人工智能会计垂直模型研究系列文章之六　财务数据变换的几个基本概念

汪一凡

作者简介：汪一凡，厦门大学会计学系副教授。

正负记账法与复合金额

本模型有必要引入两个预备知识，即“正负记账法”与“复合金额”。在AI会计核算过程中，我们采用“正负记账法”，基本表述形式是：

银行存款+10 000

实收资本−10 000

读作“正记”银行存款10 000元，“负记”实收资本10 000元。机器不需要理解，只用执行，这是最适合于AI会计的复式簿记。至于读者，理解时只要知道“正就是借，负就是贷”即可。当然，若确有必要，也可以将AI会计编制的“正负记账法”表达转换为“借贷记账法”表达。

我们考察简化了的“记账凭证一览表”（见表1）。编表规则是：每一横行代表一份记账凭证的主要内容，其代数和为零。从第三列开始，右面每一列代表一个账户，其列代数和为该账户的当前余额，所有列代数和的横向合计数当然也为零。而且，在计算每个账户的当前余额时，只要直接求其代数和就可以，账户余额及其方向都是现成的，机器的处理也就达到了高度简化，对于会计人而言，“有正必有负，正负必相等”，而且所有的会计处理一览无遗。

所谓复合金额，是“记账符号赋值”（+1/−1）与“原始金额”的乘积，可有不同的组合（见表2）。假设有一账户记账符号为“−”，金额为−500，即常说的“贷方红字”，那么其复合金额是：（−1）×（−500）= 500。有此概念，可望避免难以清晰表述的情况，特别是用于现金流量表的自动编制时，表达起来不但方便且不易误解。

记账凭证是“分类与变换”的载体

从“财务数据分类与变换”的角度来考察明细级记账凭证，可以看到记账凭证的每一条流水记录，要遵从主办会计在“财务数据分类设计”中提出的要求，通过从一级账户直到最底级明细账户毫不脱节的结构，明细账加起来就是总账。

也可以看到，复式簿记本身就是财务数据变换的工具，一份记账凭证中的所有流水记录金额正负相抵，其结果是有的账户金额由多到少，同时另一些账户金额由少到多，完成财务数据的局部变换。而全部明细级记账凭证的总集合，就完成了财务数据变换的总要求。所以，明细级记账凭证就是“财务数据分类与变换”的集中载体，这是我们对会计核算的重新体会和重新表达。

制造业的物料变换

企业内部的某个环节消耗大量资源后，得以提供某种产品或服务，是最常见的运营形式。这里发生的转换，从“消耗的成本”到“收回的产品/服务收入”，都是“财务数据的变换”所要跟踪反映的。按会计人的要求建立了预定的财务数据“分类”框架之后，还需要表达我们预期财务数据如何在类与类之间“变换”，经过变换后，又想得到什么结果。

总分类账层面的数据变换大致上已由会计准则决定（如收入费用类账户余额都结转到本年利润），有“主控程序”管理，企业的主办会计并不需要对AI提出具体要求。但至今还没有展开说明的是财务数据在“内部流程”中的变换，即财务数据在企业生产经营账户中如何变换。由于生产工艺、经营特点和管理要求等各不相同，表现为极强的个性化，会计准则无法逐一涉及，所以表达财务数据在企业内部如何变换，是主办会计的重要职责。

表1　记账凭证一览表

表2　复合金额计算表

我们以制造业为例来说明，在制造业企业内部，物料不断地发生着错综复杂的变换，也意味着财务数据要追踪这个过程作相应的变换。大致而言，物料可能发生以下各种变换：物料改变性状后重新成型（如熔窑工业的原料石英砂、废玻璃等经高温熔化后重新成型，产出平板玻璃或玻璃瓶等产品；再如塑料切片经注塑机加热挤出后，注入各种模具而成为预定的各种塑料制品）；物料经过化学反应变换为其他化工产品（如在氯碱工业，饱和食盐水经电解后释放出气氢和气氯，留下的溶液就是以氢氧化钠为主要成份的“电解母液”，这就变成性质完全不同的三种化学品）；物料经过机床加工、锻造等工艺后充分改变了原有的形状；不同物料经过打螺丝、拼装、焊接等工艺后合并成为新的物料；等等。

