高校智能差旅平台前期建设的几点建议

杨波　张超　秦锂

当前高校通用的智能差旅平台存在一定共性：一是与企业差旅平台建设思路相一致，出差人通过差旅平台完成出差申请、订票、住宿预订、出行确认等，出差结束后无需再提交报销单据，也不需要垫付或预借差旅费，由学校财务和在线商旅平台直接进行出差费用统一结算。二是通过引入第三方商旅平台，实现高校财务与各类交通、酒店等供应商的结算。三是重视系统的自动化处理功能，通过将出差管理审核流程和财务审核规则嵌入差旅平台中，实现系统的自动业务处理和实时财务监管。

（一）现有高校智能差旅平台存在的问题

1．现有平台无法解决发票未全面电子化问题，当前火车票、汽车票未实现全面电子化，部分住宿费发票、会议费发票等出差票据也存在纸质票据的情况，其电子扫描仅属于票据影像化，不能直接作为会计档案，含有纸质票据的报销单据仍需采取线下投递方式，造成了平台报销和传统报销方式并存的局面。

2．是否值得引入第三方商旅平台。与企业差旅报销不同，高校与第三方商旅平台无直接资金往来，是否引入第三方商旅平台值得思考。一是第三方商旅平台的引入增加了额外管理成本。首先，第三方商旅在高校差旅报销过程中最大的作用是可以将火车票进行电子化，但每张车票开具发票都要额外增加成本；其次，高校需要投入大量的系统维护费用，对在线商旅平台系统任何微小的更新和改动都要及时响应，同时受开发成本限制，差旅平台不可能接入所有在线商旅平台。二是第三方商旅平台无法检测出科研人员出差的真实性。出差人在平台预定车票、酒店后，无论是否真正出行，仅凭网上所订的票据就能够直接进行财务报销，增加了财务审核风险。三是第三方商旅平台带来的监管风险。不同的第三方商旅平台资源渠道不同、价格及服务差距较大，高校对其议价过程、平台算法均难以做到有效监督，同时高校科研人员的出行数据保留在第三方平台里，高校无法对其进行直接监管，若第三方系统被攻击，数据很有可能泄露。

3．现有平台自动化程度不高。目前高校科研出差票据不完整情况较为普遍，能够标准化流程的业务量较少，很多出差业务需要提交票据以外的证明材料，现有智能差旅平台自动处理的程度较低，经常需要转为人工审核。而且，目前的平台建设中，对风险的把控着重于对会计凭证前期的审核处理，存在系统处理速度慢、对风险点的切换无法快速响应等问题。

（二）高校实施智能差旅平台的几点建议

1．改革差旅费报销模式。高校可以进一步改革科研出差报销模式，试行全额出差包干，同时改变报销提供票据的传统模式，引入通信大数据行程卡，通过出行人授权提供出差期间行程轨迹作为财务计算包干标准的依据。这种方式一方面简化了报销人和财务人在报销环节的工作量，提高系统自动处理能力，并且行程轨迹能够有效核实出差的真实性；另一方面由于交通工具以及住宿费用等差异化显著（如在同一航班可能有多个价位机票可供选择），全额包干制可以通过事先精细化的出差分项标准，配套激励约束机制，真正达到节约出行的目的。

2．谨慎选择第三方商旅平台，重视平台建设的前瞻性。考虑到平台的可拓展性，高校在建立智能差旅平台时要允许出差人自行购买车票的行为，在充分考虑电子票据、纸质票据和票据不完整的情况下，做好票据及附件的会计电子档案标准化存储的开发工作，并为票据电子化改革全覆盖以及会计电子档案的正式实施做好接口准备。

3．弱化前台审核并强化后台数据监管。在平台建设中应简化报销前段审核规则，更注重后台数据稽查功能的提升，通过细化业务流程节点并标签化，将每一个行程信息作为管控节点，将行程信息、平台订单、票据信息（包括电子票据、纸质票据影像与相关结构化数据）、支付信息、佐证材料等串联交叉验证。一方面能够进一步确保行程的真实性，另一方面也为后续的风险预警、自动稽核与闭环行程分析等提供扎实可靠的数据基础。

（作者单位：合肥工业大学）

责任编辑　樊柯馨