摘要:
自新冠疫情爆发至今,“联防联控、群防群治、群策群力,最大限度地控制疫情传播”,普通人在家宅着就是对社会、对国家最大的贡献。但宅完了春节假期,疫情警报并未解除,而复工复产的号角已然吹响。如何兼顾疫情阻击和业务正常开展?“居家办公”、“远程会议”一跃成为网络热词,如何尽可能多地采用非物理接触方式工作这一问题赫然呈现在全国人民面前。财务领域近些年伴随信息技术的快速更替迭代,财务自动化、智能化、数字化的应用已初见成效,云财务模式也正逐步兴起。在疫情非常时期,就显得格外“应景”。
本文以长虹财务云为例,把交单、会计处理、资金结算等最常见的财务日常场景“隔离”处理的过程串起来,看看财务是怎么“脚不沾地”在云端完成整个工作流的。
一、线上交单:员工、供应商、客户“不见面”
原始凭证是财务工作最基本的原材料,大部分是纸质实体形式。在财务工作中,要想做到不接触、不见面,首先就要解决原始凭证的管理问题。
1.关键节点。包括信息图像化;审批电子流程化;原始单证延时交付或定点投递、集中消毒,专人归档。
2.代表性角色。
(1)员工。员工通过手机或电脑等终端将原始单证拍照或扫描上传...
自新冠疫情爆发至今,“联防联控、群防群治、群策群力,最大限度地控制疫情传播”,普通人在家宅着就是对社会、对国家最大的贡献。但宅完了春节假期,疫情警报并未解除,而复工复产的号角已然吹响。如何兼顾疫情阻击和业务正常开展?“居家办公”、“远程会议”一跃成为网络热词,如何尽可能多地采用非物理接触方式工作这一问题赫然呈现在全国人民面前。财务领域近些年伴随信息技术的快速更替迭代,财务自动化、智能化、数字化的应用已初见成效,云财务模式也正逐步兴起。在疫情非常时期,就显得格外“应景”。
本文以长虹财务云为例,把交单、会计处理、资金结算等最常见的财务日常场景“隔离”处理的过程串起来,看看财务是怎么“脚不沾地”在云端完成整个工作流的。
一、线上交单:员工、供应商、客户“不见面”
原始凭证是财务工作最基本的原材料,大部分是纸质实体形式。在财务工作中,要想做到不接触、不见面,首先就要解决原始凭证的管理问题。
1.关键节点。包括信息图像化;审批电子流程化;原始单证延时交付或定点投递、集中消毒,专人归档。
2.代表性角色。
(1)员工。员工通过手机或电脑等终端将原始单证拍照或扫描上传至费用云平台,随时随地发起报销业务,各业务审批节点通过移动办公平台(TOUCH-C),在线分级审查,“零接触”即可完成报销业务的审批提交。原始单证原件则暂停现场投递,而改投至各办公地点指定区域的指定容器,容器采用紫外线等方式集中消毒后由专人收集归档。
(2)供应商。从供应商注册、认定、网上竞价、招标到供需协同等均采用供应商管理平台(SRM)完成,并与公司核算系统(SAP)进行交互,完成订单收货核算、发票结算、付款结算等,实现全业务流程闭环自动化处理。供应商可通过SRM实时在线查看订单信息,提交配货指令,查询核对入库使用情况、上传发票信息等。疫情期间,暂停增值税专用发票人工交接,供应商可通过SRM平台上传已开票信息,财务人员则通过增值税发票综合服务平台验票并对增值税进项勾选认证。
(3)客户。智能营销管理平台(USO)打通了全网B2C、B2B订单接入到内部订单处理、分配、配送、结算、对账的业务通道,每个环节均实现系统自动触发会计结果反映凭证,实现财务业务一体化。客户通过B2C电商平台、B2B商务平台在线下单,销售业务员通过USO在线促发订单处理、订单分配、发票开具、线下渠道配送及收款确认。解禁之前,B2B客户的发票暂停投递,客户可通过平台查看已开票信息,及时登录增值税发票综合服务平台进行勾选认证;B2C客户则可直接选择开具电子发票,短信推送或电子邮箱接收。
二、众包抢单:云端处理会计“不聚集”
