时间:2020-08-14 作者:邓春梅 作者简介:邓春梅,重庆大学管理科学与房地产学院财务管理系副教授; 张雯 张雯,重庆大学管理科学与房地产学院硕士研究生。
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摘要:
“大智移云”技术高度发展的今天,“互联网+代理记账”的共生模式越来越彰显其服务对象、服务内容、服务流程、服务质量的广度和深度,一些走在前列的代理记账(以下简称代账)公司已完成互联网+运营模式的转型,个别公司已开始尝试将财务共享服务(FSS)中的不同模块拆分提供外包服务模式。然而当前实施“互联网+”转型的代账公司仍为少数,且已转型的部分代账公司仍面临着战略定位不清、服务规模较小、服务层次低端、服务模式简单、成本收益不匹配等困境,并且我国现有FSS一般是大型企业集团自建的,对象仅限于大型企业集团内部,中小微企业并未享受到技术革新带来的便利,这也是对FSS资源的一种浪费。因此,笔者认为,通过升级改造现有代账公司运营方式,以“互联网+代账公司”搭载FSS模式,为更多小微企业提供标准化、低成本、高效率的深度财务共享服务,具有时代的紧迫性和重要性。
笔者将在访谈互联网代账公司B公司的基础上,通过质性分析解析当前代账公司的现状和面临的困境,提出在互联网代账公司普遍使用FSS模式甚至全面共享服务(SS)的观点,并提供互联网代账公司FSS的构建途径,分析代账公司实施FSS带来的理论与实践创新。
一、互联网代账公司现状...
“大智移云”技术高度发展的今天,“互联网+代理记账”的共生模式越来越彰显其服务对象、服务内容、服务流程、服务质量的广度和深度,一些走在前列的代理记账(以下简称代账)公司已完成互联网+运营模式的转型,个别公司已开始尝试将财务共享服务(FSS)中的不同模块拆分提供外包服务模式。然而当前实施“互联网+”转型的代账公司仍为少数,且已转型的部分代账公司仍面临着战略定位不清、服务规模较小、服务层次低端、服务模式简单、成本收益不匹配等困境,并且我国现有FSS一般是大型企业集团自建的,对象仅限于大型企业集团内部,中小微企业并未享受到技术革新带来的便利,这也是对FSS资源的一种浪费。因此,笔者认为,通过升级改造现有代账公司运营方式,以“互联网+代账公司”搭载FSS模式,为更多小微企业提供标准化、低成本、高效率的深度财务共享服务,具有时代的紧迫性和重要性。
笔者将在访谈互联网代账公司B公司的基础上,通过质性分析解析当前代账公司的现状和面临的困境,提出在互联网代账公司普遍使用FSS模式甚至全面共享服务(SS)的观点,并提供互联网代账公司FSS的构建途径,分析代账公司实施FSS带来的理论与实践创新。
一、互联网代账公司现状分析
(一)B公司简介
B公司成立于2016年,是Z公司旗下专为中小微企业提供工商注册、代账及资质办理等财税相关服务的互联网代账公司,为客户提供“线上+线下”的财税服务模式,服务不再“一对一”,而是“多对一”甚至是“团队对一”,采用一套完整的流程体系,将会计记账标准化、规范化,为企业完成专业记账、报税等服务。发展至今已覆盖服务网点193个,累计为20万家以上企业用户提供财务咨询和注册代办等服务。
(二)基于B公司访谈的质性分析
1.研究方法。质性分析能够在一个开放式的环境下通过对资料进行收集、拆分、分析、重组和归纳,挖掘有效信息。首先,运用半结构化访谈方式对B公司3名中高层管理人员和总部(限于地域原因,未对分部人员进行访谈)12名基层代账人员进行深度访谈。开放式问题包括:公司服务的对象包括哪些?根据您的经验,您觉得服务对象的需求包括哪些?代账公司可以提供的服务包括哪些,如何操作?代账公司面临的困境有哪些?等等。其次,利用Nvivo 11 plus作为质性分析工具,将访谈内容导入资料库,对数据进行开放编码、关联编码和核心编码三级编码。最后,通过三次编码从访谈中提取核心问题。编码结果见表1。
2.代账公司的现状及面临的困境。从编码结果看,客户需求现状反映出如下问题:一是代账公司的客户几乎都是小微企业,尤其是10人以下的企业较多。由于这类企业生存力较弱,对服务需求的持续性较差。二是基于客户的特征,其对代账公司的服务需求多为工商注册、基础代账、报税服务及融资服务。从公司生存的角度看,尽管参考点较少,客户们更需要扩大销售市场和寻找低成本的供货渠道,而目前代账公司并不能提供这方面的帮助。三是客户对信息安全的考虑使其不愿意代账公司介入太多,从而限制了代账公司为其提供更深入的财税管理服务。
