时间:2022-10-27 作者:黄礼林等
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摘要:
南水北调集团中线公司基于企业内部价值单元的数智系统实践
黄礼林张卫红张琪郇婧 ■
摘要:中国南水北调集团中线有限公司将新技术与公司运维管理相结合,在价值单元理论的基础上,进一步细化了数智系统的数据联系及框架搭建,通过预算准备、预算编制、预算执行和预算考评阶段的数据往来,借助中间件建立预算管理系统与外部数据库以及内部管理系统的有机联系,实现了多个系统间数据的实时联通、实时分享,同时通过 Web端以及移动 App端的数据联通及共享,实现了预算管理系统移动办公,提高了预算管理效率。
关键词:数智系统;价值单元;南水北调;预算管理
中图分类号: F275文献标志码: A文章编号: 1003-286X(2022)18-0031-05
中国南水北调集团中线有限公司(以下简称中线公司)作为中线干线工程的建设管理和运行管理单位,其全面预算管理依托数智系统,通过划分企业价值单元,配以科学的全面预算管理流程和成本管控,最终实现“精准定价,精细维护”的目标。
一、基于企业内部价值单元的数智系统
从 2018年开始,中线公司开始逐步搭建数智系统,实现了预算、采购、进度、结算支付等数据采集以及预警考核等核心功能。 201...
南水北调集团中线公司基于企业内部价值单元的数智系统实践
黄礼林张卫红张琪郇婧 ■
摘要:中国南水北调集团中线有限公司将新技术与公司运维管理相结合,在价值单元理论的基础上,进一步细化了数智系统的数据联系及框架搭建,通过预算准备、预算编制、预算执行和预算考评阶段的数据往来,借助中间件建立预算管理系统与外部数据库以及内部管理系统的有机联系,实现了多个系统间数据的实时联通、实时分享,同时通过 Web端以及移动 App端的数据联通及共享,实现了预算管理系统移动办公,提高了预算管理效率。
关键词:数智系统;价值单元;南水北调;预算管理
中图分类号: F275文献标志码: A文章编号: 1003-286X(2022)18-0031-05
中国南水北调集团中线有限公司(以下简称中线公司)作为中线干线工程的建设管理和运行管理单位,其全面预算管理依托数智系统,通过划分企业价值单元,配以科学的全面预算管理流程和成本管控,最终实现“精准定价,精细维护”的目标。
一、基于企业内部价值单元的数智系统
从 2018年开始,中线公司开始逐步搭建数智系统,实现了预算、采购、进度、结算支付等数据采集以及预警考核等核心功能。 2019〜2020年,力推维修养护定额修订完善,强推日常项目预算标准工程量清单制,调整预算项目分类和申报审批方式,加强维修养护项目审核,强化审计、稽查、专业管理部门过程监管和项目考评,进一步推动预算管理向精细化发展。为进一步加强预算管理,中线公司在价值单元理论基础上大力加强信息化建设,建立了完善的价值单元数智系统。中线公司的价值单元数智系统以预算管理系统为基础,通过预算准备、预算编制、预算执行和预算考评阶段的数据往来,借助中间件(连接软件组件和应用的计算机软件)建立预算管理系统与外部数据库(包括政策法规库、市场信息库等)以及内部管理系统(项目库管理、招标采购、计划合同、项目管理、资产管理系统等)的有机联系,实现多个系统间数据实时联通、实时分享,在保障基本业务运行顺畅的基础上,保证了业务考评过程的科学合理。
(一)预算准备阶段的数据信息及系统联系
预算准备阶段主要分为项目立项、前期工作和方案编制三个部分(参见表 1)。其中,项目立项环节要求实现精准识别和选择项目,前期工作要求实现对相关项目的可行性审查,方案编制要求实现项目方案选择科学且经济。对于有规律、经常性发生的日常项目,可按确定的维护标准于年底集中申报,严格按标准工作量清单控制。标准工作量清单根据历史数据以及新的政策要求制定,并在运行过程中不断更新和完善,从而实现全面预算管理的动态精准控制。对于专项项目,因其偶发性且需制定专门技术措施的特点,中线公司会依据企业年度中心工作开展的要求以及国家政策和市场动态数据,加强对项目实施必要性、方案可行性、经济合理性等方面的审查,在预算管理系统中上传市场调研、现场查勘情况、可行性报告以及专家审查意见等前期工作记录,对具备预算审批条件的专项项目,经过中介机构审核后核定预算。公司将对符合要求的预算收入项目库进行管理,形成项目储备,同时对专项项目采取年底集中申报审批和日常申报审批相结合的方式,确保审核的精准性。
(二)预算编制及下达阶段的数据信息及系统联系
预算编制及下达阶段是预算管理的重点环节,是决定企业预算精准程度的核心因素(参见表 2)。预算编制环节,日常项目的预算编制按照标准工作量清单的要求进行编制,采购计划的制定需与资产管理系统中的库存进行对应,从而减少不必要的资源空置和浪费。同时,采购计划中的时间与金额也可以在预算执行过程中进行有效控制。专项项目和需立项的特殊专项项目会依据严格审查批复的项目实施方案,结合中线公司历史合同价格、市场平均价格、公司综合定额等相关价格信息进行编制,必要时会引入第三方机构进行预算审核,从而实现预算编制的依据充分、定价合理。预算下达阶段,为了实现精准预算的目标,需将预算进行精细化下达,根据不同价值单元的划分,力争实现预算的价值单元归集以及具体到部门及个人的下达,为之后的预算绩效评价奠定基础。同时预算下达依照预算申报审批方式进行调整,不再区分“一上一下”和“二上”,按项目预算最终
