时间:2023-11-16 作者:王晶 张能鲲
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摘要:
基于大数据背景下的B高校业财一体化平台建设
王晶 张能鲲
作者简介:王 晶,大信会计师事务所(特殊普通合伙)副总经理;
张能鲲,中雪投资(北京)有限公司总裁。
摘 要:在大数据背景下,进行业财一体化平台建设可以提升财务管理精细化程度、促进财务管理技术与实务操作融合发展。本文系统分析B高校业财一体化平台建设情况,从设计蓝图、应用设计及功能模块构建三方面对业财一体化智能报销系统的构建与实施进行介绍,指出借助业财一体化平台优化固定资产管理申购、入库、使用和报废的具体方法,并提出加强信息安全性防范、落实责任与设施维护及遵循系统与扩展原则的平台构建要点。
关键词:大数据;业财一体化;高校财务管理
中图分类号:F275 文献标志码:A 文章编号:1003-286X(2023)17-0062-05
B高校通过构建业财一体化信息网络平台,充分利用大数据分析技术进行财会信息系统和其他行业信息系统的交叉融合,减少信息传递中的信息传播滞后状况,从而实现资产管理以及工资管理等方面的信息整合。
图1 ...
基于大数据背景下的B高校业财一体化平台建设
王晶 张能鲲
作者简介:王 晶,大信会计师事务所(特殊普通合伙)副总经理;
张能鲲,中雪投资(北京)有限公司总裁。
摘 要:在大数据背景下,进行业财一体化平台建设可以提升财务管理精细化程度、促进财务管理技术与实务操作融合发展。本文系统分析B高校业财一体化平台建设情况,从设计蓝图、应用设计及功能模块构建三方面对业财一体化智能报销系统的构建与实施进行介绍,指出借助业财一体化平台优化固定资产管理申购、入库、使用和报废的具体方法,并提出加强信息安全性防范、落实责任与设施维护及遵循系统与扩展原则的平台构建要点。
关键词:大数据;业财一体化;高校财务管理
中图分类号:F275 文献标志码:A 文章编号:1003-286X(2023)17-0062-05
B高校通过构建业财一体化信息网络平台,充分利用大数据分析技术进行财会信息系统和其他行业信息系统的交叉融合,减少信息传递中的信息传播滞后状况,从而实现资产管理以及工资管理等方面的信息整合。
图1 B高校智能报销系统设计蓝图
(一)系统设计蓝图
B高校依托“云服务+移动互联网技术”,在打通业务及财务体系的基础之上构建实施智能报销系统(见图1),以提升报销效率为目的,进行财务报销事项前、中、后期的完整高效流转及监查。
(二)系统应用设计
1.主业务流程设计。在业财一体化主业务流程中,业务人员在智能报销系统发起业务申请单并在事前完成业务流程审批,业务活动过程中报销人可将原始单据通过扫描上传至智能报销系统,直接关联原有报销单,提交报销申请。再由财务人员在系统中进行审核、出纳执行支付操作,实现了业务流和财务流相融合,数据信息同步流转,最后形成统一业务信息查询报表和财务凭证。
此设计可在一定程度上减少信息的重复录入,清晰记录具体业务环节流转情况,同时智能报销系统还与相关财务账务系统相对接,业务人员在申请单和报销单中录入的信息通过科目映射自动生成会计分录,使得会计核算工作更加标准和规范,减少财务人员基础核算工作量。
图2 智能报销系统基本功能
2.系统云平台设计。智能报销系统是依托云计算科技的报销管控系统,涵盖网络密钥、网络认证、信息登录认证等多项技术,从外部信息认证到内部权利管控等方面为客户提供安全支持,确保各项信息安全,具备便捷高效、稳定易用等优势。使用云计算科技不仅可以确保信息的安全性,还可以较大程度实现资源共享,便于为管理层提供更智能、高质量的财务管控决策方案。
