国投集团财务共享中心电子院板块分中心的建设与成效

张慧

中国电子工程设计院有限公司（以下简称电子院）是国家开发投资集团有限公司（以下简称国投集团）所属二级板块，下属10余家子公司、若干分支机构，所属员工4 400余人，年收入规模百亿元左右。为使财务管理工作更好地支撑集团战略落地、协同业务发展，最大化发挥其价值，2017年国投集团推动以共享财务、业务财务和战略财务为三个分支的“三分财务”转型，建设并上线了财务共享中心，主要内容为费用及资产报销类业务。2018年5月，电子院积极响应国投集团财务转型要求，正式启动了国投集团财务共享中心电子院板块分中心（以下简称共享分中心）的建设工作。该项工作于2019年6月完成了板块内主要子公司和分支机构的推广应用，在2020年8月进一步完成了电子院板块内全部组织的集中作业。

共享分中心实现了共享平台与核算系统、税务系统、支付系统、人力系统、主数据系统、项目管理系统、科研管理系统、OA办公系统等10余个外围系统的对接，打通了系统间的壁垒；实现了板块内全组织、全业务、全流程线上作业，并面向全体员工开放；全组织财务基础工作采取标准化、高效化、集中化的业务处理方式。共享分中心的建设提升了财务基础工作质量、效率，同时完善了内部控制，促进了业财融合，提高了数据使用价值，促成了“三分财务”体系的搭建，促进了财务部门更好地履行价值创造和风险防范的双重职责。

一、提高工作效率和质量，助推“三分财务”格局的形成

在系统建设、推广和集中作业的过程中，电子院通过不断地寻找并消除各组织间的业务处理差异，板块整体财务基础工作达到了高度标准化。在板块内组织集中作业后，电子院制定了板块全组织适用的《共享分中心业务标准审核手册》。共享作业人员根据手册要求，按统一的标准、原则审核处理不同组织的业务，改善了以往各组织各自审核处理业务导致的工作质量参差不齐的情况。通过信息化手段的应用，在共享平台上对凭证模板进行统一配置，对事项标准、审批流程进行系统控制，几乎消除了核算的错误和事项标准及流程的人为审核差错，使得电子院板块的财务基础工作效率大幅提升、质量得到了明显改善。

截至目前，共享分中心财务人员仅8名，其中复审3名、初审4名、资金岗1名，集中处理板块内上线的27个组织的全部业务。月均单据处理量约1万张。财务基础业务处理效率已颠覆传统模式，大大降低了基础核算人员的数量。

共享分中心的建设推广和集中作业释放出大量的基础核算人员去从事更加有价值的财务工作。目前电子院板块全部财务人员形成了总院共享中心财务、属地业务财务和总院战略财务“三分”的财务队伍，为业务部门和公司领导的日常管理及战略决策提供高质量的财务专业支持，促进电子院核心业务发展。

二、推动业财融合，适时管控业务风险

共享平台通过与业务系统充分对接，打通了财务数据和业务数据间的壁垒，实现了数据的流动性，为后续发挥数据价值奠定了基础。共享平台与XPM（项目管理）系统、科研系统、合同系统、主数据系统等重要前端系统进行了全面的对接，实现了人员信息、客商信息、项目信息、合同信息等相关数据在系统间的传递。基础数据在前端业务系统进行源头录入并经过审核后，推送至主数据系统，再由主数据系统分发至共享平台加以使用。通过系统对接，数据交互，大大提高了信息的透明度，为业财融合的开展、业务风险的管控提供了极大便利。

在项目预算管理方面，合同签订立项后，业务人员需要通过XPM系统编制项目预算，经过相关审核后，XPM系统会自动将项目预算推送至共享平台。在项目实施阶段，共享平台会按项目预算对项目支出进行严格的刚性控制，防止预算外支出的发生，有效控制项目成本。成本发生后，共享中心会再将项目实际支付数据实时反写到XPM系统中，便于项目管理人员及时查看项目执行情况，进行项目预算与实际分析和进度管控，提高了项目预算管理能力。

在项目财务管理方面，业务财务可通过共享平台查询功能，及时了解每一个项目的收款、开票、收入确认、成本支出等全维度的项目数据，从而更好地了解项目整体情况，对项目进行管理。

