S智能家政公司财务共享服务平台建设

晁佳旻　张能鲲

作者简介：晁佳旻，北京理工大学管理与经济学院；

张能鲲，中雪投资（北京）有限公司总裁，中和财智云数字科技有限公司董事长，经济学博士。

摘要：S智能家政公司以S2B2C模式打造数字化智能家政服务平台，以业务为牵引，推动智能财务共享平台建设。本文从S公司业务牵引模式出发，阐述了财务共享服务平台的共享运营平台、共享报账平台和共享电子档案平台的设计与建设，逐步实现了财务共享服务平台数字化、智能化、实时化功能。

关键词：财务共享；业务牵引；数字底座

中图分类号：F275　文献标志码：A　文章编号：1003-286X（2024）05-0050-04

一、S公司业务牵引的数字架构模式

2018年12月，S智能家政公司（以下简称S公司）家盟·家政管理系统正式上线，标志着其以S2B2C商业模式打造的全球智家生活服务平台正式起步。在2B端，S公司为家政企业整合资源、提供SaaS工具及技术支持等，与家政企业形成命运共同体。在2C端，通过平台商城进行跨界整合和资源封装，触达3万多家家政企业主、14万名家政从业人员、超过300个城市，为行业提供整体解决方案，为用户提供智家生活消费服务，主要包含智能家政平台、加盟系统平台、线上注册平台三个系统。其中，智能家政平台提供全生命周期的到家服务，加盟系统平台涵盖商户管理、家政服务人员管理、客户管理、财务管理、电子合同、征信查询、家政保险、在线派单、视频面试、联盟共享等功能，线上注册平台为家政从业人员搭建在线工作学习平台。

针对业务系统的集约化模式和业务全国布局的需求，S公司以业务为引导，把搭建服务全国业务的财务共享服务平台纳入其数字架构建设中，构建数字化核心布局底座，助力公司智能化发展。

二、S公司财务共享服务平台建设

S公司财务共享服务平台（见图1）主要模块包括共享报账平台、共享运营平台、智能稽核平台、电子影像和电子档案。共享报账平台向共享运营平台提交服务，由智能稽核平台和会计引擎形成稽核和制证请求服务反馈，电子影像和电子档案作为输入与输出接口。

（一）共享运营平台构建

1．整体框架。S公司共享运营平台是集数据中台、业务中台与财务中台为一体的中台系统。S公司线上线下一体化程度高，接触业务类型广泛，数据体量庞大，且家政行业属于服务业，客户需求对企业经营影响程度大，利用经营活动中的数据实现用户画像绘制、市场发展预测等功能成为公司共享运营平台的核心需求。

基于此，S公司共享运营平台（见图2）以数据中台功能为基点，通过数据中台为企业服务创新提供支持，为财务全面及专项的量化工作提供保障，实现业财数据的中台融合。共享运营平台以内部数据（业务账户、账务单据、员工信息、客户信息等）和外部数据（市场数据、平台数据等）为数据来源，构建绩效管理、信用管理、任务管理、知识管理、档案管理五个核心模块，形成数据资产，并通过门户应用与管理决策应用前台呈现，实现绩效动态监控、市场价值评估、“五位一体”支持模型、客户定制化服务等场景应用。

2．方案设计。S公司共享运营平台的核心功能包括数据交互、数据标准化和数据变现，其内部与业务三大平台系统以及财务系统（核算系统、资金系统、税务系统）进行数据对接，外部与市场数据对接，集中处理可共享数据。元素化处理数据被最小化切分为标签化数据，使数据实现灵活组合。

图1　S公司财务共享服务平台

图2　S公司共享运营平台

在数据标准化基础上实现数据可视化，将数据资产变现。动态数据看板展示数据图形和图标，与后台原始数据实时链接，呈现业务财务的复合指标。通过辨识不同主体需求，建立独立的数据集市，为管理层提供企业运营和财务数据，为家政企业提供服务人员培训、服务质量评价和市场需求数据，为消费者提供服务人员信用管理、绩效管理数据。在数据资产变现方面，从客户、产品和组织三个维度对经营能力、财务指标、费用控制进行分析。客户维度主要分析消费渠道、消费类型、行业需求变化以及地域需求差异等要素；产品维度涉及S公司家政服务人员数量、年龄分布和服务类别等要素；组织维度包括企业整体组织、区域组织和地方组织（见表1）。对于财务数据，在将各业务单元的会计科目表进行颗粒化划分后，将颗粒化原始数据进行集中化处理，并依次转化为单一指标体系和复合指标体系（见表2）。