云计算的具体部署方法,一般包括了公有云、私有云和混合云三种类型。与其他两种类型相比,公有云具有高度扩展性,是部署在互联网上的云平台,主要面向互联网用户,最大的优势是与应用程序、操作系统等有关的所有数据信息均存储在公有云供应商处,用户通常是以月为单位按需付费。由于科研类行政事业单位一般规模较小,通常选用投资金额较少的公有云,以控制其运营成本。因此,本文构建实施的B高校智能报销系统是基于公有云模式,允许用户利用网络实现托管、部署以及访问。
云系统的基本结构包括入口层、中间层、基础设施层,入口层是融合了门户的系统,内容包含客户、管理人员接口和第三方服务接口;中间层是最关键的业务部分,涵盖了智能报销系统的全部线上服务;底层为平台的基层设施,涵盖基础的虚拟化信息池、关键数据库以及可收集的第三方信息等,利用数据库集群部署,确保系统运行的安全性以及持续性。在平台完善的流程中,需配合信息管控、经费管理、运营管理,确保线上平台的正常运行。
3.B高校智能报销系统集成设计。B高校智能报销系统能够实现与账务系统集成,同步传输线上报销体系中的借款信息和报销信息至账务系统,同步生成借款以及费用报销凭证。智能报销系统能够与银企系统集成,财务审核结束后流程流转至出纳环节,有关金额、支付账户等信息将同步传输至银行网银系统中。出纳直接在智能报销系统中进行支付操作,网银系统接收到相关数据信息后,将资金划拨至所提供的对应账户,完成无现金报销,不仅缩短了报销周期而且减少了账户信息重复录入的工作。
(三)系统功能(见图2)模块构建
1.票据扫描识别模块。报销人通过移动端或PC端进行发票报销申请,填写单据时可以通过手工录入或Excel导入的方式录入发票信息,也可以通过移动端拍照(OCR识别文字)、扫描二维码、电子发票导入的方式由系统自动识别信息填写报销单。智能报销系统识别发票后,按照介质、信息、类型等进一步细分。针对电子发票,通过API接口实现平台直连上传;针对纸质发票,则按预设模块要求,针对不同类型发票进行分类、识别、归集的一系列操作,最终实现对票据的线上分类。为提升效率,针对OCR扫描识别系统,还可以进一步拓展模块的功能和作用,一方面实现针对发票类型、类别、属性、其他特征的系统分类,另一方面实现针对发票金额、票号的精准识别和内置比对,从而避免重复报账。通过拍照还可以一次识别多张票据,大大减少了报销人员手工录入的工作量。
2.智能商旅报销模块。系统与第三方商旅平台对接处理差旅出行问题,报账人可以通过系统直接选订高铁、飞机票,直接生成电子发票关联报销单,员工可以暂存报销申请或直接提交审批。其智能审批环节能够自主读取出行节点、地址和住宿等信息。另外,还可以根据出差审批数量及工作岗位数据智能计算出可以报销区域内的交通费、住宿费和餐补、通讯补贴以及其他津贴额度。有关负责人通过电子审理系统实现线上审批,系统自动生成记录并生成报销凭证,由财务人员进行审核支付。最后全部报销流程会推送至综合查询模块,供报销者在线查询。智能商旅报销主要涉及报销人、工作单位领导、财务和出纳人员以及档案管理人,主要内容包括个人出差申请、审批、支付和归档,其模块应用如图3所示。
图3 智能商旅报销模块构建
借助智能商旅报销系统,B高校商旅费用支出(包括酒店住宿、机票、商务用车、办公用品、宣传材料、劳保福利等)可以通过API接口实现与外部第三方商旅和商超平台的无缝链接。通过一体化OA审批规范和在线申请、在线链接、在线下单、商旅核销、商超核销的智能一体化方法,实现线上消费事前到事后的闭环管理,解决了事前决策在事中监管的操作困难,提高了事中监管与事后审计监督的协同效率。通过使用统一的账号进行结算,员工不需要垫付资金,大幅减少了处理报销事项的时间,财务基础核算工作量也大幅降低。
