企业实施财务共享服务后，各分（子）公司的应付账款业务随之集中于财务共享服务中心，空间的变换、业务前端与财务处理的脱节、会计档案管理环境的变迁，使企业集团将面临应付账款管理模式的巨大变革，企业内部相关的应付账款管理流程需要进行再造。因此针对共享服务模式下企业应付账款管理可能出现的一系列问题，提出有针对性的应付账款管理体系构建策略显得尤为重要。

一、共享模式下应付账款管理面临的主要困难

共享模式下的应付账款管理是以先进的电子信息系统为基础，各职能部门通过计算机数据交换对从采购到付款的全部流程进行操作和监控,具体包括供应商信息的输入，交易的审核，账款的记账、监测、清账、反馈等日常管控以及会计档案的日常管理。随着财务共享服务模式的推进，原由各个分（子）公司独立进行的会计核算被统一纳入财务共享服务中心（Financial Shared Service Center,下称FSSC）集中处理。在该模式下应付账款管理面临的困难主要体现在以下几个方面：

（一）财务处理与业务前端的分离导致信息传递不畅，职责界面不清

实施财务共享服务后，所有分（子）公司的会计人员集中到FSSC，应付账款的日常管理工作就随之集中于FSSC，此时财务处理与业务前端形成脱节现象，导致共享中心人员不能很好地熟悉具体业务情况，沟通难度加大，对财务数据的敏感性降低。业务和财务协同性降低，易发生报账不及时、记账清账不及时、责任交接不明晰等不利情形。分（子）公司对应付账款的管控意识下降，在应付账款的及时支付上存在困难，分（子）公司与共享中心在应付账款管理的职责界定上存在模糊地带。

（二）会计档案管理难度加大

实施共享服务后，应付账款档案的管理环境发生了变迁，受到影响的应付类会计档案主要有：请购单、订购单、发票、报销单、工资费用分配表、应付账款记账凭证、应付账款明细账、供应商对账单等。这些档案的管理面临以下难题：

1.会计档案“横向”属地化管理转变为“纵向”标准化管理

实施财务共享服务模式之前，会计档案保存于各分（子）公司，是一种“横向”式的属地化管理模式。而实施财务共享服务后，共享中心将分散于企业集团内各分（子）公司的财务职能统一集中于共享中心，此时会计档案的“横向”属地化管理随之转变为企业集团“纵向”标准化的管理。在“横向”属地化管理模式下，各分（子）公司的会计档案管理标准不一，组织结构、员工划分、信息系统设置各有自身的特点，这就加大了这些单位的会计档案在流转至共享中心时会计人员处理的难度，共享中心的工作量和成本上升。

2.电子文档存储查阅及其他相关风险控制问题

建立在多种信息技术支持下的应付账款共享服务，从采购到付款会产生大量的电子化会计档案，这在为应付类档案的存储、利用创造方便的同时，也产生了诸如会计档案影像化管理、新内控防范点设置等新问题。

（三）应付账款管理系统支撑能力不足

应付账款单据在邮寄至共享中心时存在途中丢失的风险，且面临较高的费用并存在时滞，同时，在进行付款业务处理时，信息的共享性差，缺乏付款安全验证，不能与银行进行实时数据处理，因此需要对ERP系统应付账款模块进行恰当设计，并建立相应的配套系统，如影像系统和银企互联系统。

（四）共享中心服务效率低下、员工职业发展受限

由于分工高度细化，如分配相应员工处理应付账款核算，而不涉及其他部分的核算，员工个人被定格为会计操作工，视野局限于应付账款部分，无法获得全盘的财务会计认识。在缺乏有效的绩效激励体系时，员工的工作积极性将受到很大影响。

二、共享模式下应付账款管理体系的构建

（一）清晰界定应付账款业务前端人员与FSSC人员的工作职责

共享模式下应付账款管理链条加长，其间要介入多种人员角色，业务前端主要涉及应付账款的业务经办人，如采购员、权责所有人、财务审核人，共享中心主要涉及记账员、审核员、清账员，岗位职责涉及申请、审核、传递、记账、归档等。管理流程变得复杂化。上述各角色应遵循及时性、协同性原则。

应付账款管理工作可分为会计记账、会计清账、函证对账、业务清理四项主要工作。其中，会计记账和会计清账的标准化程度较高，应由FSSC负责；函证对账和业务清理由应付账款对应的经营单位的财务部门负责，经办的业务部门协调配合。

（二）重新构建应付账款会计档案管理体系

1.加强应付账款档案形成过程中的流程管理

在财务共享模式下，会计档案应实行标准化管理，统一规范各分（子）公司应付账款档案的管理制度，如各分（子）公司的订购单、销售单、请购单等的格式应统一。利用影像系统进行各种单据的传递，借助ERP系统对供应商的资料进行分类整理，并利用银企互联系统完成付款工作。广泛依靠信息技术实现应付账款档案管理的标准化。

2.加强应付账款档案形成过程中的风险控制

实施共享服务模式后，各种应付账款档案在被服务单位和FSSC之间流转，针对档案的真实性、流转过程中的丢失等问题需要FSSC重新构建新的风险控制体系。在银企互联系统中需设置相应的单据审核人员权限，审核通过后方可进行付款。

3.整合、创新应付账款档案基础服务

会计档案基础服务属于传统会计档案管理工作的范畴，结合会计档案管理的电子化、远程调阅等新趋势，该工作被赋予新的内涵。在先进的计算机信息系统的支持下，可建立一个企业、银行和税务的大联网，实现部分应付类档案在这三方之间的共享。在纸质和电子化会计档案并存的情况下，需做好这些档案的存储、备份、远程调阅等工作，特别是会计档案的调阅需要设置相应的权限。