3．核心模块。共享运营平台包括绩效管理、信用管理、任务管理、知识管理、档案管理五大核心模块。绩效管理包括绩效指标、绩效考核、绩效评价三个微服务。以企业战略和目标为导向，建立绩效评价指标，通过工作时长、贡献度和上级评价对员工绩效进行考核，提升员工绩效水平。信用管理为员工建立个人信用档案，根据作业成果、任务抢单等评价员工业务信用，并定期评价职业信用。透明化处理信用评价条件和机制，员工可向上级申诉重新评议。低信用员工工作任务和工作汇报减少，保障信用管理高效运营。任务管理与前台系统对接，将任务分为总任务池和子任务池。工作人员从任务池提取并处理待处理的工作单据。对于S公司的业务，共享运营平台接入软件平台汇总并分类数据，实现数据交互，提供定制服务。知识管理建立业务财务知识库，用于积累企业经验，为企业发展提供差异化优势。为财务活动建设知识集群，方便员工调阅学习。为业务活动建立知识平台，实现双向知识传递。档案管理符合相关法规规定，包括资料上传、档案检阅、档案调阅、档案归纳。利用OCR技术将纸质档案转化为电子档案，便于相关人员调阅。

表1　S公司业务数据维度与分析主题

表2　S公司数据转化路径

（二）共享报账平台设计

S公司共享报账平台围绕费用报账、应收及应付报账、总账报账、资金结算、薪酬管理、预算管理、合同管理七个方面进行设计。

1．费用报账。费用报账包括费用申请、费用报销、费用随手记、消费导入、费用分摊、借款核销、信用报销七个环节。费用申请应与预算匹配，提前控制预算，确保预算合理性。关联申请和报销以确保合规性。申请单可共享和转交，以便信息共享和转交。费用报销时，通过预设单据模板规范填写内容，确保报销的合规性和准确性。员工可随时提交和审批报销，审批进度可实时查看。审批人可对单据进行评论和修改，减少无效程序，进一步提高效率。鉴于家政服务人员的碎片化时间较多，启用消费随手记功能更加便利。该功能支持多种费用记录方式，如微信卡包、支付宝卡包和OCR智能拍票。消费导入聚合多个消费平台，包括差旅、办公用品、因公用车和企业用餐，统一导入并开票，规范报销流程，避免信息浪费。根据员工消费习惯导入相应的日常软件。费用分摊时对多个核算主体共同承担的费用成本按照一定规则进行分摊，优化项目成本结构，量化资源配置。借款核销提供报销单核销和手动还款两种方式，记录借还款实时情况。设定借款超期提醒，确保及时还款。审批人可查看未归还借款情况。信用报销保证了报销的合规性和准确性，信用越高，报销流程越简单、快速，抽检比例越低。审批过程中可针对报销单据合规性添加信用批注。

2．应收及应付报账。应收及应付核算流程设计汇集了从客户下单、家政服务人员接单、客户验收支付、平台收款、平台检查业务完成情况并支付给家政服务人员等环节，此外还涉及退款及索赔等主要业务。

应收报账主要指平台向消费者收取款项。款项能够自动通过系统进行处理和跟踪。例如，当一个消费者预订了一次服务，平台会生成一个订单，服务完成后系统自动计算应收金额并向消费者发出收款请求，消费者可以通过在线支付的方式完成付款，付款信息自动记录到系统中。在应收报账中应确保收款的准确性和及时性，设计透明接口便于消费者查看账户，能够自动跟踪所有的应收款项，并在款项到期时自动发出收款通知，以减少拖欠款项。

应付报账则主要处理平台需要支付给服务提供商（主要为家政服务人员，此外还包括物料供应商等）的款项。例如，家政服务人员完成订单后，系统会根据其收到的款项以及提交的服务报告计算应付的服务费用。当服务报告通过系统验证后，系统会生成相应的付款单据，付款金额从平台账户自动扣除并转到员工账户。同时，平台具备自动跟踪应付款项的功能，在款项到期时自动发出付款通知，避免逾期支付。

3．总账报账。总账报账主要涉及所有财务信息的汇总和分析。系统能够自动收集所有的财务信息，并生成相应的报表。例如，系统可以生成财务状况报告、现金流量报告、利润表等，帮助管理层了解公司财务状况，以便做出更好的决策。同时，数据分析工具让管理层可以深入挖掘数据，发现潜在的问题和机会。

4．资金结算。资金结算主要涉及公司的现金流入和流出管理。系统能够自动跟踪所有的现金流动，并在需要时生成相应的报告。例如，每当有一笔交易发生，系统自动记录这笔交易的金额、时间和方向（流入或流出），并根据这些信息生成现金流量表，帮助管理层了解公司现金流动情况，以便于制定或调整公司财务策略。

5．薪酬管理。员工薪酬是S公司主要费用支出之一，也是吸引和留住员工的关键因素。在设计薪酬管理系统时，首先要合理设置薪酬结构。家政服务人员薪酬可以分为基础工资和提成两部分，提成根据员工的服务质量和数量进行调整。此外，系统设置了审核环节，以防止错误或欺诈行为。例如，员工提交的服务报告应经过审核，以确认其服务内容和时间的准确性。员工可以随时查看自己的薪酬明细和累计薪酬，从而可有效提高信息透明度和员工满意度。