我们将每个变换视为一个环节，从最初的原材料开始，到最终的产成品为止，要经过至少一个、通常是多个的变换过程。例如，“炉窑熔炼铁水浇铸成型”是从铁矿石或废铁到产出铸件的变换，“切削铸件”是从毛坯到零部件的另一种变换，“零部件装配成整机”是从零部件到整机的最后变换。前后不断接续的变换，就形成了一条“变换路径”。更进一步，经过某一种变换之后所得到的物料可能同时有多个去处，分别进入不同的变换环节，因为这种“共享”，变换路径与变换路径之间又建立起错综复杂的关系。所幸的是，物料的实际变换及其走向往往是肉眼可见的，或借助于管道、传送带、仪器仪表等可以感知到，这就是制造业的“原型图像”。

“账户本体表”上的成本费用账户

企业日常生产经营活动需要消耗各类资源，为了全面核算资源耗费，会计上是用成本费用账户来对应各种需要资源投入的实际环节，用账户与账户之间的金额转移来“映射”生产制造过程中的实物运动变化，最终从“库存商品”转化为“主营业务成本”，并与“主营业务收入”配比，来实现“财务资产保持”和“经营的财务成果”核算。

对于单个变换环节，会计上是用一个账户来与之对应的，如用“铸造”来归集浇铸时的耗费，用“机加工”来归集切削时的耗费，用“总装”来归集装配时的耗费。这样的账户代表着一个“现金池”，账户的“期初余额”代表“现金池”的期初存量，“本期增加”代表“现金池”的本期流入量，“本期减少”代表“现金池”的本期流出量，“期末余额”代表“现金池”的期末存量。这样，公司内部的物料变换，无论是按过程划分的原材料、在制品、半成品和最终产成品，还是从形态上划分的固体、液体和气体，都抽象为完全一致的“现金池”形式。通过“现金池”来反映该环节所消耗的资源，有助于我们形成“以不变应万变”的认知。换言之，用一系列账户来追踪描述物流的变化，把所有的费用开支以及相互之间的变化，都详细地记录下来，就是实际成本核算的基本要求。这些常用的账户有：代表起点的：原材料、现金、银行存款等（支付生产开支）；代表生产过程的：生产成本（辅助生产、基本生产、自制半成品）、制造费用等；代表终点的：库存商品。

成本核算过程因此表现为：金额顺着预定的方向，连续地在账户与账户之间的“汇总、摊配、再汇总、再摊配”的行为。通过成本核算，在某一特定期间结束的时点（如月末）上，可以知道各账户在该期间的流量（发生额）和在该时点上的存量（期末余额），这符合对生产过程的“在时间上不断继起，在空间上同时并存”的状态描述，所有的资源投入都在账户中计量清楚了，才能够“以收抵支”，保持原有财务资本的完整无缺。

在“财务数据分类设计”中，我们尚未涉及成本费用账户应该在“账户本体表”上如何表达。这也是因为“预期的变换决定了预定的分类”，把实际成本核算作为一个专题来综合说明可能更清晰些。成本费用账户大致分类如表3所示。

对于“生产成本”账户设置，一般先分为“辅助生产”和“基本生产”两个大类。在“辅助生产”下设置提供“劳务/物料”的各种费用点，我们用“劳务1”“劳务2”等来抽象代表；在“基本生产”下设置物料变换的各种生产环节，我们用“变换1”“变换2”等来抽象代表。实际上，这只是为了表述上的通用性，会计人只要结合本企业的实际情况，例如“辅助生产”下有“供水”“供电”“供汽”和“机修”等，“基本生产”下有“熔铸”“铸件金加工”和“整机总装”等，分别“代入”以后，就是直观的公司个性化图像。此外，对半成品专设仓库管理的，还要设置“自制半成品”。

表3　成本费用账户

“费用点”的概念

在生产经营中，各类实体的活动会导致费用的产生。会计上用来归集“相关实体费用”的账户就是费用的归属点，可简称为费用点，如用管理费用来归集行政管理部门所发生的费用，用销售费用来归集销售部门所发生的费用等。关注费用点的目的在于能够正确地归集公司所发生的各种费用，确保实际成本核算的准确性。

在账户本体表上识别费用点的方法很简单：凡是在其右边挂接了一个“费用类型配置表”的，或者反过来说，凡是“费用类型配置表”左边的账户，就是费用点。费用点大致有以下几种情况。

1．管理费用、销售费用和财务费用等常称为“期间费用”的一级账户，从本质上就是费用点。以管理费用为例，如总经理办、财务部等管理部门因工作需要而产生的各种费用，都要归集到管理费用这个费用点下。销售费用也类似，不再重复。财务费用则是与银行业务相关的一些费用。这些费用点在完成其费用归集任务以后，根据会计准则的要求，在期末一次性地结转到“本年利润”账户。所以会计人只要关心要按什么明细分类来归集费用。

