时间:2023-10-10 作者:王茜 张雅枝 李星 齐虹 程燕
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摘要:
同济医院“业财管税档”一体化下智慧报销实践
王茜 张雅枝 李星 齐虹 程燕
作者简介:王茜、张雅枝、李星、齐虹、程燕,华中科技大学同济医学院附属同济医院财务处。程燕为本文通讯作者。
摘 要:费用报销贯穿公立医院各部门与环节,提高费用报销业务质效能够有效提升医院运营效率,推动医院高质量发展。华中科技大学同济医学院附属同济医院提出“业财管税档”一体化的智慧报销体系建设思路及建设核心要点,通过新技术运用及流程再造,以标准化、线上化、智能化为目标,逐步推进智慧报销系统体系构建。
关键词:“业财管税档”一体化;公立医院;智慧报销;业财融合
中图分类号:F275 文献标志码:A 文章编号:1003-286X(2023)13-0023-03
费用报销作为医院整体业务中发生最频繁、最日常的业务场景,其使用范围及流程贯穿医院各部门与环节,接收电子发票等原始凭证种类最多,但长期以来存在流程长、速度慢、要求不透明、人工干预多等问题。近年来,公立医院高质量发展对精细化管理、高品质服务的需求日益迫切,亟需推动新一代信息技术与财务服务深度融合。在此背景下,华中科技大学同济医学院附属同济医院(以下简称同济医院...
同济医院“业财管税档”一体化下智慧报销实践
王茜 张雅枝 李星 齐虹 程燕
作者简介:王茜、张雅枝、李星、齐虹、程燕,华中科技大学同济医学院附属同济医院财务处。程燕为本文通讯作者。
摘 要:费用报销贯穿公立医院各部门与环节,提高费用报销业务质效能够有效提升医院运营效率,推动医院高质量发展。华中科技大学同济医学院附属同济医院提出“业财管税档”一体化的智慧报销体系建设思路及建设核心要点,通过新技术运用及流程再造,以标准化、线上化、智能化为目标,逐步推进智慧报销系统体系构建。
关键词:“业财管税档”一体化;公立医院;智慧报销;业财融合
中图分类号:F275 文献标志码:A 文章编号:1003-286X(2023)13-0023-03
费用报销作为医院整体业务中发生最频繁、最日常的业务场景,其使用范围及流程贯穿医院各部门与环节,接收电子发票等原始凭证种类最多,但长期以来存在流程长、速度慢、要求不透明、人工干预多等问题。近年来,公立医院高质量发展对精细化管理、高品质服务的需求日益迫切,亟需推动新一代信息技术与财务服务深度融合。在此背景下,华中科技大学同济医学院附属同济医院(以下简称同济医院)提出“业财管税档”一体化建设下的智慧报销建设思路,充分运用流程再造、数字治理等方法,达到报销业务全流程标准化、线上化、智能化的目标,实现费用报销管理数字化、合规管控数字化,基于数据的精准管控有效赋能医院管理决策。同时,通过新兴技术在业财融合上的应用实现协同服务、风险防控、降本增效、价值创造,助力公立医院高质量发展。
(一)设计思路
同济医院智慧报销系统的设计思路是以报销业务的电子会计档案建设为抓手,打通内部各信息系统,借助新技术手段,通过“标准化、线上化、智能化”三步骤逐步推进,建立报销业务全覆盖的智慧报销系统,改善财务服务体验、强化财务监管、助力医院高质量发展,让财务人员的职能真正由效率提升转换为价值创造。
1.标准化——统一数据标准,规范业务流程。在信息系统建设中,数据是贯穿始终的重要产出,数据的质量决定着数据价值的高低,影响着业务工作评价甚至医院整体决策。流程是否合理、功能是否实现直接影响着每一环节业务人员的体验感受与工作效率,进而影响医院管理的质量与水平。由此,在数据可靠、可用的基础上,形成统一的数据标准与管理规范,厘清各业务管理流程,建立标准化业务流程,是推进信息化建设提升医院运营管理效率的首要基础工作。
2.线上化——以业财融合打通事前、事中、事后全流程。医院财务部门紧密联合信息部门、业务部门,以费用报销业务的电子会计档案建设为抓手,基于价值链管理重新审视业务全生命周期,通过系统边界的扩张及系统结构的优化,加强信息可视性及业务对接性,切实将财务规则融入业务流程,围绕业务开展的全生命周期形成全过程的监督管控,为业务提供有力的财务保障。
3.智能化——将管控内置提升管理效能。以报销业务产生至归档的全生命周期为改造对象,根据业务财务管理需求、运行所消耗的资源、流转瓶颈、内部控制及风险的根本性思考,有力结合财务共享等消除不增值的业务环节,进行标准化、科学化、智能化的再设计,通过信息化手段将管控充分融入报销的事前、事中控制,促进报销流程与管理效能在成本、质量、服务和速度等方面的改善。
(二)系统架构
智慧报销系统的框架设计如图1所示。一是利用数据治理与流程再造,统一标准化全业务的数据来源及业务数据采集、单据提交、业务审批、财务审核、付款结算、财务入账、归档装册7个环节,让同质业务数据与流程高度标准化。二是补齐缺漏业务系统,并利用信息技术打通智慧报销系统与前端系统及后端系统,实现业务全流程线上化。三是运用新技术(如移动办公、RPA、OCR、数据引擎、知识图谱等),让业务拥有操作简单、自动流转、智能校验、决策赋能等特点,实现各环节高程度信息化与智能化,达到报销流程全生命周期的高效管理。
(三)建设要点
1.运用移动办公技术,实现报销远程办公。打通内外网电脑端与移动端办公平台,为员工提供多平台一站式移动报销工作方式,使报销业务不再受时间和地域的限制。员工不需要担心因跨院区或办公时间影响业务办理,管理层不需要担心因开会、出差导致无法管理业务的全流程,真正实现7×24小时财务移动柜台,报销业务随时随地办。