交单之后是单证处理流程,进入人机结合状态。整个流程包括图像识别及纠偏、规则自动审核及异常处理、问题线上反馈沟通、到最后生成电子证账表都在云端完成。
1.任务拆解。通过属性归类、难度系数划分等方式将会计类业务拆解成多个微任务。不同任务设定不同的办理标准、承接人要求和办理价格。任务统一放入“抢单池”,处理时间自主安排,按件计酬,充分体现专业化分工和人尽其用的高效用工原则。
据了解,疫情期间残疾人的就业或复工相较普通人更为不易,于是通过与残联联合,对187位残疾人进行了线上培训,实现多人快速上岗。为他们提供了一条安全、简单且收入可观的自助之路。
2.人机结合。对于标准化程度较高的业务处理,长虹已大量采用RPA等方式,如制度符合性检查、数据勾稽关系验证、支付指令发起等。目前,长虹财务云从业务源头到产出会计结果完全自动化的凭证占比已超过99%。但对非标业务、例外业务或异常业务,还是需要人工的配合和干预。如对清晰度较低、手写体较多或页面脏污的原始单证,OCR识别度是较低的,这部分就需要人工察看并对识别信息进行勘误或补充,再进入到下一步的自动处理环节,如规则检查,数据验算等。当然如果规则中出现异常,比如超标等非制度标准类事项,又会流转到对应的审批级次人工处理环节,根据人工处理意见退单或继续流转。
三、银企互联:资金无缝衔接,银企“不接触”
1.收款。长虹财务云核算系统通过银企互联接口平台“企银达”实现与银行系统的直联,当银行账户收到款项时,长虹会自动获取到银行收款信息,并按照事先配置好的识别逻辑自动触发生成会计凭证,或推送到认款模块,由业务人员在线认款后触发生成会计凭证。
2.付款。通过财务云核算系统生成付款会计凭证,并结合资金支付计划,在支付日向银行发出支付指令。如支付方式为现汇,引入“企银达”平台,触发银行自动付款;如支付方式为电子汇票,则触发线上开票流程传递至财务公司,财务公司在线发送报文至银行,生成电子承兑汇票。
四、关键技术支撑
轻前端必有重后台,财务云各用户端所表现出的快捷易用需要严密业务逻辑和先进技术的高效结合:
1.XBRL GL:专注于将全部的会计核算元素进行XBRL标准化。标准化数据及语义,规范信息交换,赋予财务云灵活输出XBRL标准的能力,更有效地处理业务数据,降低平台各业务单元的耦合性,大幅提升平台的可扩展性,实现跨企业、跨地域的数据融合。
2.图像识别:基于业内领先的深度学习技术,提供通用性强的智能切图、高精度的智能分拣、高效精准的票据识别结构化输出,实现基于纸张核算的人工流程到无纸化处理的转变。
3.自然语言处理:基于数据中心文本数据,利用NLU的分词、词性标注、依存分析、知识推理、知识挖掘,形成标签知识图谱,从而构造精准的画像,使之能够为应用层提供智能报表的关键字搜索功能。
4.机器学习:基于海量业务数据,采用关联规则挖掘、深度循环神经网络、深度卷积生成式对抗网络等机器学习算法,为业务类型推荐、规则匹配检查等业务过程提供高效服务。
5.平台安全性:专业团队打造子午云盾及长虹云漏洞扫描平台,做到“流量可采集”“威胁可识别”“攻击可拦截”“安全可量化”,使企业远离数据丢失和病毒入侵的担忧。
五、长虹财务云取得的成效
财务云共享平台服务的集团内外部客户从最初近80家增加到过万家,但财务共享人员数量却由最高峰时的近600人减少至不到300人,自2013年至今人效提升约5倍。与此同时,内部管理效率和效用不断提升,差错率从2009年的万分之五下降到目前的万分之零点三三四。
新冠肺炎疫情期间,长虹“云尚行”平台秉承“只隔离病毒,不隔离服务”的安全复工指导思想,自2020年1月31日至2月底,已完成近40万笔凭证账务处理,处理资金流水超近700亿元,为公司安全、全面复工复产形成了坚实支撑。
责任编辑 曹媛媛