用途套取现金。不准用转帐凭证套取现金。不准将单位收入的现金以个人名义存入银行。不准用银行帐户代其他个人存入或支取现金。也不得代管当日实现不了的现金收付款凭证。
13.出纳人员对临时代管的现金、票券及其他贵重物品,必须经过会计主管人员批准,并经过包装加封。代保管期不得超过三天。
14.出纳人员对当日实现的收付款凭证,必须按日序时登记,按日清点库存。发现帐库不符时,必须及时报告会计主管人员,查明情况,分别处理。不准用长款抵冲短款。
15.出纳人员对支票存根、存款回执、信汇单、付款委托书等存根,都要分别附在收、付款凭证上,并对已记完帐的凭证,按规定时间交给有关记帐人员进行登记。
16.办理现金收付业务时,应当面点清,如因点钞错误,造成多余现金,应及时入帐归公;短少的现金,由出纳人员赔偿。
17.出纳人员离开工作岗位时,必须锁好金柜,不准随便委托他人代办。
18.出纳人员应对库存现金数额负责保密。
三、稽核工作
为了认真贯彻各项财经制度、法令,严格按计划监督资金的合理使用,制止超过规定范围和开支标准的开支,各单位财务部门应指定专人进行稽核工作。对一切经济业务均应按照规定的财会手续办理。
1.收、付款和转帐凭证,都必须经过稽核人员审核,没有经过稽核人员审签的凭证,不能作为记帐的依据。
2.稽核人员在进行审查工作时,对收付现金、办理银行结算、成本费用开支、产品销售、工程支出等,必须查对是否附有符合要求的原始凭证。各种原始凭证应具备下列基本内容:(1)原始凭证的各称。(2)填制凭证的日期。(3)接受凭证单位的名称。(4)经济业务的内容和依据。(5)填制单位的名称、公章以及经办人员的签章。(6)单价和金额数字要一个一个地填写,不能联在一起,辨认不清。(7)发货票必须盖有收讫章,公司内部转帐所附原始凭证,须有财务部门专用章。(8)原始凭证更改数字或文字时,应有经手人盖章。
3.各单位发生的经济事项,应按其经济内容,由承办人员分别编制收款、付款和转帐凭证,并一律经稽核人员审核。不能用原始凭证代替记帐凭证。记帐凭证应具备下列内容:(1)凭证编号和填制日期。(2)会计主管人员和经办人员签章。(3)大小写金额。(4)简明的经济业务内容。(5)所附原始凭证张数。(6)会计科目和明细科目。
4.稽核人员对审查合格的凭证必须签章。
5.所有记帐凭证都必须附有原始凭证,只有下列两种情况可以不附原始凭证:(1)更正记帐错误的记帐凭证。(2)整理年度结帐对转的记帐凭证。
6.由于经济关系,对一张或多张原始凭证涉及多张记帐凭证时,可把原始凭证附在一张主要记帐凭证上,其他各有关记帐凭证也应相互标明日期、会计科目、金额和凭证号数。
7.稽核人员审查记帐凭证应注意的问题:(1)是否按照经济内容正确运用会计科目。对会计科目和明细科目必须用全称,不能随意简化或用代号;摘要要简明扼要,写明经济业务的内容。(2)不能任意对原始凭证或记帐凭证涂抹、刮擦或挖补。(3)不能用铅笔、红蓝铅笔和圆珠笔(采用双面复写纸填写除外)书写记帐凭证。(4)不能受理文字或数字不清和印鉴不符不清的原始凭证和记帐凭证。(5)不能受理更正错误而没有经手人盖章的记帐凭证。(6)不能报销超标准、超计划、超规定的开支。(7)不得受理当日未办完的报销凭证。(8)不得受理无戳记的外部原始凭证。(9)不得受理盖有“报销无效”戳记的原始凭证。
四、财会人员的工作交接
为了明确经济责任,会计人员因任免、工作调动及机构合并或撤销等原因而脱离原工作岗位时,必须办理工作交接手续。
1.交接程序:(1)凡因工作变动,要给予一定时间办理钱、物、帐交接手续。除交接双方参加外,会计主管人员应进行监交。(2)机构合并或撤销时,应保留必要的管钱、管物、管帐人员,负责办理善后工作。只有各项财产物资、债权债务都处理完毕,全部帐目都向接管单位移交清楚后,这些人员才能撤离。(3)因临时工作变动或因病、事假较长时间不能出勤者,应由领导指定专人代理,虽可不办正式交接手续,但也要做好交办工作手续。
