时间:2023-11-15 作者:李占杰
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摘要:
A集团共享中心拓展内控管理服务的实践与探索
李占杰
A集团是特大型石油石化企业集团,业务范围涵盖油气勘探开发、炼油生产经营、化工生产经营、产品营销服务、石油工程技术服务、炼化工程服务、新能源开发利用、工程建设等。共享中心作为A集团旗下共享服务专业化公司,在为集团所属企业提供财务、人力资源(HR)、互联网技术(IT)、党务和商旅等一体化共享服务解决方案的同时,充分利用业务运营、流程创新、数据平台等专业优势,积极探索共享中心内控管理服务方向,进一步推动会计职能对内拓展。
(一)内控设计服务
新形势、新业态对内部控制管理提出了更高的要求。共享中心为集团企业提供共享服务,吸取了不同业务板块内控管理经验,全面梳理现行内控制度,同时根据企业生产经营业务流程,设计了内部控制体系架构,建立了满足合法性、合规性和完整性要求的内控制度文档体系及业务流程。
1.梳理排查风险点,制定风险清单。根据A集团风险控制目标及各线条业务特点、经营管理状况等,收集风险信息,识别相关风险源及其因素,细化分解本企业的风险,形成公司风险清单。
2.查找制度差异点...
A集团共享中心拓展内控管理服务的实践与探索
李占杰
A集团是特大型石油石化企业集团,业务范围涵盖油气勘探开发、炼油生产经营、化工生产经营、产品营销服务、石油工程技术服务、炼化工程服务、新能源开发利用、工程建设等。共享中心作为A集团旗下共享服务专业化公司,在为集团所属企业提供财务、人力资源(HR)、互联网技术(IT)、党务和商旅等一体化共享服务解决方案的同时,充分利用业务运营、流程创新、数据平台等专业优势,积极探索共享中心内控管理服务方向,进一步推动会计职能对内拓展。
(一)内控设计服务
新形势、新业态对内部控制管理提出了更高的要求。共享中心为集团企业提供共享服务,吸取了不同业务板块内控管理经验,全面梳理现行内控制度,同时根据企业生产经营业务流程,设计了内部控制体系架构,建立了满足合法性、合规性和完整性要求的内控制度文档体系及业务流程。
1.梳理排查风险点,制定风险清单。根据A集团风险控制目标及各线条业务特点、经营管理状况等,收集风险信息,识别相关风险源及其因素,细化分解本企业的风险,形成公司风险清单。
2.查找制度差异点,修订控制措施。面对面与业务管理部门对接每一个风险点、控制点的修订意见,制定与经营状况更加契合、有效的控制措施。依据集团层面管理制度和企业内部相关实施细则,查找业务管理制度与内控手册的差异,更新内控流程设计,逐条修订内控措施,实现风险控制目标。
3.梳理业务关键点,修订权限指引。共享中心通过梳理查找业务的关键节点,识别风险并评估影响程度,严格按照各层级领导分工与部门职责,清晰、简明、连贯地制定控制环节权限,避免权力交叉、权责冲突、越级越权或权限遗漏等异常权限问题。
(二)内控测试服务
共享中心成立之初,吸纳了A集团内部财务、人事、经营、工程等各岗位业务骨干,具备了内控测试服务的先天条件。内控测试服务的目标主要包括两个方面:一是检查业务流程中风险控制措施是否有效执行;二是检验内控架构设计是否合理,流程是否完善。
1.确定测试范围,编制工作方案。共享中心结合集团公司及被测试企业年度工作目标,综合考量业务发生频率、风险等级等因素,在征求业务主管部门意见后,以内控测试替代专业检查,明确内控测试内容。对检查内容、测试样本进行分析,制定检查测试标准,合理安排访谈、抽样、实地查验等检查测试方式,编制内控测试方案。
2.线上抽样测试,线下访谈检查。共享中心按照内控测试方案,分析每个控制点样本存放途径,充分发挥数据中心优势,并通过合法合规的途径获得业务系统的查询权限进行线上测试样本采集。在样本抽取时,侧重抽取主要供应商及客户等重要业务发生对象和异常业务发生对象的样本、金额较大和金额异常的样本、某些特定或非正常事项的样本、控制点或权限指引列明情形的样本等。对无法线上采集样本的控制点,进行线下访谈检查,检查内容侧重线上测试发现的异常以及线上无法查验的现场情况、资料。在对接访谈中,访谈对象包含高风险岗位重点人员,重点关注关键岗位人工控制点、需要依赖岗位人员能力进行判断的控制点、管理层可能越权的风险点等内容。
3.汇总测试结果,出具测试报告。共享中心根据线上抽样、线下检查结果,汇总内控测试底稿,分析控制点未有效执行的原因,落实相关责任部门。内控管理部门下发整改任务,内控责任部门组织整改。对于内控流程设计、内控组织架构搭建存在的问题,共享中心负责提出管理建议、提供改进方案。同时协助制定内控考核管理办法,围绕公司目标开展持续监督,发现解决对生产经营具有实际意义的问题,帮助被测试企业完善内控体系建设。
