企业设置“备用金”科目,是用来核算支付给内部有关部门和职工备作差旅费、零星购置和开支等款项的。各企业、事业单位及施工、建设单位都会发生此项业务。特别是新建企业,出差人次多,备用金的核算量就更大一些。所以,如何简便而正确地核算备用金,是一个值得重视的问题。
备用金核算的内容,一是借支,二是报销。各单位在备用金核算方面有不少好的方法。有的以卡代帐;借支时立卡,报销时销卡转帐,月终按借支卡结算余额。有的以多联式借支单作会计凭证,采用三栏式帐页。但是,这些方法仍感到有些不便。以卡代帐的,在借支、报销、还款时,要另外填制记帐凭证。采用三栏式帐页,逐笔清理、核对、销帐,花费时间较多。特别是清理帐款时,对每笔借支都要前后查阅,颇为费事。为避免以上缺陷,通过多年实践,不断学习改进,提出以下做法及会计凭证和帐页的格式供参考。
此单每份分白、蓝、红、黄四联,每联右上角印有编号,可以每50号(共200页)为一本,规格大小可根据单位情况确定。各使用部门领用时按编号登记,用款时按规定填写好,据以向财务部门借款。
企业设置“备用金”科目,是用来核算支付给内部有关部门和职工备作差旅费、零星购置和开支等款项的。各企业、事业单位及施工、建设单位都会发生此项业务。特别是新建企业,出差人次多,备用金的核算量就更大一些。所以,如何简便而正确地核算备用金,是一个值得重视的问题。
备用金核算的内容,一是借支,二是报销。各单位在备用金核算方面有不少好的方法。有的以卡代帐;借支时立卡,报销时销卡转帐,月终按借支卡结算余额。有的以多联式借支单作会计凭证,采用三栏式帐页。但是,这些方法仍感到有些不便。以卡代帐的,在借支、报销、还款时,要另外填制记帐凭证。采用三栏式帐页,逐笔清理、核对、销帐,花费时间较多。特别是清理帐款时,对每笔借支都要前后查阅,颇为费事。为避免以上缺陷,通过多年实践,不断学习改进,提出以下做法及会计凭证和帐页的格式供参考。
1、备用金的会计凭证格式如下:(见下页)
此单每份分白、蓝、红、黄四联,每联右上角印有编号,可以每50号(共200页)为一本,规格大小可根据单位情况确定。各使用部门领用时按编号登记,用款时按规定填写好,据以向财务部门借款。
第一联,借款单,作付款凭证用,凭此联支付现金或签发支票。
第二联,报销单,作转帐凭证用。根据原始凭证填制报销金额,同时填写缴款金额,如报销金额已超过预支金额时,另填付款凭证,补足差额。
第三联,缴款单,作为收款凭证用,据以收回余款。
第二、三两联在借款发生时,留财务部门,报销时按编号取出。
第四联,回单,由借款人保存。报销后,经审核员、出纳员签章确认,退还本人,了却帐务。
2、备用金的帐页格式如下:
备用金帐页采用四栏式,这种帐页对谁借支了多少钱、什么时候报销还款、尚未报销的有多少,都能一目了然,便于记帐、查帐和清帐。