摘要:
近年来,高校在科研经费使用中暴露出不合规、不合理等诸多问题,甚至出现廉政风险。笔者拟基于协同理论视角对这些问题进行分析并提出高校科研经费内部控制的优化建议。
一、协同理论视角下高校科研经费内部控制存在的问题
(一)内控观念薄弱及风险评估不足
高校领导的主要精力集中在教学体系建设,而对科研经费内控方面的重要性认识不足。具体表现为科研经费申请、使用以及监督等环节缺乏有效的内部控制体系,甚至有的高校领导将财务处预算控制视为内控;部分高校领导及科研人员缺乏风险意识且未建立完善的风险评估机制,导致科研经费管理存在潜在风险。
(二)经费管理力度不够
首先,由于缺乏明确的科研预算管理制度,高校在编制科研经费预算的过程中,没有具体的预算制度可供参考,加之多数课题负责人对科研经费预算管理认识不足,对科研经费的属性认识存在偏差,认为科研经费是科研人员争取而来,其所有权与使用权归课题组,给预算管理带来一定难度。另外,科研课题负责人在申报科研课题时对科研经费支出预算编制不合理,尤其是有些科研课题内容在立项后发生调整而预算没有按照规定程序进行调整,使得科研经费的实际支出与预算存在较...
近年来,高校在科研经费使用中暴露出不合规、不合理等诸多问题,甚至出现廉政风险。笔者拟基于协同理论视角对这些问题进行分析并提出高校科研经费内部控制的优化建议。
一、协同理论视角下高校科研经费内部控制存在的问题
(一)内控观念薄弱及风险评估不足
高校领导的主要精力集中在教学体系建设,而对科研经费内控方面的重要性认识不足。具体表现为科研经费申请、使用以及监督等环节缺乏有效的内部控制体系,甚至有的高校领导将财务处预算控制视为内控;部分高校领导及科研人员缺乏风险意识且未建立完善的风险评估机制,导致科研经费管理存在潜在风险。
(二)经费管理力度不够
首先,由于缺乏明确的科研预算管理制度,高校在编制科研经费预算的过程中,没有具体的预算制度可供参考,加之多数课题负责人对科研经费预算管理认识不足,对科研经费的属性认识存在偏差,认为科研经费是科研人员争取而来,其所有权与使用权归课题组,给预算管理带来一定难度。另外,科研课题负责人在申报科研课题时对科研经费支出预算编制不合理,尤其是有些科研课题内容在立项后发生调整而预算没有按照规定程序进行调整,使得科研经费的实际支出与预算存在较大偏差,导致财务处很难对科研经费支出进行监督控制。其次,科研人员及主管领导普遍认为财务处只是负责各项支出单据、发票等原始凭证的核销手续以及科研经费的账务处理,对科研经费不具有实际控制权和监督权。因此,科研人员在报销科研经费时对财务审核人员的严格把关难以理解。此外,科研处侧重于科研层面的成果管控,容易忽视对课题经费支出情况的跟踪检查,而财务处并不知晓科研课题的实际进展,往往会出现课题管理与经费管理脱节的情况,使得财务处对科研经费支出的事中监督与控制很难有效实施。
(三)科研资产管理模式粗放
首先,虽然学校国资处出台了明确的管理规定,但在日常管理中大多只关注学校层面的总体制度建设,对科研资产管理不够重视,对于科研资产的入库、实物保管、清查登记、院内调剂、维修保养、报废处置、统计报告等日常管理工作没有明确的制度规定,导致科研资产购置后缺少约束与监督,出现科研资产重复购买、严重流失等现象。其次,高校科研资产多且分散,使得部分国资处工作人员认为科研资产的采购使用的是科研经费,而不是学校预算经费,科研课题负责人拥有科研经费的使用权与科研资产采购的决定权,这与国资处无关。国资处往往因购置资产的经费来源不同,在资产的审批管理上,重预算轻科研,使得科研资产在购置审批时的标准被忽视。同时,国资处对于科研资产购入后是否符合科研工作需求、是否能够带来预期科研效益、是否可以最大限度地发挥功用等内容缺乏一套完整可行的考核机制,使得资产利用率得不到制度监督,引发科研资产浪费现象。