代账公司面临的困境主要来自于两方面:一是市场规模不大。当前相对于中小微企业的庞大数量而言,委托互联网代账公司进行代账的数量和比例仍然较低;在委托的企业中,委托的业务也处于低端层次;公司面临行业的恶性竞争,如一些不规范的小型代账公司或个体,以低廉的价格但不专业的服务圈走大量客户。二是成本与收益问题。由于代账规模小、委托业务层次低,导致定价低、收入不高,但服务的成本尤其是转型的成本巨大,目前互联网代账公司普遍微利甚至亏损。
3.代账公司面临困境的原因。一是意识问题。一方面,代账客户基本上是小微企业,受规模、盈利能力等自身特征限制,对代账公司的需求一般停留在政府要求的报表、报税层面,对信息安全的担心进一步阻碍了其深入利用全面财务外包服务的想法。另一方面,部分代账公司未意识到代账市场及其衍生服务的潜在价值,使其没有尽力去挖掘代账市场和升级代账业务。即便少数已经处于转型初期的公司,从其网站信息上看,也缺乏对代账服务长远和全面的战略规划。二是产品与服务问题。首先是产品定位与概念问题。以代账服务为例,部分代账企业以代理记账服务囊括所有层次的记账和报税服务,有的企业同时提供代理记账、财务外包、智能财税等服务,存在对代账的服务本质、服务对象、服务范围甚至服务模式的理解差异,这些概念的不清晰易给客户造成困扰,也反映出代账企业在转型升级期的迷茫。其次是服务模式问题。许多代账公司仍然采用传统的“一对一”“一对多”的半手工半自动代账模式(即对每一客户指定专人从客户处获取纸质单据,再录入系统进行账务处理,一个代账人员全程服务n个客户),这种模式服务流程较为冗长,无法统一标准口径、有效复制相似工作环节,人员成本相对较高。第三是业务流程问题。产品的整合、服务模式的改变需要使用不同的流程、软件,需要客户方密切配合、紧密衔接,这就要求代账公司全面梳理从外部营销到双方接洽再到内部业务处理的各种业务流程,但目前代账公司在这方面仍有所欠缺。最后是人员培训问题。B公司从业人员100%为本科以上学历,人员素质较高,但部分基层受访人员反映从业人员知识储备比较陈旧,对新知识新技术了解不够,同时,客户的素质差异更大,为使双方配合密切,对客户的培训也十分必要。
二、互联网代账公司采用FSS的构想
FSS引入我国已有10多年,逐渐在大型企业集团显示出优越性,但当前中小微企业由于其自身特点,无法自建财务共享服务中心(FSSC)。笔者建议,通过互联网代账公司为中小微企业提供FSS,时机成熟时还可拓展其他类型的共享服务,既可以加速传统代账公司转型升级,提升代账公司活力,也能利用先进技术大力推动中小微企业发展,提高存活率,同时进一步拓宽FSS的理论研究与应用范围。
(一)代账公司采用FSS模式的途径
1.战略再定位。战略定位是否恰当是互联网代账公司能否走得长远的根本。代账公司应结合自身实际,制定公司的长期愿景和阶段性策略,可将实施FSS纳入短期策略,将实施全面SS纳入长期策略。
2.服务对象扩容。目前代账公司的服务对象主要是小微企业,客户群比较单一且不太稳定。实施FSS的目标之一不但要稳固现有客户群,还应拓展客户源,有条件地引入中型企业。除了以往依托引入工商注册客户的途径外,还可以与税收部门、中小企业管理部门、行业协会等合作,主动寻找客户、加强宣传;打破地域限制,通过流程的优化及线上培训等争取外埠客户。
3.产品与服务整合。这是代账公司实施FSS最重要的环节之一,对产品与服务的构想见表2。具体而言,一是整合原有部分代账公司关于代理记账、财务外包、智能财务的划分,统一升级为财务共享服务。二是将FSS分类为核算共享、资金共享、税务共享和运营共享,全面丰富代账公司的服务内容。尤其是实施FSS后,对委托企业的信息和外部信息掌握更加充分,可以向高级用户提供一些运营分析服务。三是对升级后的产品与服务分为基础层、高级层和拓展层三个层次,并对各层次服务予以模块化细分,以匹配不同类型委托企业的不同需求。四是将原有的工商注册、资质代办等业务归类为政务共享服务,对于一些在集中区域或孵化区办公的小微企业还可提供文印共享服务(可采用加盟模式)。五是同步开展人力共享服务、法务共享服务和IT共享服务,并对供应链共享服务给予重点关注,从而为客户带来关键绩效提升。