图1 智慧报销体系的系统架构
2.建立统一发票池,实现票据管控。建立统一的发票池归集医院所有发票报销数据,避免重复报销风险,并通过发票系统数据库实现电子发票的统一、长期、规范管理。同时,打通发票池与其他系统(如供应商平台、智慧报销系统),供应商与报销人可通过电脑上传或绑定收票邮箱、支付宝、微信发票夹自动上传发票至票据管理模块,为后续在线审签提供支撑依据。票据管理模块联动国家税务总局全国增值税发票查验平台进行票据真伪查验,并对票据的合规性(如发票是否重复、是否为电子会计凭证原文件、发票抬头、开票日期是否符合报销规范)进行智能检测,甄别发票真伪,防止重复报销。
3.打通业务系统,实现业财互联互通。在智慧报销系统的前端,打通预算系统、合同管理系统、招采平台、发票池、人事系统等业务系统,通过业务流程与财务流程的联通融合与数据共享,打破以往业务部门和财务部门各行其是、业财数据及流程割裂的情况,实现业务、财务的互联互通,更好发挥财务对业务的指导作用,提高财务数据的时效性与准确性。在智慧报销系统的后端,打通核心财务系统、资金结算系统、电子会计档案系统等,通过审批完成的报销单据自动推送至后端系统,实现数据直接交互、流程完整闭合,提高财务处理效率、规避资金支付风险。
4.内嵌报销规范,实现智能审核管控。在智慧报销系统中设定报销基本规范、费用标准,单据一经提交或审批同意便进行自动检测(如合同是否超额支付、经费预算是否充足、报销金额是否与经费金额/付款金额一致、摘要填写是否符合规范、必填字段是否填写、附件是否上传等)。若系统检测发现不合规事项,将弹出预警提示语告知操作人具体不合规事项,并禁止单据进行下一步流转,通过“智能+人工”审核辅助审批人高效审阅,将风险问题控制在财务审核事前、事中。
5.利用多维度授权及自定义功能,实现流程灵活管控。在流程再造的基础上,基于医院支出管理办法构建覆盖全业务范围的流转节点与流程矩阵,实现业务审批与财务审核的全线上自动流转。并结合各职能部门及科研项目管理的需求,设置多维度授权及个性化定制的审批方式(如经费使用授权、经费审批授权、前置审批授权、流程代理授权、自定义审批流支持流程转办/加签/会签等功能),使线上审批同线下审批一样灵活、便捷。单据提交后按照业务类型对应审批流程依次流转,审批人员随时登录移动平台查看单据详情、审批节点与电子发票等原始单据影像资料,利用碎片化的时间完成审批,大幅缩短报销审批时间。同时,全流程可追溯,审批、修改日志均可查询,强化责任意识与风险控制。
图/武汉同济医院
6.自动入账实现会计核算标准化管控。结合报销业务类型、经费类型、资金来源、单据类型、结算方式、科室属性,梳理出各类业务的财务会计与预算会计分录规则、借贷方摘要规则,植入核心财务系统。一方面,实现付款后会计批量化、自动化一键生成凭证,提高核算效率的业务需求;另一方面,统一会计核算规则,使各项业务数据的财务核算口径一致,减少财务人员的主观判断,提高财务报告及内部管理报告的信息质量基础。
7.建立电子会计档案系统,实现会计档案电子化归档管控。搭建电子会计档案系统,通过打通业务系统(如智慧报销系统、招采平台、合同管理系统等)、核心财务系统、电子会计档案系统,在付款单入账后以付款单号为统一主键代码由凭证向上逐级采集电子银行回单、付款单、合同、附件、发票等归入电子会计档案系统,并在凭证审核记账后一键整理装册上架,大幅提升归档效率。同时,电子会计档案系统根据用户角色分配相关查询、借阅、下载权限,实现多维度便捷查询与在线借阅、下载电子会计档案,提升档案管理的便捷度、规范性与安全性。
(一)协同服务,提质增效
在业财融合与流程再造的基础上,利用信息技术使员工填单效率大幅提升,退单率大幅减少。通过“智能审核+人工审核”模式,使业务审批与财务审核效率与质量大幅提升。随着电子发票的大范围推广使用,大部分报销业务实现线上报销。通过分析展示报销每环节耗时、报销流程归档总耗时、退单率、单据修改日志等数据,量化系统使用情况、识别效率缺陷,精准优化系统操作及报销流程,提升员工满意度。
(二)防范风险,管控合规
通过规则引擎辅助人工审核,有效减少了人工审核的疏漏问题,并从源头上有效加强了费用管控力度。通过智能填单、一键制证/归档等自动化、智能化应用,有效保障了财务数据的一致性,规避会计核算的差错风险。通过多维度费用分析单据提交预警问题分布、业务审批/财务审核驳回次数及原因、费用异常变化等数据,量化合规管控效果和遵从情况,定位遵从情况不佳的业务环节或经办人,加强医院费用监管水平。
(三)降低成本,价值创造
通过定期对报销数据进行监控和汇总分析(如统计分析报销业务发生频率、变化趋势、报销人员科室分布、供应商交易总额等数据),及时高效地输出费用报销全景图,为整合医院总体报销资源进行有效的成本管控提供数据支撑,助力医院降本增效。
责任编辑 樊柯馨
[1]张庆龙.业财融合实现的条件与路径分析[J].中国注册会计师,2018,(1):109-112.
[2]梁伟,郭奕.智慧费用报销的探索与实践——以高新技术企业Z公司为例[J].财务与会计,2021,(19):15-18.
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2023年11月