在协同配合方面，通过业务系统审批流和共享平台审批流之间的传递和整合，可以方便后续审批人员了解到前续相关部门人员的审批意见和问题提示，加强了信息的互通共享，丰富了信息沟通的渠道，提高了对项目风险的把控能力。

三、充分挖掘积淀数据，发挥数据资源价值

共享分中心涵盖了电子院板块全组织全业务，并且集成了若干前端业务系统，获取了大量数据。为充分发挥数据价值，电子院在共享平台中建设了BI（商业智能）展示模块，可实时抓取各生产单元的合同签订数据、收付款及收入利润数据，并通过可视化图表展示的方式，帮助管理部门和单位领导实时了解各生产单元的年度指标执行情况，还可以进行内部对标分析，更好地指导各生产单元的业务开展。

由于电子院板块全组织全业务均通过共享分中心进行集中处理，板块内所有业务数据完全透明可视，电子院总部可获取每一条数据信息，必要时可通过跨组织、跨地区的实时数据整合和查询工具，对数据进行深入分析，极大提高了财务数据分析的细度、深度、广度，丰富了分析的维度。财务人员可充分利用“一手”数据提供及时准确的信息，帮助公司领导更好地管理和指导生产经营活动。

四、构建预算管理模块，切实实现预算闭环管理

电子院在共享平台上开发建设了全面预算管理模块，预算管理模块实现了从编制、审核、汇总、下达、执行、调整、控制、分析的全过程管理。

在预算编制环节，各职能部门和生产单元通过线上填报预算表单，提交相关归口部门进行审核，再由财务部进行一键汇总、审核、上报及下达，提高了预算编制环节的工作质量和效率，减少了大量线下表单反复传递和手工汇总的工作量；在预算执行环节，可以做到结合电子院自身管理需要和集团成本管控要求，对于重点关注的可控费用采取单项金额严格控制的刚性策略，对于非重点费用采取打包总额控制或超预算提示的柔性策略，这种刚柔并济的灵活管控方式，既加强了预算执行的严肃性和指导意义，又一定程度上保证了业务处理的时效性；在预算调整环节，由预算调整需求部门通过预算调整子模块提交预算调整的具体内容和金额，并附相关决策文件，经归口部门和财务部审核后，下达执行，历次调整记录均在系统留痕，便于后续分析和查看；在预算分析环节，通过设计开发预算执行情况查询表，可实时查看各部门的预算执行情况，及时了解预算执行偏差，用于指导后续工作的开展。

五、充分利用信息化手段，促进财务发挥监督职能

由于电子院板块各组织的全部业务都通过共享分中心集中处理，电子院总部可以实时查看板块内全部组织的数据，并对其进行监控，这就改变了以往仅能通过报表及分析报送对子公司进行了解和管理的传统方式，大大加强了集团型总部的管控职能。随着系统的建成和不断优化完善，共享分中心已日渐成为电子院财务风险管控的有利屏障。

通过在共享平台设置相关报销要求、事项标准和审批流程，实现系统自动审核、刚性控制，减少人为判断的错误率。比如对于频繁发生的差旅费，可将不同职级员工可享受的乘车、住宿标准及补助标准内设进系统，在员工发生差旅事项报销时，系统会根据主数据传递的人员信息自动校验该员工乘车、住宿是否存在超标的情况并进行相应提示，同时自动计算各项补助的金额，减少了人工判断和计算的工作量，降低了差错率，提高了效率。再比如对重点关注的招待费事项，提前将各类招待的相关标准嵌入系统，由系统进行自动审核，业务人员在事项发生前必须在共享平台填报招待事项申请单并经过审批，在事项发生后报销时要关联该事项的申请单，实际发生金额及标准必须控制在申请单以内，加强了对招待事项的约束性，严把合规关。

此外，通过共享平台与税务系统的对接，实现了发票的自动验真、校重和提示，帮助财务人员及时识别虚假发票和重复报账的电子发票，避免了人为判断的疏漏导致相关税务风险。

（作者单位：中国电子工程设计院有限公司）

责任编辑　姜雪

主要参考文献

［1］呼青峰．F集团财务共享中心项目的实施路径及成效[J]．财务与会计，2022，（18）：77．

［2］沈莉琴．财务共享模式下的企业财务转型及企业运营风险管理与防范[J]．国际商务财会，2022，（1）：94-96．