摘要:
军工企业增值税电子发票报销入账归档实践
李广琦 ■
讨股份有限公司是一家以军工产品为主营业务的大型央企。近年来随着财政部、国家档案局关于推广电子发票政策文件的不断出台,公司接收的电子发票逐年增多。 2021年,公司被列为第三批国家增值税电子发票报销、入账、归档试点单位。针对公司前期存在的缺乏承接电子发票报销入账的信息系统、打印报销浪费纸张、操作程序与国家有关电子发票保存的规定不符、电子发票管理效率低、验真审核手段繁琐低效、无法开展企业数字智慧运营等问题, W公司以多系统集成共享为思路,对公司在电子发票采集、报销、入账、归档过程中的管理应用进行了探索,对军工企业存在的网络隔离不利条件下的实现方法进行了设计。
一、试点项目分析及对策
作为国家一级保密资格单位,公司内部网络与外部公共互联网完全物理隔离,内外网信息交互采用中间机、人工导入导出方法进行。对公司来说,电子发票的采集、报销、入账、归档需要在完全断开的两个网络环境部署,项目实现难度很大。此种情况下,公司决定从差旅住宿费电子发票入手,以差旅报销系统作为电子发票报销平台,以 5人口——财务核算系统为电子发票入账平台,新建会计...
军工企业增值税电子发票报销入账归档实践
李广琦 ■
讨股份有限公司是一家以军工产品为主营业务的大型央企。近年来随着财政部、国家档案局关于推广电子发票政策文件的不断出台,公司接收的电子发票逐年增多。 2021年,公司被列为第三批国家增值税电子发票报销、入账、归档试点单位。针对公司前期存在的缺乏承接电子发票报销入账的信息系统、打印报销浪费纸张、操作程序与国家有关电子发票保存的规定不符、电子发票管理效率低、验真审核手段繁琐低效、无法开展企业数字智慧运营等问题, W公司以多系统集成共享为思路,对公司在电子发票采集、报销、入账、归档过程中的管理应用进行了探索,对军工企业存在的网络隔离不利条件下的实现方法进行了设计。
一、试点项目分析及对策
作为国家一级保密资格单位,公司内部网络与外部公共互联网完全物理隔离,内外网信息交互采用中间机、人工导入导出方法进行。对公司来说,电子发票的采集、报销、入账、归档需要在完全断开的两个网络环境部署,项目实现难度很大。此种情况下,公司决定从差旅住宿费电子发票入手,以差旅报销系统作为电子发票报销平台,以 5人口——财务核算系统为电子发票入账平台,新建会计电子档案系统作为电子发票归档平台,形成会计电子档案并进行真实性、完整性、可行性和安全性“四性”检测、归档组卷,满足归档条件后最终归档到公司档案管理系统(兰台系统)以彻底解决当前存在的电子发票管理痛点难点问题,优化电子发票管理模式,分步骤、分阶段将电子发票纳入所有报销业务,实现电子发票 PDF版式或 OFD文件电子原件直接采集、报销、入账、归档的全流程报销体验。
二、具体做法
(一)整体解决方案
通过搭建财务报销、会计核算、会计电子档案、电子影像、电子票夹等系统模块,打通发票、报账、影像、凭证、档案等业务的端到端流程,基于信息化手段提高工作效率,促进资金流转,规避税务风险,实现业财资税档案全流程数字化管理,推动公司打造数智未来。整体业务流程如图 1所示。
(二)增值税电子发票采集
公司员工将获取的住宿费电子发票通过手机人口口端报销系统个人云票夹上传;上传同时,系统通过合力中税系统同时链接国家税务网站,对发票进行验真比对,如果发票有误则无法上传;上传成功后电子发票左上角会出现“已核验”图标;然后由指定人员每天将云服务器上数据库导入内网服务器,并且通过员工考勤号与内网员工个人票夹进行匹配。
(三)增值税电子发票报销
员工出差返回后在公司内网报销,填制报销单时可以选择前期已经导入、与员工个人账号相匹配的电子发票。同时将其他票据通过扫描转变成影像电子文档。员工个人审核无误后提交,经过领导审批审核之后,报销系统自动生成预制凭证。初审完成后,报账单流转到审批人进行多人多级领导审批,可直接查看影像、预算,审批通过后自动流转到下一审批结点,最后一个审批结点通过后流转到财务稽核环节。财务稽核主要对单据信息的规范性、有效性及原始票据影像进行核验,补充必要的业务信息,对预制凭证审核无误之后流转至出纳付款环节。
(四)增值税电子发票入账
入账阶段通过会计平台功能定义业务数据源、凭证模板,确保报销单自动生成相应财务凭证,系统自动将报销单号传入 5人口——财务核算等账务系统,实现单据数据向账务数据的自动转换。对于生成的财务凭证,通过复核、记账等环节完成财务入账更新会计账本。
(五)增值税电子发票归档
在报销完成后,自动生成的电子凭证、账簿等口口尸文件通过接口推送进入会计电子档案系统中,电子发票及其他原始凭证影像资料、报账单 PDF文件、记账凭证 PDF文件自动匹配归档,引入电子签章确保数据安全性,通过“四性”检测之后进行档案的基本管理。在归档阶段,进行档案元数据著录项设置,包括展示字段、是否必填、字段选项、默认值等配置;支持元数据项生成规则定义,根据规则在
归档中自动生成档号、案卷号等元数据。档案存储支持图像格式、 Office文件(如合同文本)、 PDF文件(如银行回单)等多种文件格式,同时可实现影像识别、查验、查重、自动分类。归档之后,会计人员在系统中将生成的会计档案与线下纸质档案进行匹配,打印会计凭证及卷封皮,以凭证 ID号、卷条码与纸质档案进行唯一匹配。
三、取得的成效
(一)优化管理流程
直接将采集的电子发票进行电子化报销、入账、归档,使报销更便捷、归档管理更高效、管理流程更优化。而且,通过公司档案管理系统可对公司财务档案直接进行电子化利用,实现了财务业务与档案业务的融合。
(二)消除潜在的财务管理风险
通过系统改进,同步对公司会计档案管理制度和流程修订、改进,增加电子发票与纸质发票同等效力的条款,并对电子发票在系统中的存储管理进行明确规定,消除了公司之前对电子发票的打印报销无法保存的弊端,改变了公司关于电子发票的管理漏洞,规避了财务风险。
(三)降低企业成本
一是电子发票报销、入账、归档实现电子化管理,公司纸张打印、资料装订、档案存放成本大比例降低;二是取消电子发票登记手续,降低财务人员与基层员工的沟通成本;三是电子发票报销后直接在系统中生成财务凭证进行入账,减轻了财务人员在核算系统进行制单的工作量。
(四)提高电子发票审核效率
通过手机人口口系统,员工在上传电子发票的同时进行自动查验真伪,及时发现虚假和重复报销发票,避免财务人员登录增值税发票查验平台进行查真查重的繁琐工作,大大提高了电子发票审核效率。
(五)解决管理痛点,为电子发票推广提供参考案例
公司对电子发票进行全生命周期管理,从根源上解决了电子发票推广难、报账难、存档难的问题,有效推动了电子发票的落地实践,推进了企业财务管理变革。通过本试点项目,公司不但提高了企业智能化和管理现代化水平,而且作为中央企业发挥了电子发票推广应用的示范带头作用,具有一定的社会效益。
(作者单位:中国航发动力股份有限公司财务部)
责任编辑任宇欣