(三)内控培训服务
共享中心拥有经验丰富的财务专家、人力资源专家、IT专家和内控研究专业团队,可以为企业提供内部控制与风险管理系列培训服务,包括内部控制理念宣贯、风险案例解读、内控体系建设与评价等课程,帮助企业员工更深入了解内控最新要求,识别和防范企业重大风险,积极促进企业内控管理持续优化,提升内部控制执行有效性。
1.定制培训方案。共享中心按照企业内控管理部门、人力资源部门培训需求,明确培训目标、培训方式,策划培训课程,配备讲师团队。培训方案设置两种模式:一是套餐模式,按照规范流程对企业参培人员进行系统性培训;二是菜单模式,甄选差异化培训课程,制定个性化内控培训方案。
2.保障培训效果。共享中心根据培训方案,采取全过程培训效果管控。培训前,课程内容采用内控专家团队审核、模拟试讲等过程管理,保证培训课程质量。培训中,专人负责参培人员、授课讲师的出勤率、课堂效果考核,严肃培训纪律。培训结束,共享中心负责审查培训效果,采取笔试和实操相结合的方式考察参培人员学习成果。同时收集企业对培训内容的评价,作为授课讲师的考评依据。
(一)促进内控管理规范化执行
共享中心提供内控管理服务,履行监督职责,有效减少了内控管理中人为规避问题的情况,及时防范化解经营风险;承担内控管理基础工作,解决了企业内控管理人才短缺现状,帮助企业内控管理人员转型,提升企业风险战略管控能力;通过内控管理服务向业务延伸,将共享业务与公司运营相结合,充分反映集团内控管理状况,促进内控管理规范化执行。
(二)促进内控管理标准化建设
在内控测试工作中,由于季度内控测试涉及的人员多、层级多、覆盖范围广,集团内各版块业务管理方式不同,造成业务标准不统一,同时企业测试人员对风险点、控制点的理解也存在差异,抽取的样本无法客观评价控制措施是否有效执行、内控测试流程设计是否完整。共享中心提供内控管理服务,依托共享流程化、标准化建设,帮助集团企业制定标准样本,规范内部业务管理,促进内控管理标准化建设,提升内控管理水平。
(三)促进内控管理体系化运行
共享模式实施后,企业业务流程再造,新的风险不断产生,企业对会计基础信息质量的控制力下降,风险防控难度提升。共享中心加入到集团公司内控管理线条,形成了集团总部、共享中心、企业“三位一体”的内控管理模式。共享中心通过提供内控管理服务,充分评估共享模式实施后的各种风险,梳理和识别关键环节的风险事项,厘清风险防控责任,推动集团业务全流程、全链条风险管控,促进内控体系实现闭环管理。
(一)加强人才培养,组建专业团队
企业内控管理工作涉及的业务线条多,共享中心随着业务迁移、工作岗位变动,脱离了业务流程。共享中心需要充分挖掘内部人才,集中优势力量,培养内控管理专家团队。团队成员需要加强业务交流,不断学习企业最新的工艺流程、业务内容,提升综合素质,打造共享中心内控管理服务品牌。
(二)提供定制服务,拓展会计职能
共享中心需要探索新的工作机制,不断完善内控管理服务项目,拓展升级会计职能,实现利用共享中心专业团队完善集团企业制度体系的目标。在加强内部会计监督、有效开展风险防控的基础上,提供内控培训、内控评价、内控手册搭建等差异化内控管理订制服务,满足集团不同业务板块的经营管理需求。
(三)实施实时监控,建立智能系统
共享中心可以以标准化建设为契机,借助领先的信息化应用技术,通过业务系统与财务系统的高度集成和融合,实现信息的自动传递和存储,建立内控智能化管理系统,打通各业务线条运营系统之间的壁垒,在线抽取标准化样本,以达到加强重点业务和流程的监管、核心重点工作和关键指标的监控的目的,逐步推进内控管理信息化、智能化升级。
(四)推动数字转型,支持战略决策
共享中心作为企业的“资源管理中心”,可发挥信息化、网络化、智能化赋能优势,按照“数据+平台+应用”模式,强化数据治理与系统深化应用,实现资源共享、系统互通和管理优化,促进内控工作数字化转型,提升集团企业管理水平和风险管控能力,为集团公司战略决策提供支持。
(作者单位:中国石化共享服务有限公司濮阳服务部)
责任编辑 林荣森
[1]孙卉.新时期背景下企业财务管理内控制度建设及财务风险规避研究[J].财经界,2023,(8):150-152.
[2]陈奕青,张富利.大数据环境下的国家治理与风险应对[J].广西社会科学,2021,(3):16-25.
[3]刘桂娥.数字化视域下企业内部控制信息化转型策略[J].纳税,2023,17(4):4-6.
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