（三）应付账款管理支撑系统建设

1.企业资源计划（ERP）系统——应付账款模块

应付账款模块提供三个工作平台：供应商工作平台、单据工作平台和付款工作平台。主要操作流程包括：应付款单据和已付款单据的输入、审核、处理、核销、转账，生成相应的付款单提示并进行账表输出。应付账款模块最重要的组成部分是企业和供应商的交接界面，该界面一方面需要接受供应商传递过来的发票及相关业务信息，另一方面要满足供应商进行款项支付并接受供应商对相关信息的查询，从而实现企业与供应商的双向对接，减少对账的复杂性。

2.影像系统

影像系统主要解决FSSC与各分（子）公司及供应商之间实物票据流的问题。主要包括影像采集、影像传输和数据接收模块。影像采集模块通过条形码的识别和控制将单据扫描成影像再传递至FSSC；影像传输模块负责将扫描的影像单据上传和有问题的影像单据退回并重新扫描上传；数据接收模块则是FSSC将扫描而成的影像资料接收归档。FSSC会计人员可以根据ERP系统中的电子单据和影像系统中的实物单据进行双屏审核。

3.银企互联系统

银企互联系统是ERP系统和网上银行的互联系统，可以整合银企双方的信息资源，共享中心会计人员通过ERP系统的操作界面将账务指令提交到银行系统，银行系统响应后对这一信息进行安全性验证，若验证成功，则将回复信息自动反馈回ERP系统。建立银企互联系统后，付款业务的自动化程度将显著提高，大大减少手工录入工作量，提升企业资金的支付效率，加强企业资金支付的风险管控能力，从而实现资金支付各环节的有效处理。

（四）明确绩效管理目标，建立合适的绩效评估体系

目前应用比较广泛的业绩评价工具是平衡计分卡，通过平衡计分卡将企业集团战略和FSSC的业绩评价有效结合起来。针对应付账款的评价体系可从以下几方面来设计：

1.财务层面

针对应付账款的财务指标主要有每笔操作成本、成本预算偏离率。（1）每笔操作成本：FSSC中会计人员处理每笔应付账款业务所花费的时间，评价FSSC的成本效率。（2）成本预算偏离率：实际成本支出和预算的差额除以预算的比率，评价FSSC预算的执行情况。

2.客户层面

FSSC最关键的目标是提升客户满意度。客户满意也是财务共享中心实现平衡计分卡财务层面目标的关键。被服务单位一般关心FSSC提供的“产品”质量。在应付账款管理体系下，主要是FSSC处理单笔业务的速度，同时保持应付账款的余额不至过大。具体有以下几个指标：（1）客户满意度：可以通过客户满意度调查问卷获取，客户满意度在很大程度上决定了给予共享中心经理的奖励程度。（2）FSSC服务水平协议执行情况：是FSSC与内部客户的契约书，该协议的执行进度和质量直接影响被服务单位对共享中心工作的评价。

3.内部流程层面

内部流程层面首要的因素是创新，其次是运营和售后服务。可用以下三个指标来评价：（1）流程创新或升级时间：FSSC创新和升级关键流程所用的时间。对于应付账款来说，主要是单据接收和付款流程。（2）业务处理效率：FSSC处理应付类账款每笔单据的时耗及单据差错率等指标。FSSC应与被服务单位一起做好应付账款的还款工作，提升企业资金支付的信用。FSSC应保证较高的业务处理效率，这样才能达到其设立的初衷，以降低成本，实现规模经济效益，服务于企业集团的长期战略规划。（3）客户代表电话平均等待时间：客户等待的时间越短，客户的问题就越能得到及时的解决，应尽量缩短客户电话的等待时间。

4.学习与成长层面

应注意员工的学习与成长，不断拓宽员工的视野，可实行岗位轮换制，注重员工职业发展规划。该层面有以下几个考评指标：（1）人均培训时间：在不断的学习与培训中员工可以加快提高自己的能力。（2）培训有效度：对员工的培训应注重解决实际问题。在培训内容上，不仅仅是基础的核算、记账业务，还包括员工的管理意识，让员工以一个更高的视角来看待应付账款的核算流程，全盘考虑，精简流程，提高业务链条的效率。

三、共享模式下应付账款管理流程

（一）业务部门请购商品和劳务

业务部门根据需要对列入存货清单的项目填写请购单，并需经过负责这类支出预算的主管人员审核批准。

（二）采购部门编制订购单

采购部门在收到已经批准的请购单后，应编制相应订购单，将订购单发往最佳供应商处，若是新供应商则在发出订购单前需审核该供应商信息并在ERP系统内新增该供应商信息，同时将订购单传递至财务部。

（三）供应商收到订购信息

通过ERP系统企业和供应商的交接界面，供应商收到订购信息，确认后发出商品或提供劳务，同时将发票信息输入系统并寄往FSSC应付账款中心。

（四）仓库验收商品

企业需派专门人员对供应商发运来的商品进行验收，比较所收商品与订购单上的商品信息是否相符，如商品的名称、数量、单价及总额。仓库收到商品后需填制相应收货单，并传递至财务部。

（五）财务部门传递相关付款单据

各个分（子）公司的财务部在规定的付款期内将发生的应付类业务单据归档并通过影像系统扫描传递至FSSC，该过程中需要进行条形码的识别和控制。

（六）FSSC应付账款中心

FSSC收到传递来的相关单据后，进行基础的记账服务后，需要对发票、采购订单和收货情况进行三方审核，审核通过后即发出付款指令至网上银行，通过银企互联系统完成货款的支付（如图1所示）。

责任编辑 刘良伟