2．生产成本的费用点确定。

（1）“基本生产”下，以物料变换环节作为费用点。在企业，特别是制造业内部，物料不断地发生着错综复杂的变换，在这些环节上需要投入资源。在“生产成本”的“基本生产”账户下，就要为这些实物变换的原型环节分别设立费用点，以便核算在某个实物变换环节共消耗了多少资源，将来也才有可能进一步分析该环节的变换效率，是否有可能提升。所以，会计人要认识并关注物料的变换本身，因为这才是我们要掌握的“原型”。至于从工艺上是怎样达成这些变换，是谁在具体完成这些变换等细节等，则不必过于深入地关注。

（2）“辅助生产”下，一般是以辅助生产部门所提供的不同种类劳务，各作为一个费用点来分别归集费用，如供电、供热、供水、机修等。

3．制造费用。制造费用归集生产现场发生的间接管理费用，具体如生产计划人员薪酬、检测费用和办公费用等。根据实际情况，可以将全公司的制造费用作为一个费用点，也可以按自然划分的生产管理机构作为费用点，如事业部、车间等。

表4　费用类型配置表

表5　费用项目费用类型对照表

费用类型配置表

费用点解决了某项开支由谁来承担的问题，但某项开支是什么类型的费用在成本分析上也很重要。例如，这项开支在会计上是薪酬费用、差旅费用，还是原材料费用等，可简称为“费用类型”。

同一个费用点可能发生多种费用类型，如差旅费用、水电费用等。同一种费用类型也可能分别产生于多个费用点，如所有部门都有人出差，都会有差旅费用等，可以表达如“费用类型配置表”（见表4），会计人可以依据企业的个性化特点，为每个费用点配置相应的费用类型，这样既遵从了公司的会计核算习惯，又是AI会计账务处理的依据。

表4中左边第1列的费用类型是逐步增加地整理出来的，编制过程如下：

企业都会有面向个人费用报销的记录，每一笔开支由报销人说明是什么开支内容，如住宿费用、出差补贴、市内交通费等，这些都是原始的业务内容，极为繁杂，但也最有代表性，姑且称之为“费用项目”。机器通过查重，过滤出唯一表达的一组费用项目，会计人需要为过滤出来的每一项原始费用项目，用会计上预定的费用类型来与之对应。例如，原始的费用项目是“住宿费”，在费用类型中就可以填写“差旅费用”。这样一行行地对应下来，可以归纳出我们要用在记账上的费用类型。对照过程中，前面已经用到的费用类型，就不必再归纳了，直接复制粘贴下来就可以，最后形成“费用项目费用类型对照表”（见表5），以后才能规范地记到会计账上。

完成了这一对照表的编制后，也就归纳了相当多的会计上可用的费用类型。机器把对照表中的费用类型查重过滤后，就得到唯一表达的一组费用类型，可以作为“费用类型配置表”左边第1列最初的内容，然后要为每个费用点配置其常用的费用类型：

1．配置管理费用费用点下的费用类型。

从账上清理出管理费用下常用的费用类型，配置时，凡是费用类型栏已经有的，直接在管理费用栏该费用类型行里标“1”就可以了，凡是费用类型栏没有的，先填写在费用类型栏（第1列），然后在管理费用栏打上标志“1”，最后在管理费用下，所有标志为“1”的单元格，表明该费用点可能发生该类型的费用。

2．配置销售费用费用点下的费用类型。从账上清理出销售费用下常用的费用类型，配置时，如果某一费用类型在“费用类型配置表”上已经有了，在销售费用栏该费用类型行直接打上标志“1”即可，如果在“费用类型配置表”还没有，先在费用类型栏填写，再在销售费用栏该费用类型行打上标志“1”。

3．配置其他费用费用点下的费用类型。同管理费用和销售费用，不再赘述。

这样持续进行的结果是，某种费用类型可能发生于哪些费用点，某个费用点下可能有哪些费用类型，从“费用类型配置表”上可以观察得很清楚，每个费用点下的费用类型同时也是全部费用类型的“子集”，所以在账户本体表上，每个费用点的右边可以简明地统一标注为“费用类型配置表”，AI会计自然会根据各该费用点下的费用类型配置分别记好账。

责任编辑　李斐然