大家知道，每个企业、事业或行政单位都会发生各种各样的经济业务，既有现金和银行存款的收付，又有财产物资的进出。如何证明这些经济业务已经发生或完成，怎样把它们记录到会计帐簿中去？这就要借助于会计凭证来完成。

会计凭证是办理经济业务的书面证明。会计凭证分为原始凭证和记帐凭证两种，它们具有不同的特点，对会计核算起着不同的作用。下面我们就以企业单位为例，来介绍有关会计凭证的设计、填制、审核、传递和保管等方面的内容。

一、会计凭证的设计

所谓会计凭证的设计，就是规定会计凭证的种类、内容和格式。设计会计凭证应当遵循的原则是：能够如实记录经济业务的内容；能够适应加强经济管理和贯彻经济核算制的需要；在保证需要的前提下，力求简化实用。

（一）原始凭证的种类、格式和内容

原始凭证是用来记载经济业务完成情况的，它具有法律效力，是办理经济业务的最初书面证明。

原始凭证按其取得的来源不同，分为外来原始凭证和自制原始凭证两种。外来原始凭证是指同外单位发生经济往来时，从外单位取得的，如企业向外单位购买材料时取得的发票（见格式一）、由银行支付货款后转来的结算凭证等。自制原始凭证是企业内部各职能部门或职工个人填制的。自制的原始凭证，有的仅作为企业内部完成经济业务的书面证明，如企业购进材料验收入库填制的收料单（见格式二）、车间领用材料填制的领料单等；有的除自用外，还要提供给外单位，作为同外单位办理经济业务手续的证明，如企业销售产品开出的发票，支取银行存款的支票等。

上述不同来源的原始凭证，根据其记录经济业务的数量和时间的不同，还可分为一次性凭证和累计凭证。一次性凭证是一次只记录一项或若干项同类经济业务，外来凭证都属于一次性凭证。自制凭证中，也有属于一次性凭证的，如领料单、收料单等。累计凭证是在一定时期内连续记录若干项同类经济业务的凭证，如限额领料单（见格式三）。累计凭证的填制手续须是在规定的时期终了后才算完成。使用累计凭证可以减少凭证数量，简化填制手续，节约纸张消耗，提供某些汇总指标。

另外，在实际工作中，为了减少填制记帐凭证的数量，还采用各种形式的汇总表格，将属于相同经济业务的原始凭证分类汇总后，再据以填制记帐凭证。此类凭证如工业企业的发料汇总表和工资汇总表等。

综上所述，我们可以看到，由于经济业务性质的不同，每种原始凭证的具体内容也有差异。但是，所有原始凭证，不论是自制凭证还是外来凭证，是一次性凭证还是累计凭证，都要求说明有关经济业务的执行和完成情况，明确经办业务的部门和人员的经济责任。也就是说，原始凭证都必须具备如下一些基本内容：（1）凭证的名称；(2）填制凭证的日期；（3）接受凭证单位的名称；（4）经济业务的内容、实物数量和金额；（5）填制单位及有关人员的签章。

（二）记帐凭证的种类、格式和内容

记帐凭证是会计人员根据合法的原始凭证填制的，可据以登记帐簿的凭证。记帐凭证与原始凭证的区别，主要有两点：（1）原始凭证是经济业务已经发生或完成的业务证明凭证，而记帐凭证则是为了处理帐务的会计手续凭证；（2）原始凭证一般不要求具备登记帐簿的要素，而记帐凭证则必须根据经济业务引起的资金变化，运用会计科目按复式记帐的要求，作成反映资金变化情况的会计分录。记帐凭证的一般格式如格式四：

为了便于登记各种帐簿，记帐凭证一般还分为收款凭证、付款凭证和转帐凭证三种，其格式可以是使用通用的（如格式五），用不同颜色加以区别，也可以分别设计三种格式。收款凭证（见格式五）和付款凭证（见格式六）是用来分别记录现金和银行存款的收付业务，转帐凭证（同格式四）则是用来记录不通过现金和银行存款科目的转帐业务。

不同的记帐方法对记帐凭证的格式有不同的要求，上面介绍的几种记帐凭证的格式，都是根据增减记帐法的特点设计的，如果使用其他记帐方法，则应对上述几种记帐凭证的格式作相应的变更。

二、会计凭证的填制

要做好会计凭证的填制工作，首先要从思想上重视，充分认识会计凭证在会计核算和经营管理工作中的重要作用，严格按照财会规章制度和手续办事。下面分别说说正确填制原始凭证和记帐凭证的一些基本要求。

（一）填制原始凭证的要求：为了保证原始凭证能够清楚正确地反映各项经济业务，使其具备合法凭证的条件，填制时必须做到：

1.要严肃认真、实事求是地填写经济业务的真实情况，确保凭证的内容真实可靠。

2.要按照凭证格式所规定的内容逐项填写，不能遗漏，不能简省；填制凭证的部门要加盖公章，填写人员、审核人员以及有关负责人员也必须签章。

3.书写凭证，字迹要端正、清楚，易于辨认，不要潦草，不要使用未经公布的简化字；复写的凭证，一定要写透，不要上页清楚，下页模糊，不易辨认。

4.填写凭证，如果写错了数字，不要随便涂改、刮擦和挖补，应当将错误的数字划红线注销，再将正确的数字用兰字写在划线的上方，并由经办人员签章；但有关现金和银行存款的收付凭证，如填写错误，则应加盖“作废”戳记，重新填写，以免错收、错付。

