时间:2020-04-09 作者:王兆蕊 (作者单位:联通系统集成有限公司)
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摘要:
会计信息乃至整个企业管理信息中,关联交易信息都是至关重要的部分。在各企业的关联交易信息管理的业务实践中,经常有这样的状况:财会部门虽然是最主要的信息使用方和采集者,但并没有建立与业务部门的数据衔接制度,导致报表日临时沟通,工作量较大;各关联公司关联交易数据的颗粒度不一,不能完全发挥系统核对优势;关联交易信息系统与其他系统没有有效接口,导致其他系统的优质数据不能被利用,存在资源浪费现象;企业重核对轻分析,没有充分利用关联交易核对信息数据,也没有优质的定制化分析报告;关联交易信息管理没有形成闭环机制,在非系统环境下,只能临时推动,甚至忽略相关风险。管理系统属于管理工具的一部分,建设系统就是建设管理体系。虽然网络系统不能取代全部管理行为,但一套有效的系统对提高管理效率是很有帮助的。笔者试图阐述关联交易信息系统建设的几个重要事项,希望对梳理系统建设思路、更好管理关联交易信息有所助益。文中所述关联交易信息是指以账务数据为核心内容的交易双方、交易数据、交易情况等信息,不含监管、合规等法律为核心内容的管理信息。
一、以账务系统为核心数据源,无缝衔接,实时取数
在财务报表的编制过程中,收...
会计信息乃至整个企业管理信息中,关联交易信息都是至关重要的部分。在各企业的关联交易信息管理的业务实践中,经常有这样的状况:财会部门虽然是最主要的信息使用方和采集者,但并没有建立与业务部门的数据衔接制度,导致报表日临时沟通,工作量较大;各关联公司关联交易数据的颗粒度不一,不能完全发挥系统核对优势;关联交易信息系统与其他系统没有有效接口,导致其他系统的优质数据不能被利用,存在资源浪费现象;企业重核对轻分析,没有充分利用关联交易核对信息数据,也没有优质的定制化分析报告;关联交易信息管理没有形成闭环机制,在非系统环境下,只能临时推动,甚至忽略相关风险。管理系统属于管理工具的一部分,建设系统就是建设管理体系。虽然网络系统不能取代全部管理行为,但一套有效的系统对提高管理效率是很有帮助的。笔者试图阐述关联交易信息系统建设的几个重要事项,希望对梳理系统建设思路、更好管理关联交易信息有所助益。文中所述关联交易信息是指以账务数据为核心内容的交易双方、交易数据、交易情况等信息,不含监管、合规等法律为核心内容的管理信息。
一、以账务系统为核心数据源,无缝衔接,实时取数
在财务报表的编制过程中,收集、抵销关联交易和往来是必须完成的工作。按规、按时披露关联交易信息,更是会计准则和资本市场监管的要求。因此,关联交易信息系统首先应该能够采集报表日的账项等信息数据,以满足以上需求。
鉴于编报财报和对外披露的时限要求,关联交易信息系统应做到从账务系统自动取数,而不是靠财务人员手工录入。实现这一取数功能,关联交易系统和账务系统要建立直接或者间接的接口,不仅要求两个系统具有技术上的连接可能,还要求两个系统的数据库设置具有足够多的共同索引。
账务系统要能支撑关联交易系统的取数,必须有足够的索引关键字,这些关键字包括科目名称、客户/供应商名称、开具/收取的发票类型、交易的发生额/余额、相关增值税税额等。
如果在导入关联交易系统之前,账务系统自身能够生成一套关联交易信息数据库,就更能便于查询、整理、分析,也便于和导入关联交易系统后的数据进行核对。因此,两个系统无论是直接还是间接衔接,都要求账务系统能形成可查询的原始数据库,以利于管理工作。即便没有条件建设能与账务系统衔接的关联交易系统,也可以基本做到实时取数。
二、数据颗粒度粗细适当,兼顾管理效果与工作量
关联交易系统要求录入的信息比普通账务记录更加明晰。普通账务系统只要能满足本企业自身管理需求即可,而关联交易信息还需要满足关联交易对方企业的查询、核对、统计等需求。这种需求可能需要极其细致的数据,增大了信息收集、传输成本。
以销售业务为例,除了本文前述关键字之外,关联交易系统还需要填列以下信息:业务员姓名,以便财务人员及时沟通业务人员;开具发票的号码、开票日期,以便跟踪发票传递情况;相关合同名称、编号、本次交易占该合同金额比例、合同所属工程或者项目名称,以便于关联交易和往来的核对;销售商品名称、型号、单价,以便和非关联交易对比,确定是否公允。