(四)内部监督不到位
从学校自身来说,由于审计处人手较少,岗位繁忙,其主要工作内容更关注基建项目审计,对于科研经费内部审计并无具体要求。职责安排的模糊性也使得审计处在具体工作中缺乏独立性和专业性,实际上难以起到监督作用。我国内部审计制度发展起步较晚、发展较慢,可供高校参考的内部审计准则在实际执行中较为困难,高校科研内部审计制度建设又较滞后,缺少专业性人才。
(五)信息沟通渠道不顺畅
高校在科研经费管理过程中,科研课题负责人与科研处和财务处等管理部门缺少沟通,信息共享程度低,科研人员不能及时获得关于科研项目预算的执行进度及经费结余情况等,导致与科研相关的信息不对称,课题与经费脱节、科研经费使用效益低下。
二、基于协同理论的高校科研经费内部控制优化策略
(一)完善预算编制环节,强化经费支出管理
预算管理是高校科研经费内控最重要的管理环节,建议高校成立科研经费预算控制管理委员会,由高校主管领导,科研、财务、国资和审计、纪委等相关部门的专业人员构成,把财务审计预算工作前移,帮助科研课题申请人在编制科研项目预算时接受相关指导,组织有科研课题的负责人参加科研项目资金管理相关培训,并系统学习我国高校科研经费管理的有关规定。同时,科研经费预算控制管理委员会应开展科研项目全过程经费预算,严格审核科研经费使用是否合规;指导课题申请人合理编制科研经费预算,并对已批复或签订的课题任务书进行从到款通知、经费分配、拨款流程分段管理到预算执行进度通报以及具体经费使用建议、预算调整和决算编制的全程管理,梳理科研经费内控关键点,建立科研经费管理责任制。
(二)建立闭合管理平台,全方位实施监控
高校应整合现有信息资源和系统功能,建立集科研项目管理系统、财务审计系统、票据系统、资产管理系统为一体的闭合式高校科研经费管理系统和共享平台,实现科研项目从申报、评审、立项、执行到验收的全程数字化管理。以共享平台为抓手,全程监控课题经费使用,发现经费使用异常时由财务处及时提请课题负责人督促其按课题进度严格执行经费的内控措施,采用短信平台和数据共享平台系统查询流程为科研处及课题负责人提供及时准确、完整无误的财务信息,实现对科研课题经费使用的动态实时监控。
(三)规范科研资产管控,防止国有资产流失
一方面,课题负责人应与国资处、财务处协同把关,共同保证科研项目高效运行。另一方面,国资处在科研设备的招标和采购过程中应充分履行主要管理职责,与科研、财务处的业务对接应注重科研设备和耗材的采购需求,避免重复购置,提高科研经费管理效率;要对新增资产管理卡片进行财务会计和预算会计平行记账,制单核算后方能付款,同时计提折旧确认项目成本费用;科研课题结题后,应及时对其进行资产清理,实现科研资产集中保管、统一调配,以提高利用效率,为高校后期科研项目设备的开放运行提供可靠的保障。
(四)成立专门联合机构,增强内外审计力度
审计处应有计划地开展审计抽样和调查活动,充分利用管理信息平台实现对科研经费使用的全程、实时监控,对纵向课题和横向课题的结题验收要进行专项财务审计。如发现违规违纪行为应及时向纪检部门反映,纪检部门应认真调查及时处理。同时也应及时将审计过程中发现的共性问题向课题组反馈,以便课题组在科研实施过程中能及时管理风险。课题组在科研实施过程中也应将相关问题应及时反馈给审计处,实现信息互通,进而保证科研经费收支合法合规,科研项目财务信息真实完整,科研经费管理效率提高。
(本文系国家社会科学基金纵向项目“高校人才培养模式改革与质量提升研究”的阶段性研究成果)
责任编辑 李卓