2.交接手续:凡正式办理交接手续,移交人员除移交钱、物、帐以外,应详细说明有关注意事项,接管人员必须逐项进行核对。工作交接后,应填写“工作交接书”,交接双方签字盖章,监交人员亦应在交接书上签证。交接书由签证人员和交接双方各执一份。交接书的主要内容包括以下几点:(1)单位名称。(2)交接日期。(3)交接人员姓名及职务。(4)实物名称和数量。(5)帐册、表格和凭证的名称、数量以及所属期限。(6)有关人员的签证。(7)其他应该说明的问题。
3.交接工作要做到“三清”:(1)交清实物。凡需移交的现金、物资等,必须根据帐面结存数造册,由双方进行实地盘点,并作出记录作为工作交接的附件。帐实如不一致,应由前任人员负责查清。(2)交清帐目。移交人员必须将帐目结清发生额,列出余额表,作为交接书的附件。交接双方应在帐簿余额栏,作交接记录并盖章。(3)交清工作。在保证帐帐相符的同时,移交人员应将工作中存在的问题、应了未了事宜、工作方法、具体手续以及有关的制度文件、工作计划和总结、印章、办公用具、票据、凭证等一并移交清楚,使接管人员能全面掌握前任人员的工作情况。
总之,工作交接必须认真负责,划清经济责任,移交人员不清不交,接管人员不清不接。如有移交不清,无故拖延,挑剔刁难,徇私舞弊等现象,除经济上负有赔偿责任外,还应根据情节轻重,对有关人员进行严肃处理。
五、会计档案工作
会计档案是重要的经济档案和历史资料,各单位在每年年度终了时,应对所有会计凭证、帐簿和会计报表等,系统地进行整理、编号、装订归档。同时应指定专人对归档的会计资料进行分类保管,做到既保证安全,又能查阅方便。会计档案的管理办法如下:
(一)整理归档的会计资料范围:1.决算报表—财务成本报表。2.总分类帐。3.各类明细帐、卡。4.会计凭证。5.生产财务计划。6.合同协议书。7.交接书。8.其它—属于会计帐簿记载范围内的备忘记录资料、分析资料等。
(二)会计资料归档的整理方法:1.会计报表,所属单位应按时间顺序(即按月份)全年装订成一册,公司一级按月装订成册。2.总分类帐,应单独装订,按月次顺序,全年装订成成一册。3.明细分类帐,活页明细帐,应取出空白帐页后,将全年帐页编制统一连续号,按类别顺序装订成册,加上封面。对少数可跨年度继续使用的明细帐,如固定资产明细帐等,可不归档,在会计档案中注明。4.会计凭证,应按会计科目内容与其对应科目分别归类,采用三眼装订办法,装订成册,并按科目编制连续装订号。其整理、装订、归档的凭证应具备下列条件:(1)结实、整洁、美观。(2)厚度为1.5~3公分。(3)装订成册的凭证,应附凭证封皮、封头、封底,并在封皮和封头上注明日期、科目名称、凭证装订起止号、对应科目名称。(4)凭证排列顺序是:凭证汇总单、记帐凭证、原始凭证。(5)少数记帐凭证附有大量原始凭证,原始凭证可单独装订。对单独装订的原始凭证要注明日期、记帐凭证连续号、凭证总金额,同时在记帐凭证上注明“附件另订”字样。5.其他会计资料,应分类、编号装订成册。
(三)建立会计档案目录。所有会计档案,应在年度终了后三个月内进行整理归档,并编制会计档案目录一式三份,一份归档,一份留存,一份上报公司财务处。归档目录应具备:归档编号、名称类别、内容、所附张数、起止号码、所属年、月、日,会计主管人签章及必要的说明。其格式附后。
(四)会计档案(会计凭证、帐簿、报表等)有下列情况者,不得归档:1.丢失未查清。2.损坏未整理。3.借阅未归还。4.装订未编号。5.成册未加封。6.错号未说明。7.帐簿未结清。8.日期名称未填写。
(五)会计档案的保管。1.会计档案应作为机密资料保管,应设置档案登记簿,建立严密的查阅制度和手续。2.会计档案的存放,应有专设的档案库,库房应严密坚实,利于长期存放,严防潮湿虫蚀,并有防火设备。如发生丢失毁损时,必须查明丢失、毁损的原因、数量、内容,作出书面说明,报公司备案处理。此项书面说明应作为长期保管资料保管。
(六)会计档案的处理。保管期满的会计档案,应造具详细清册,报经本单位领导签署意见后,报公司审批,最后经总会计师批准后处理或销毁。对销毁处理的档案清册,应作为长期保管材料妥为保管。至于会计档案的保管期限,应按财政部有关规定办理。
附:会计档案目录格式
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