时间:2020-08-14 作者:张世玲 勾善文 石月姣 作者简介:张世玲、勾善文、石月姣,中国联合网络通信有限公司河北省分公司财务部。
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摘要:
电信企业的营收资金是指由公司营业机构或授权委托代理机构向客户收取的通信和信息服务、销售通信商品、提供劳务及让渡资产使用权及其他与日常经营活动有关的款项。营收资金管理是公司资金管理的重要组成部分,包括营收资金账户管理、营收资金的收取和缴存管理、营收资金稽核管理、营业欠款管理、评价与考核等内容。其中,营业欠款是指为客户在前端业务系统受理业务后,需要通过各级营业机构或授权委托代理机构收取,但尚未缴存到公司银行账户的款项。营业欠款记录和核销是否准确决定了ERP系统中营业款结算会计科目余额的准确性,以及营业款能否及时、准确收回。A电信企业借助资金管理系统平台创新营业款凭证自动推送及营业欠款月结的方式,实现了营业欠款自动核销及数据准确展现的目标。
一、A电信企业营业款核销及欠款管理现状
首先,传统手工管理方式下,A电信企业地市公司财务人员每月从网银平台下载银行交易数据,由各县(市)公司核对确认后,市公司财务人员在ERP系统的AR模块按单位导入收款明细,借记“银行存款”,贷记“应收账款——未核销收款”。月末,在AR模块提交请求生成核销凭证并按单位核销其营业款,借记“应收账款——未核销收款”,贷记“...
电信企业的营收资金是指由公司营业机构或授权委托代理机构向客户收取的通信和信息服务、销售通信商品、提供劳务及让渡资产使用权及其他与日常经营活动有关的款项。营收资金管理是公司资金管理的重要组成部分,包括营收资金账户管理、营收资金的收取和缴存管理、营收资金稽核管理、营业欠款管理、评价与考核等内容。其中,营业欠款是指为客户在前端业务系统受理业务后,需要通过各级营业机构或授权委托代理机构收取,但尚未缴存到公司银行账户的款项。营业欠款记录和核销是否准确决定了ERP系统中营业款结算会计科目余额的准确性,以及营业款能否及时、准确收回。A电信企业借助资金管理系统平台创新营业款凭证自动推送及营业欠款月结的方式,实现了营业欠款自动核销及数据准确展现的目标。
一、A电信企业营业款核销及欠款管理现状
首先,传统手工管理方式下,A电信企业地市公司财务人员每月从网银平台下载银行交易数据,由各县(市)公司核对确认后,市公司财务人员在ERP系统的AR模块按单位导入收款明细,借记“银行存款”,贷记“应收账款——未核销收款”。月末,在AR模块提交请求生成核销凭证并按单位核销其营业款,借记“应收账款——未核销收款”,贷记“营业款结算”,AR模块将核销结果传送到ERP总账模块形成“营业款结算”科目余额。每月该工作需要耗费财务人员大量的核对、导入时间,影响工作效率。
其次,营业厅欠款台账的统计完全依靠人工记录,容易遗漏或人为干预,影响数据准确性。A电信企业的市场销售部门是营业欠款的责任部门,对营业欠款的安全性、完整性和上缴及时性负责。营业欠款明细台账包括所属单位、账龄、金额等相关信息,由各营业厅稽核人员根据每日业务运营系统的营业应收款与实际收缴款进行核对,当日短款业务为营业欠款。这项工作完全依靠人工记录,容易发生错误,而且欠款数据实时变化,没有时点数据,不利于管理人员对营业欠款进行统计、分析及考核。
二、凭证自动推送及欠款月结报表展现
(一)开发凭证推送界面
A电信企业在资金管理系统中增加了凭证管理功能节点,在该节点下增加了到账凭证、核销凭证推送界面。
A电信企业将资金管理系统与相关银行建立银企直联接口,每日各单位银行账户网银明细通过银企直联接口传入资金管理系统。系统将各单位银行账户收款明细推送至到账凭证推送界面,财务人员查询出未推送过的到账明细数据,选择总账时间推送,系统会以银行账户号和到账日期的维度推送至ERP总账模块,形成借记“银行存款”,贷记“应收账款——未核销收款”分录。营业厅稽核人员在资金管理系统的稽核模块完成营业应收、实收、到账数据的稽核操作后,系统将各营业厅稽核完毕的实收数据推送至核销凭证推送界面,财务人员查询出未推送过的核销数据,选择总账时间推送,系统会以成本中心和推送日期的维度推送至ERP总账模块,形成借记“应收账款——未核销收款”,贷记“营业款结算”分录。