以上信息未必均包含在账务系统里,如果均予以满足,显然会增加系统负担和采集工作量。因此,对这些需求应做统筹考量,然后根据企业的实际情况,设定恰当的数据颗粒度,获取最佳的成本效益比例。
系统不能完全替代人工,数据颗粒度一旦选定,个别细节情况也可以系统外沟通。但是系统必须包容主要的、重要的数据细节,以减少系统外沟通的工作量,提高工作效率。
三、妥善接口其他系统,协同管理
除了账务系统,关联交易系统还可以接口其他相关系统。
关联交易系统可以接口合同系统。合同是联系交易双方信息的纽带,即使同一项业务在签约双方系统中的信息完全不同,但所签署的合同名称、内容、条款却是一致的,因此,合同可能成为最恰当的关联核对标识之一。如果关联交易双方的控制权归属于一家集团公司,则集团公司甚至可以要求系统内所有公司采用同一套合同编码体系,这样,合同编码可以成为准确的关联交易核对标识,其字段长度、包含信息比合同名称更适合信息系统的管理要求。
关联交易系统可以和客户管理、供应商管理、往来管理系统接口。这三种系统如能和关联交易管理系统共享交易和往来信息,会提高管理效率。有的关联交易系统可以自动生成账务核对电子邮件,直接发送给客户和供应商,核对结果如果同时也反馈给前述管理系统,会有助于促进业务交流效率。有的往来管理系统具有非常详尽的信息,足够提供关联交易管理系统中往来科目核对信息,如能作为数据源,会减少账务系统的支撑工作量,当然,前提条件是往来管理系统和账务系统已有优质衔接。
各系统之间的协同不仅涉及共享数据,还需要同步升级。一个系统的微小修改很可能会影响其他系统的接口,如果考虑不周,甚至会降低工作效率。因此,除账务系统外,关联交易系统是否与其他系统接口、在多大程度上协同,应从成本效率角度予以细致考虑。
四、自动形成定制化分析报表
关联交易管理离不开对关联交易的分析,定期或者临时的分析报表也就必不可少,关联交易管理系统如能自动生成这些报表,显然有助于提高管理效率。
以关联交易数据为基础的定制化分析报表,至少可包括以下几种:
资产负债表日的关联往来、交易明细表和汇总报表,要能展现所有关联方、交易类型、往来余额等基础数据,既能提供披露口径的数据,也能支撑基本的财务分析需求。这些数据主要来自账务系统,生成这样的报表是关联交易管理系统的基本功能。
关联交易核对情况分析报表,要能列示核对差异,以便管理层及时解决相关问题。以账务数据为基础,辅以合同信息等其他内容,系统可以做到自动核对,并列出无法核对的交易、往来明细。如果系统不能自动判断产生核对差异的原因,则需要做更深入的人工辅助分析。
关联交易定价分析报表,要能列示关联交易的价格是否公允,是否符合监管要求等。对关联交易的定价管理,应该先于交易本身。系统生成这张报表属于事后管理。定价分析可能需要比普通账务数据更为详尽的信息支撑,信息的采集、传输成本会较高。
定制化报表不能够完全满足管理要求的,需要另外设计报表,如果新报表所需信息都是关联交易系统可以提供的,则比较容易生成新报表,否则必须辅以来自其他系统的数据,才能生成新的报表。
五、建立完备的信息闭环,促进减少核对差异
生成核对差异明细表之后,关联交易管理系统应能把这些差异自动反馈给双方的业务人员,形成信息闭环,促进经济业务和会计信息的良性循环。
在信息量少的情况下,可以口头、邮件沟通与关联交易管理相关的信息,制度严格的企业还可以要求书面沟通,如果财务部门与业务部门之间能由关联交易系统建立自动沟通机制,则信息传递的效率会大大提高。
业务部门是关联交易的发起部门,也是关联交易信息的源头,关联交易管理系统的核对信息、核对误差、差异原因等,可以采取多种方式反馈给业务部门的具体经办人员:
系统推送:系统定时(如每月)向业务人员直接推送关联交易信息,告知核对情况,提醒业务人员应与哪些客户、供应商加强沟通,应加强对哪些业务合同的执行和跟踪。
业务人员自主查询:定时推送信息次数有限,时间固定,不能完全满足业务人员的实时查询需求,所以,关联交易信息系统可以设置供业务人员查看关联交易相关信息、核对情况的按钮,使业务人员可以随时了解其经办业务的核对情况、核对差异,并有可能在月度报告时点之前主动帮助促进解决。
财务部门发布报告:根据关联交易核对情况和差异原因,财务部门应能提出优化业务管理的若干建议。可以由财务部门根据关联交易信息系统的数据,提供面对业务部门、以提升业务管理水平为目的的关联交易专项报告。
责任编辑 武献杰
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