3.预算管理模块。一是通过预算维护进行预算授权,系统支持年度预算和“一事一议”预算的额度授予,支持预算变更维护。财务人员可以通过PC端按照预算场景及多种维度(包括预算项目相关、组织架构相关、自定义维度)查询预算使用情况。报账人提交报销单据时进行预算实时校验,管控规则支持“预警”和“禁止提交”两种。可根据各成本中心计算分月、分季度、年度预算过程,填报预算分析表格。根据提供的正常预算值,对报账人进行预算预警提示。二是对于预算执行结果进行评价,使用评价指标、量化标准对各部门预算编制情况、预算执行情况以及预算合规情况进行分析,如预算编制合规性、费用预算执行率、预算审批合规性等。同时归集各类费用支出,进行分析并给出评估结果。
4.数据报表功能模块。通过业务单据绘制VPhoto预算报表,显示预算占用情况。从项目、单位、部门、费用类型等角度展示预算执行情况和剩余额度,可追溯B高校花费来源;根据报销系统单据编制报表,满足管理者对单位内部花费情况的考核需求,实现精细化财务分析,为B高校决策提供数据支撑。
按照高校不同部门和职级人员采取不同权限的组合查询方式,实现个性化的信息获取。通过个性化的查询设置满足统计分析的多维度口径,各类角色账户也具备多样化设置的查询项。财务信息的综合查找操作基于系统各种角色客户,包括财务工作者、部门主管以及项目负责人等。
(一)固定资产申购流程优化
图4 业财一体化下高校固定资产验收管理流程图
通过业务流程的节点融合财务服务的流程优化,解决过往人工识别预算滞后、繁琐问题,减少人工操作的出错概率,规避了超预算支付等匹配错误情形。借助一次预算识别和二次资金锁定,实现预算匹配与设备资金确认的智能化与自动化,进行真正意义上的资金管控,减少预算查核、资金支付、票据匹配、报销核销的各个节点错误与工作遗漏。借助业财融合一体化的API链接和功能模块,实现实时查询进度、资金流和业务流的阶段性进展,系统解决采购资产的流程匹配,规避资金支付错误风险。
(二)固定资产入库验收流程优化
1.B高校固定资产系统通过API实现与财务报销管理系统的无缝链接。B高校的供应商从固定资产系统中获得采购申请表,比对采购合同,确定付款节点,落实固定资产入库和验收生成的编号,填报B高校的有关资料,由B高校固定资产经理审核后再填报B高校财务的有关资料,包含了资金账户、付款代码、支付记录等内容,B高校固定资产管理的有关数据也将传递给财务预订管理系统,从而产生财务预订号。客户凭开具的票据完成固定资产验证入账。使用接口可以实现“一次性录入,数据共享”,客户无须使用财务预约管理系统再次填报有关情况。
2.财务信息系统确定的凭证智能化相关定义。按财政部与教育部明确的固定资产信息分类要求设计并计入B高校固定资产管理系统的要求内,逐一关联并稽核B高校资产编码和资金支出的匹配性。通过与B高校财务管理系统API接口实现固定资产编码信息的集成复用。同时,将对应B高校财务管理系统的各项费用形成固定资产会计报销和分录,并按照资金支出总额列支。
凭证智能化模式实现了财务记账的高效性与准确性,实现了资产申请、采购、验收、入库、使用、报销、核销的业务过程与财务核算入账、计提折旧、评估增值等财务工作的无缝对接,解决了资产管理和财务管理的协同,还实现了资产价值变化的及时调整,彻底解决了过往报销、核销各个时间节点延迟使得资产购置、价格变化等管理过程不相符的问题。
3.完成记账凭证审核后,通过接口将财务凭证号退回B高校平台,计提服务当场完成验收。而未能退回凭证号的计提服务,则确认为未进行会计报销服务,由财务主管部门尽快予以催报。月末,通过财会管理系统计提项目账面价值和B高校管理系统中的账面价值加以比对,从而快速定位,方便了记账服务。同时,使用者还可以在财务预约管理系统中查看各种计提服务的物流状况,并随时可以对计提服务进行动态查询。此外,通过财务管理系统推出的短信服务,使用者还能够随时随地获得B高校相关资讯,从而实现了服务透明化管理。优化后的业务流程见图4。
