报表管理是YS系统主要数据加工和处理模块之一，是YS软件的一个重要组成部分。它一方面能够独立地完成财政部门报表数据的处理，另一方面还以表格的形式为其他模块输出数据。YS的报表管理方便、灵活、适应性强。

一、YS报表管理的主要功能

YS的报表管理，具有通用报表处理系统的功能。如：制作表格、录入和修改数据、表格内部和表格之间数据的运算和审核、表格数据的舍位平衡、从一组表格中取行或取列成表、报表的打印输出、表格文件的管理等。除了具有通用报表处理系统的功能外，YS的报表管理模块能够从预算调整系统和总预算会计核算系统获取数据，把预算调整系统和总预算会计核算系统的数据以简单、直观的表格方式显示或打印出来，同时通过报表管理把YS系统的几个主要子模块连成统一的整体。

二、YS报表管理的特点

虽然YS的报表管理是一个通用的报表处理系统，但是更重要的，它是财政部门表格处理的专用系统。它根据财政部门处理表格的实际情况，作了专门的设计，具有明显的特点。了解和掌握这些特点对灵活运用这个模块具有重要的意义。YS的报表管理具有以下三个特点：

1、报表管理以科目编码为内部线索。许多报表软件的表格处理主要是对表头文字和表体数据的处理，表格之间的数据关系主要以物理位置来体现。YS的报表管理除了具有这些软件表格处理功能外，还可根据财政部门表格反映有关预算科目和部门单位的预算收入、预算支出和结存的实际情况，以科目编码为纽带，通过科目编码建立预算报表之间的内在联系。科目编码是报表管理的内部线索。

YS的表格数据文件有专门存放科目编码的字段KMH，用户在这个字段输入科目编码。系统根据科目编码从四个基础数据库中取出有关的预算科目或单位名称用为报表的纵表头。用户输入的科目编码包括国家预算收支科目编码、本级部门（或单位）名称库编码、下属地区名称编码和总预算会计科目编码等四种。

以科目编码为报表管理的内部线索不仅减少了用户制作表格时大量的汉字录入，更重要的是，通过科目编码使表格与表格之间的数据传递不需要用公式指明位置关系，能够完成科目数据的自动定位，数据传递不会受科目排列顺序的影响；如果科目编码是总预算会计科目编码的话，就可以从会计科目库中取得相应科目的会计核算数据，简单、方便地输出会计报表；此外，科目编码还为表格数据的综合利用准备了查找关键字。虽然YS暂时还没有表格数据的查询功能，但用户可以很方便地增加这一功能。YS报表数据文件采用DBASEI数据库的格式，用户自己写一些DBASEI查询程序，就可以通过科目编码实现对报表数据的查询。

YS报表管理不限制用户在输入纵表头时直接输入汉字，但是，运用科目编码输入纵表头汉字更为方便。因此，我们建议用户制作报表时尽量用科目编码来输入表格纵表头。如果需要输入的纵表头在上述四个基础数据库中不存在，可以先在基础数据库增加，然后再输入。

2、表格加工快速、简便。主要体现在如下几点：第一、只要输入了表格结构参数和纵表头，就可以输出报表，而不需要用户划表格线，表格线由系统自动生成。第二、系统具有很强的表格打印输出功能。用户输入打印参数可以改变表格的输出格式，如：较大的表格可以按用户输入的表页宽和表页长多页打印；结构细长的表格可以用参数设成多排打印；可以打印成按收支科目并排的收支双排表；表格的说明、单位、页号、行距等都可用参数设定等。第三、YS的表格数据与其他报表软件的表格数据不同，表格线不作为报表数据或参数存储在输出文件中。只有在打印输出时，程序才自动生成，从而节省了大量的存储空间。

3、根据财政部门审核数据的需要，将报表文件分为结构文件和数据文件分别存放。国家预算管理系统是由若干个子系统组成的，下级部门要定期向上级报送数据。为了上级部门审核的准确，YS系统能将表格的结构部分与数据部分分别存放。结构部分存放报表的栏名称、类型、长度、运算（审核）公式等。数据部分存放报表的具体数据内容。将结构与数据分开存放，使得上级部门能够使用统一的结构（包括公式）对下级报送的数据进行审核，使整个预算管理系统数据结构和数据关系准确无误。报表结构文件和数据文件都采用DBASE I数据库文件的数据格式。结构文件的扩展名是“.DEF”，数据文件的扩展名是“.DB F”。