（二）填制记帐凭证的要求：填写各种记帐凭证的要求，有些内容与填写原始凭证相同，如字迹要清晰，数字要正确，要写明填证的日期，要有会计负责人、填制人和有关人员的签章等。除此以外，填写记帐凭证也还有它特有的要求：

1.要写明经济业务的内容。每一张记帐凭证，都要以简明扼要的文字，概括地写清楚经济业务的内容，会计上称为写“摘要”。

2.要作好会计分录。要根据原始凭证所反映的经济业务的性质，作出正确的会计分录，即确定应增、应减的会计科目，包括一级科目和明细科目。每一笔会计分录中会计科目之间应保持正确的对应关系，即一个科目可以同几个科目相对应，但不能几个科目同几个科目相对应，这样，才能正确反映和便于分析有关经济业务的完成情况。

3.要填写凭证编号和所附原始凭证的张数。每张记帐凭证都必须有编号，都必须写明所附原始凭证张数，并把原始凭证附在它的后面，以便日后查考。记帐凭证编号的方法，可以是三种凭证统一编号，也可以三种凭证分别编号，但都必须按经济业务发生的顺序，每月从第1号编起。

三、会计凭证的审核

审核会计凭证是会计监督的一个重要方面，会计部门以及业务经办部门都必须对会计凭证特别是原始凭证进行严格认真地审查。只有经过审查无误的原始凭证，才能作为完成经济业务的书面证明，才能据以填制记帐凭证和登记入帐。凭证的审查，主要是对原始凭证的审查，有两方面的内容：

一是从形式上审查，即审查凭证的填写是否符合规定的要求，应该填写的项目是否填写齐全，数字的计算是否正确，书写的字迹是否清楚，有关经办人员和填制单位是否均已签章，等等。

二是从实质上审查，即审查凭证上所反映的经济业务是否符合党和国家的有关方针政策和财经制度，是否有利于坚持四项基本原则和实现四个现代化建设。具体一点说，就是是否符合勤俭节约和经济核算的原则，有无不讲核算、不讲经济效果、滥用浪费的行为，等等。

另外，为了保证帐簿记录的正确性，对记帐凭证也应认真进行复核，复核的内容主要是：摘要是否清楚，分录是否正确，金额与所附原始凭证是否一致；同时，还应再复查一下有无有问题的原始凭证。

审查凭证是一项很细致的工作，也是一项政策性很强的工作，我们一定要严肃认真地对待。对审查中发现的问题，要坚持原则，区别不同情况，加以解决。如属于手续不备、内容填写不全、数字有错、更正错误的方法不合规定等问题，可以将凭证退给原经办部门或人员，让其补办手续，或重新填制，或按规定办法更正。如属于违反规章制度、铺张浪费等问题，就应积极宣传和贯彻党的方针政策和财经制度，并拒绝受理凭证，不予报销付款。如果发现伪造凭证、涂改单据、虚报冒领等不法行为。应及时向有关方面反映，查明原委，严肃处理。

四、会计凭证的传递与保管

企业单位的原始凭证，多数是由各个职能部门的经办业务人员填制，经过各个环节传递到财会部门的。因此加速凭证传递，可以提高会计核算的及时性。

凭证传递的过程，既是检查、监督经济活动的过程，也是考核有关人员岗位责任制的一个内容。财会部门应与有关职能部门协商，建立凭证的传递制度，规定每个业务环节上的停留时间，使各种凭证从填制或取得开始，到登记帐簿，直至装订保管的整个过程，环环相扣，迅速及时。这样，就可以保证财会部门及时获得进行计算、反映和监督所必须的会计凭证，提高会计核算资料的及时性和准确性。

会计凭证是会计资料的一个重要部分，不仅本企业在经济管理中需要查看它，而且主管部门和有关单位在进行经济监督中，有时也需要查看它，因此必须按记帐凭证的编号顺序查对齐全、装订成册，加上凭证封面，在封面上注明凭证名称、年度月份和起讫日期、起讫号码，并由有关人员签章。装订时，有些记帐凭证所附的原始凭证（如领料单等）过多，或性质重要（如合同等），不便一起装订的，也可抽出另行装订保管，但要在记帐凭证上加注说明。在抽出的原始凭证上注明记帐凭证的编号。

装订成册的会计凭证，或由财会部门保管，或交档案部门保管，各企业可视情况而定。但不论由谁保管，都要建立档案目录，以便调阅。

凭证保管年限，按国家规定执行，一般要保存十年，特别重要的要长期保存。保管期满需销毁时，应造具清册，经领导审查，报上级批准。