4.系统升级与嵌合。传统的代账公司要向搭载FSS的互联网代账公司转型,系统的升级与嵌合成为关键步骤。一是数据采集系统。数据采集前移,在委托方设置数据采集点,使委托方在处理业务时产生的数据和信息自动对接转至代账公司的核算系统。二是核算系统。核算系统是FSS的核心业务处理系统,包括会计核算系统、资金管理系统、税务管理系统和运营管理系统。这些系统可以在代账公司现有系统上升级改造和增加。三是决策系统。前面提到产品和服务的整合升级,小微企业使用FSS或SS的目的不再停留在上报财务报表和纳税申报等基础层,而是增加利润、扩大规模、提高生存能力等,所以需要高层次的服务。因此需要代账公司增加决策系统或者至少增加授权审批等内部控制模块,以向客户反馈更多信息,促进小微企业运营决策。四是对于有条件的委托方,可在核算层与决策层之间增加管理层信息系统(系统架构见图1),如全面预算系统、绩效管理系统、成本管理系统等。
5.流程梳理与再造。战略定位的改变、服务对象的变化、产品的整合、系统的升级均会影响代账公司的业务流程。公司应根据提供的产品和服务,围绕主要业务模块,在充分调研服务对象、外部相关组织和机构、内部业务部门、内部员工等基础上,对业务流程按类、级不同层次进行详细梳理、优化和重组。
6.组织架构与职能重梳。FSS打破半手工半自动化服务模式,将数据采集嵌入前端进行流程重组,这些措施必然会影响代账公司原有的组织架构、职能配置及人员安排。FSS内部组织设计应满足流程化运作、同质业务归并、高效协作、人员均衡、管理跨度合理的原则。
7.运营模式调整。目前大多互联网代账公司采用“自营+加盟”的运营模式,升级采用FSS后,加盟模式存在一定困难,应重新评估和调整自营模式与加盟模式的构成及资源分配,或对现有加盟模式予以改进。
(二)代账公司采用FSS带来的理论和实践创新
1.服务动机。现有文献关于使用FSS的动机包括成本动机、效率动机、管控动机、质量动机、标准化动机等,而中小微企业委托代账公司进行FSS的动机更多的可能是专业动机,尤其是小微企业,除了成本的考虑,由于无法聘请专业人士,也有专业性的考虑。
2.服务性质。关于FSS的性质,Ber-geron(2003)认为是一种具有长期性和战略影响的外包策略,Seal和Herbert(2013)认为是一种内部外包,Janssen和Joha(2006)则定性为组织内部的共享服务。目前国内大型企业集团的FSS均属于组织内部的共享服务,可以看作一种后台服务,而由互联网代账公司提供的面向外部客户的服务则属于典型的外包服务,可以从实践验证FSS的多重性质。
3.服务主体、组织模式和服务对象。当前FSS的提供者通常为企业集团内部的一个职能部门或分支机构,不是独立的法人主体,服务人员由集团内各分支机构财务部门人员调整而来,服务对象往往是集团内部各分支机构。而代账公司提供FSS时,服务主体则是独立的法人,服务人员与服务对象没有任何隶属关系。
4.服务内容。大型企业集团FSSC提供的服务内容主要包括会计核算、资金收付和税收管理,根据大型企业加强管控的动机,这些服务是全面的而非部分的,是嵌入式的而非外接式的。鉴于中小微企业的实际情况,代账公司提供的FSS可以是模块化的、部分的、有弹性的,如仅选择前述的基础层或者选择“基础层+高级层”,甚至选择选择“基础层+高级层+拓展层”或者各层级的部分模块。
三、结论
通过加载FSS提升互联网代理记账公司的综合实力,既有积极意义也存在一定的困难,如升级改造的复杂性、初期成本的高投入性、市场的接受度、双方的信任度和技术的保障程度等,后期实践还需要代账方、委托方、相关政府部门和行业协会等多方共同努力。笔者认为,进一步的研究还应调研服务委托方、相关政府部门及行业协会,通过多角度的更多数据来深化研究,也可针对某个具体实施环节(如运营共享、供应链共享服务、组织架构重置、流程重组等)进行深入探讨。
责任编辑 李卓
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