三、使用YS的报表管理需注意的几个问题

1、要安排好横表头汉字位置。在打印输出报表时，表格横表头的内容受栏宽的限制，可能分为两行或三行才能打印出来。这种分行是由YS自动完成的。但用户习惯不同，要求也会不一样，为了取得满意的结果，用户可对横表头的汉字位置作适当安排，插入必要的空格。如，栏宽为六字节，名称为“当年预算数”时，系统将自动打印成“当年预”和“算数”两行，如果用户在汉字中间插入空格，横表头内容输入“当年预算数”，打印时就可以打印成“当年”和“预算数”两行。

2、准确地确定纵表头的栏号。YS报表的纵表头存放在数据文件中。在设置横表头栏参数时，必须为纵表头设置一栏。输入纵表头内容时，程序还会询问纵表头所在的栏号，用户应根据实际情况作准确的回答。一般来说，纵表头的栏号为第一栏。需要提醒用户注意的是，输入完栏号和纵表头以后，不要随意改动纵表头的栏号，否则，报表打印就会出错。

3、收支双排表和非收支双排表的区别。收支双排表是收支科目并列的表格。这种双排表根据科目性质的不同排列。制作表格时，支出科目放在收入科目的后面单排成表。打印表格时，系统将收入科目后面的支出科目提到与收入科目并排位置，输出双排表。

非收支双排表是多排表的一种特例，制作表格时，按科目顺序做成一般的单排表。打印表格时，再打印双排表。一般来说，这种双排表是为了整齐、美观。打印这种双排表时，Y S是根据每页打印的行数，左面排满后，自动转到右面。

制作收支双排表时，用户必须在收支科目的起始位置分别输入预算收入和预算支出的科目号。因为程序打印时，是根据科目号确定预算科目的收支类别的。如果用户以科目编码的方法输入纵表头，程序会自动处理好收支双排表的打印。如果没有运用科目编码而直接输入汉字制作的纵表头，那么，用户应明确指出收入和支出科目起始位置，具体办法是：在第一个收入科目的KMH字段输入以“0”开头的科目号，在第一个支出科目的KMH字段输入以“1”开头的科目号。

4、报表打印时的行、栏范围。报表打印时，用户可以确定打印的行、栏范围。一般来说，程序根据表格的行、栏范围自动取出提示在屏幕上。用户根据需要进行修改，系统按照修改结果打印。需要注意的是，打印多排表时，行、栏范围是指制作的表格即单排表的行、栏范围，而不是实际打印出的多排表的行和栏。例如：将一张有2栏（包括一栏纵表头）、72行的表格按每页24行打印成3排表，行、栏范围应为1-72行，1-2栏，而不是实际打印出的报表的行、栏范围即1-24行，1-6栏。如果行、栏范围输入错误的话，将打不出多排表。

5、舍位平衡的范围公式。系统进行舍位平衡运算时，是根据用户输入的公式进行的，对公式涉及到的行、栏舍位，对公式未涉及到的行、栏不舍位。当我们输入的公式涉及到所有的行、栏时，系统对整个表格进行舍位，否则，没有写到的行、栏就不能舍位。为了使舍位平衡正确进行，我们建议用户在输入舍位平衡公式前，首先输入舍位范围公式，然后输入平衡公式。目前新增加的由表内运算公式自动转换为舍位平衡公式的功能已经考虑了范围公式。用户自己输入舍位平衡公式时，一定要输入舍位范围公式。

6、较大表格的处理。YS报表数据的汇总和舍位平衡把所有参加汇总和舍位平衡的表格一次读入内存进行处理。当表格较大或表格数目太多，机器内存容量又较小时，就可能由于内存不够而不能处理。这时用户可以采取分步处理的办法，如汇总时，可以分为几次汇总，一次只汇总部分表格，最后再汇总已经汇总的表格。舍位平衡时，将一张大表分成几张表来处理，如财政决算支出明细表（之二），就可以根据明细科目和数据关系情况，分为多个表，然后分别舍位平衡。

7、从总预算会计核算系统取收方累计和付方累计。通过报表取数，可以随时取到总预算会计核算系统各科目每月的余额。但是，会计科目库只存放当前月份而不存放每个月份的收方累计和付方累计。如果用户想取到每个月份的收方累计和付方累计的话，请每月将月末累计数据取出，在表格中保存起来，以后随时调用。