(三)固定资产使用流程优化
根据《高等学校会计制度》有关规定, B高校在清查结果的基础上对信息系统计提折旧。如信息系统已录入政府资产清单,则根据清单计提折旧。固定资产管理系统依据清查结果调整系统内部有关的财务数据。同时,根据B高校类别及初始化负债的使用期限,由债务管理系统设定,针对设定的月末计提折旧时间节点,按照预设及时向财务管理系统发出确认B高校所有设备折旧的计提指令,财务部门按照折旧计提指令预制相关单据。这个过程中,需要依据系统预置凭证智能化模式制作单据,智能化单据可以按照特殊情况进行个性化调整,以满足特殊固定资产的填报需求。同时,将记账调节后的财务数据反馈给负债管理系统进行调节记账,确保财务数据一致。
(四)固定资产报废流程优化
主要涉及处置收入与处置支出两方面。资产报废申请单经主管审核合格后,匹配需要报废设备当前折余后账面价值、设备类型、使用成新率等,经过API传送信息给财务管理预订管理系统,得到财务管理预订号。负债管理系统在根据智能票据的定义模型完成登记及审核后,将凭号退回至负债管理系统,由负债管理系统确定报废结果。
图/全景网
(一)加强信息安全性防范
财务信息化过程中,数据需在开放的互联网条件下使用,因此需要确保信息管理系统安全,避免出现黑客攻击、数据泄漏、人为破坏、过度使用、过度承载等直接导致财务安全风险的事故发生。因此,B高校财务信息化建设的资金需要首先保障网络技术投入,确保财务信息平台的安全性。为解决高校财务管理信息化无法获得统一安全标准的问题,B高校结合师生人数、高校位置、人员属性等情况,从构建物理防火墙、建立相应制度规范、设置不同活动权限、实行专业的物理和虚拟财务信息中心管控模式、融合使用财务管理系统等五个维度建设财务信息化安全体系。
(二)落实责任与设施维护
在业财一体化平台的推动建设上,需要注意落实项目负责主体。设置专业的信息化建设领导团队,对信息平台的建设管理工作实行全面管理。
B高校需要重视硬件设备方面的统一维护管理;在信息网络平台的建设中,指派专业技术人员对数据进行再次甄别,将具有市场使用价值的真实信息保存起来,同时收集其余的信息,以确保信息的合理性。B高校的管理团队还应当重视数据分析的实效性,保证数据的准确性,做好数据系统的实时更新。应当设置专门的监管系统,对于大数据分析的不同情况,进行定期的安全评级,实时监控采集高校内部的信息变化状况。
(三)遵循系统与扩展原则
针对系统设计原则,全校信息化建设需要综合考虑高校业务与财务的协同性,确保一体化总体规划设计的前瞻性、全局性、系统性。要确保财务信息化平台与业务平台的融合,改善财务与业务融合效果,系统解决过往业务、财务、稽核、审计的脱节问题,实现审计监督系统的对接与融合。
由于财务信息系统的建设是动态、持续、优化、迭代的过程,因此一方面要考虑高校个性化的财务管理诉求,另一方面也要结合高等教育发展的趋势、政策、技术的变化,做好财务模块和业务模块协同,针对业务需求和信息化建设趋势,为硬件设备、软件系统的功能模块提前预留扩展空间。需要结合顶层战略规划,将财务信息化建设方案融入业务执行方案,按照财务融合业务、支持业务的方式形成协同,结合高校经济业务类型和审计稽核要求,实现业务、财务、监管的智能匹配和关联,提升各个节点的效率。同时结合发展需要预留拓展和优化空间,及时做好业务与财务融合平台的优化迭代。
责任编辑 李斐然 穆雍韬
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