资金管理系统按照凭证推送接口文件要求,每小时生成接口数据推送至ERP系统总账模块。凭证推送以后资金管理系统该凭证状态变为“待处理”;ERP回传资金管理系统推送成功的消息后,在资金管理系统该凭证状态更新为“已生成”,如果报错,状态更新为“生成异常”,报错后可查询错误原因并处理后重新推送。
如果凭证推送成功后发现稽核错误,可以对凭证进行冲销,冲销后撤销实收与到账稽核操作,在稽核人员更正稽核操作后可以重新推送凭证至本账期。但是,如果资金管理系统已经月结,则不得冲销已推送的凭证。
此外,由于营业款稽核完成率和凭证推送完成率对营业欠款的核销起着重要作用,所以,为了及时监控各单位稽核、凭证推送完成情况,A电信企业在资金管理系统增加了“营收稽核考核一览表”“凭证推送统计表”,各单位通过查看该报表可以定期对下级单位进行指标通报。另外,A电信企业下发文件,要求“月结时点之前各单位须完成全月营业应收、实收与到账款的稽核操作及核对;各单位应按旬推送凭证,并在月结时点前推送完当月所有凭证”等内容。
(二)配置系统参数
A电信企业通过对资金管理系统的相关参数与ERP系统数据进行关联配置,实现了接口数据的准确传送与接收。其中,资金管理系统主要配置内容包括:配置资金管理系统各营业厅对应于ERP系统的成本中心;配置资金管理系统各组织机构对应ERP系统的OU编码及名称;将ERP系统中银行账户对应的科目编码配置到资金管理系统,并在资金管理系统中将各单位银行账户与ERP系统中科目编码进行绑定;根据资金管理系统中到账凭证、核销凭证的不同类型在ERP系统中配置相应借贷方会计科目。
(三)新建月结欠款报表
A电信企业在资金管理系统营业款稽核模块增加了“业务欠款”的缴款类型和“欠款类型”必填项,要求营业厅稽核人员在资金管理系统中录入营业欠款时缴款类型必须选择“业务欠款”。根据实际业务情况,A电信企业在系统中预配了七类欠款类型,包括销售优惠、大客户预打发票等,要求营业厅稽核人员选择“业务欠款”后必须选择实际“欠款类型”以便于欠款月结报表分类统计。
同时,为给管理人员提供营业欠款时点数据,A电信企业提出了营业欠款月结的概念。月结时间一般为ERP系统关账日的前一天24点,比如2月4日ERP系统关账,则月结时间为2月3日晚上24点。系统在月结时点将银行到账款收款日期截止到上月最后一天的营业款的稽核结果进行固化,形成本账期营业欠款月结报表。为保证资金管理系统营业欠款月结报表余额与ERP系统中营业款结算余额一致,A电信企业在系统中增加限制,月结后再推送的凭证只能推送至下一个账期,即月结时点后不得再变更本期数据。该报表一旦生成,截止到上月最后一天的实收数据如需进行实收与到账款稽核则只能在次月账期操作。
另外,月结欠款报表按沉淀资金、在途资金、业务欠款三个类型进行展现,其中:未及时缴存至银行的尾款数据展现为“沉淀资金”;已缴存、未及时完成实收与到账稽核操作的数据展现为“在途资金”;业务欠款按照录入的“欠款类型”进行展示,三个类型数据均可穿透至营业厅级别查询,不仅为业务部门营业欠款考核提供了数据支撑,而且上级单位可以通过该报表了解下级单位的欠款情况,以便管控和考核,平级单位之间也可以横向对比,对欠款回收起到了推动作用。
三、实施效果
(一)提高了营收资金上缴及时率和稽核完成率
资金管理系统的凭证自动推送功能将各单位的营业款稽核操作与ERP系统科目余额进行了关联,各单位实收与到账稽核操作完成率越高,可推送的核销凭证数据越多,营业款结算余额就越少。此外,营业款缴存至公司银行账户越及时,则营业欠款月结报表中沉淀资金就越少,各单位为减少欠款余额,就会按日及时缴存营业厅头款和尾款。
(二)减轻了财务人员和稽核人员工作量,提高了工作效率
资金管理系统凭证自动推送功能上线后,取消了财务人员核对网银收款明细、导入ERP系统、手工核销等环节,取消了到账凭证、核销凭证每月的打印工作。另外,营业欠款可以在资金管理系统进行录入和查询,取消了营业厅稽核人员手工台账填报工作,减轻了一线员工的劳动量。
(三)为财务部门和业务部门提供清晰欠款数据,推动了欠款回收
财务部门可以通过查询营业欠款月结报表的明细来分析ERP系统营业款结算科目余额,使得科目余额的核查能够明细到营业厅级别。同样,业务管理人员通过查看营业欠款月结报表可以掌握每月下级单位的欠款情况,及时进行管控和考核,推动了欠款回收,有效减少了营业欠款。
责任编辑 陈利花
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