6．预算管理。预算管理系统设计考虑预算制定、预算执行、预算审计、预算调整四个关键点。预算管理系统保持足够的灵活性以适应公司变化，如当家政服务需求增加或员工工资标准上涨时，系统能够快速调整预算。

7．合同管理。S公司日常业务涉及各种类型的合同，包括但不限于员工劳动合同、服务合同、供应商合同等，在合同管理的设计中，着重考虑合同起草、合同审查、合同签订与存档、合同执行与监控、合同变更与终止这五个关键环节，以全面性、透明性、安全性、灵活性来评估合同管理系统设计的效能。

（三）共享电子档案平台设计

S公司为实现跨地域、跨公司层级、跨公司各类共享服务中心的电子档案统一管理，采用由证据链流支持的“四流合一”档案管理路径（“四流”即业务流、合同流、资金流、发票流）。将传统档案管理系统的底层建设与顶层设计规划融合，实现档案业务层与共享交互层的连接，规避了业务牵引下业务操作真实性稽核与财务共享支持证据链的各类风险。在共享交互层中，通过数据任务池将会计信息系统、银企直联系统、影像管理系统、资金管理系统等串联、集成，并对会计电子档案进行收集、分析、处理、汇总、利用，实现企业的高效运转。在档案业务层中，从制、存、查三个方面将S公司的业务与档案进行进一步整合，管理。电子与纸质凭证分别在电子凭证库、影像库中归集，经财务记账传递至电子会计档案库。核心财务系统提供符合国家标准的导出接口。电子会计档案系统是独立系统，提供跨系统、跨版本的完整电子档案服务。财务系统向业务系统发起归档，归档完成后通知核心财务系统，实现会计资料归档，确保信息协同。

1．纸质（实物）单据归档流程。家政服务人员根据业务内容在报账平台中提交电子报账单，填写提交的实物单据页数，打印电子报账单封面，并将发票等纸质原始单据和电子报账单封面一并装订后交给扫描员。扫描员将实物单据扫描上传至电子影像系统，确认扫描单据与员工提交实物单据页数一致，并暂时保管相关原始凭证。待单据完成审核入账后，扫描员将审核通过的实物单据按照单据编号大小进行顺号整理，并编制实物单据清单，定期移交或邮寄给归档员进行归档。

2．退票管理流程。退票管理流程可以具体分为家政服务人员、审核员、归档员三方的诉求流程。家政服务人员在错误提交实物票据且主动要求退回时，首先查看审核阶段，未进入领导审批环节的自行联系扫描员取回；已进入领导审批阶段的需联系业务领导处理；进入财务共享中心审核后，需通过扫描员联系审核会计转入审核会计退票流程。扫描员接到退回通知，退还实物票据，报账人签收后完成实物单据补扫流程。审核员发现不符合要求的影像时，与扫描员确认是否为报账人错误提交。若无法提供合规单据，审核员退单；若提供合规票据，审核员退票，扫描员通知报账人领取，继续补扫流程。归档员的影像复核不一致时，可联系扫描员确认原因。

3．实物档案重扫流程。在扫描员与归档员对接不一致的情况下会执行实物档案重扫流程。如为影像不清晰的情况，由扫描员查找原始单据并重新扫描。对于单据发票和报账金额不符、票据不全现象，如是扫描员造成的漏扫问题，由扫描员查找原始单据并重新扫描遗漏的实物单据，如是报账人提交单据不全，则转入实物单据补扫流程。

4．会计档案归档流程。对于非会计凭证类会计档案，归档员从扫描员处获取实物单据，整理后装订保管。对于会计凭证及其附件，归档员接收扫描员邮寄的实物单据，核对数量并分类。定期批量打印会计凭证，整理并核对附件数与电子影像的一致性。

5．档案查询及借阅流程。通过线上或线下方式向档案员提交档案查询及借阅申请，说明借阅类型（电子或纸质）、借阅时间、借阅影像单据号或实物档案名称等信息。根据公司档案借阅规则，经内控权限下相关领导进行审批，借阅人需按时归还。

6．档案移交流程。档案员根据公司档案管理要求定期清点整理需上交保管的档案，并填制档案移交清册。经财务共享服务中心总经理、档案管理负责人审批后，将相关档案和移交清册交至公司档案管理部门负责人。负责人与档案员共同清点接收档案，确认无误后方可接收，并在档案移交清册上签字。签字确认的档案移交清册由档案员保管，留存备查。

责任编辑　刘霁

主要参考文献

［1］王晶，张能鲲．财务共享模式下N烟草企业业财融合实践[J]．财务与会计，2023，（14）：27-30．

［2］余永亮．基于业财融合视角的智能财务框架设计[J]．财务与会计，2022，（8）：67-69．