(一)报销流程。
该流程共涉及5个部门,包括内控部、销售部、行政部、集团报销服务中心和集团财务公司。先由内控部门负责制定具体的内控标准,下发给销售部门。销售部门对本部门的医药信息专员进行培训,以保证内控标准的顺利执行。医药信息专员根据内控审核标准填制产品信息介绍会费用报销申请纸质报告和数据信息。数据信息输入GCE系统(GCE的主要功能在于将财务信息的数据信息独立于纸质报告,并与相关部门和人员共享,不同部门对于该系统拥有不同的权限)中;纸质报告送至医药信息专员所在分公司的行政部。行政部将报告按月整理后,邮寄至集团报销服务中心。报销服务中心人员根据GCE系统中的报告信息对纸质报告进行确认。确认无误后,其在GCE系统中的状态从“未收到”更改为“收到”,纸质报告进入审核环节。报销服务中心审计人员依据制药集团内控标准对纸质报告进行审核。若未能通过审核则在GCE系统中标明未通过,纸质报告退回到医药信息专员;若通过审核则在GCE系统中标明通过,之后,集团财务公司确认信息后付款,流程结束。
(二)具体审核和报销的支持凭据。
产品信息介绍会费用的具体审核分为重点审核和非重点审核。重点审核如产品信息介绍会必须经过预批准、聘用专业人士并按规定的流程进行等。非重点审核包括信息填写的完整情况,如姓名、员工号、时间、声明、签字等信息。产品信息介绍会费用报销金额较大的,即大于6000元的,必须同时进行重点审核和非重点审核方可进入付款流程;金额小于6000元的,则只需进行重点审核即可进入付款流程。
产品信息介绍会费用报销的支持凭据包括举办会议记录、活动申请及报告表、会议签到表。若聘用医疗卫生人员担任会议主持人或讲师并支付相关费用的,3000元以上的支付需附有“讲师协议函”以及主持人或讲师的讲稿。若发生会议前、后用餐费用的,还需附用餐发票。
(三)内控审核的关键点。
内控审核的关键点即为活动申请表。活动申请表包括两个重点审核点:第一是签字时间;第二是报销费用的具体内容。
对签字时间的审核是指任何费用的发生都必须经过拥有相应权限的上级领导的预先批准,该领导需签字并注明批准日期,会议发生后再由负责预批的上级领导确认、签字并注明时间,也就是说,每次会议实际举办的时间点应在预批时间和实批时间的闭区间上。
对报销费用具体内容的审核为:对产品信息介绍会发生的费用内容有严格的规定,以会议结束后赠送的礼品为例,制药集团对赠送参会者的礼品在金额与内容上都有较严格的限制。礼品内容共分为三类,包括品牌提示物、医学用品和节日礼品。品牌提示物是指低价格、用于提示并加深客户对某产品的印象、与医学相关的推广产品,内控政策中表明该类物品必须有公司标志或产品标识,金额上限为100元;医学用品包括听诊器、血压仪等医疗专用品,金额上限为450元;节日礼品仅限于中秋节、国庆节和春节三个节日赠送,礼品内容为鲜花和食品,金额上限为400元。此外,还明确规定了严格禁止的礼品,如现金或超市购物卡等类似于现金的礼品。
(四)内控制度的执行与监督。
产品信息介绍会费用的报销由5个部门共同监督,包括集团报销服务中心、中国内控总部、全球内控总部(美国)、集团财务公司和外部审计,具体监督措施如下:
报销服务中心对所有费用的申请报告进行首次审查。集团财务公司每周二、周五委派风险控制组成员对报销服务中心审计通过的报销申请报告进行抽审,抽审标准为:报销金额大于6000元的报告进行大比率抽审,小于6000元的进行小比率抽审。此外,制药集团设在北京的中国内控总部于每年的2月至3月对报销服务中心已归档的报告进行5%的随机抽单;制药集团全球内控总部(美国)每隔1~2年对报销服务中心归档报告进行不定比例抽单。以上所有的抽单记录都将作为制药集团对报销服务中心服务质量评价的重要依据,并全部以制药集团内部控制标准为审核依据。
制药集团的外部审计方为某会计师事务所,该事务所首先审核制药集团内控制度本身设计的合理性,然后对其执行情况进行审查。若其本身内控制度设计合理,则依据该标准对报销服务中心的审计结果进行不定比例抽审;若其内控制度被认定为不合理,则可能导致内控制度的重新修订。