截止批准时间确定预算集中或日常下达,使得预算执行更加高效。
(三)预算执行阶段的数据信息及系统联系
中线公司预算执行阶段的工作可进一步分为项目执行与监督检查。其中项目执行工作主要包括项目采购、合同签订、结算支付、过程验收和完工验收等环节,监督检查工作主要是指预算的过程监督,通过精准识别执行问题,优化预算执行效果。
1.项目执行——项目采购。预算项目下达后,需要制定相应的采购计划才能进行项目采购。在采购计划制定阶段,每个计划均有相对应的预算项目与之绑定,同一计划可能包含一个或多个预算项目的采购内容,因此将多个预算项目中同一类采购内容的采购金额汇总,便合成了这类采购内容的采购计划总金额。采购计划下达后,采购执行要严格依据计划的时间限定与金额限制。无需采购的需要与资产管理系统进行物资的提请和调配,进行招标采购的项目需要根据预算项目特点、管养方式等合理划分合同标段,按照中线公司采购与合同管理相关规定及时进行招标采购。招标采购有自行公开招标、委托招标、邀请招标、遴选、比选、单一来源等采购方式,不同采购方式的要求不同,因此招标采购系统需要对所需材料进行提示,并及时跟进进度,规范招标采购流程(如图 1所示)。对于自行公开招标,需由企业业务人员根据招投标法律制定招标公告和招标文件,招标文件所需项目信息、资产信息可从项目管理系统、业务管理系统与资产管理系统中获取。委托招标需
2.项目执行——合同签订。明确供应商和采购价格的有效佐证是合同文本,合同文本中确定的采购方式、采购时间节点、采购双方权责等信息也为预算执行提供管控依据。通过在计划合同系统中对合同主责部门及负责人的输入以及合同文本的自动识别,提取合同编号、合同供应商、合同具体内容、合同金额、合同期限及各时间节点、合同双方责任等信息。其中,不同信息通过消息中间件可对应上传至预算管理系统、项目管理系统、业务管理系统、人事管理系统、法务服务系统等内部管理系统,方便各个系统及时提取所需信息,便于各环节审批、监督及考核。合同金额可与预算金额控制进行对比,差额进入预备费管理,纳入项目管理系统(如表 3所示)。各系统通过消息中间件进行数据同步,消息中间件解耦(两个或两个以上的体系间通过相互作用而彼此影响以至联合起来)了应用的处理过程,保证了系统数据的准确性。
3.项目执行——结算支付。在结算支付环节,需要明确支付标的和支付节点,这些信息需要从以往环节中进行获取:结算支付所对应的项目需将计划合同系统的财务核算模块与项目管理模块以及预算管理系统进行数据连接,获取预算批复的项
目内容以及预算金额;结算支付所对应的具体内容及时间节点,需将计划合同系统中合同管理模块、采购管理模块以及财务核算模块的信息进行统一,以便在准确的时间节点进行预算执行;结算支付中可能涉及的大额结算需进行审批的,还需将计划合同系统中财务核算模块与政务系统中的审批流程进行连接;结算支付中可能涉及资产变更的,还需要将计划合同中的财务核算模块与资产管理系统进行联系,便于资产入账和价值核算(如表 4所示)。
.4.项目执行——过程及完工验收。项目执行中涉及维修或基建等项目时,由于项目周期长以及合同规定,需要在合同规定时点进行过程验收,并在项目结束后进行完工验收。验收主要涉及项目管理系统、资产管理系统、预算管理系统、计划合同系统、具体业务管理系统以及内部审计系统的数据信息的联系与沟通。具体数据联系如图 2所示。
5.监督检查。信息化的一个重要作用是根据系统的勾稽关系建立完善的管理系统,从而降低人工失误的几率,同时提高人工审查的效率。作为科学的信息化系统,监督检查是模块中必不可少的一部分。中线公司监督检查主要包括日常的自动预警和不定时的监督检查。
中线公司在系统上实现的自动预警是根据模块中各数据间的勾稽关系、外部规范要求以及内部运行要求共同组成,同时系统自动识别风险并进行自动预警,并将预警信息根据权责匹配进行发布,从而在检查出问题之后进行整改督促,实现风险的有效防范。自动预警当中,包括但不限于系统在项目采购计划、招标采购、合同签订、项目进度、结算支付、过程监管等过程中进行事前提醒或异常预警,如在合同规定的项目结算时点前 10天进行结算提醒,超计划采购金额采购时进行异常提醒,招投标过程材料不全或重要环节遗漏的提醒等。同时,还可以根据中线公司的具体要求设置预警指标,如对预算考核不理想的部门进行预警等。为了提高预警后的处理效率,系统会将预警直接分发至具体的相关责任人及上级分管领导,督促项目及时整改,在整改完毕前持续提醒。系统自动汇总预警信息并形成预警记录,对于督查项目等类型的预警项目需要专业责任部门核实后方可消除警报。所有预警信息按单位实时分类汇总、登记项目预警台账,并将预警整改率纳入年度考核指标。
中线公司的监督检查主要分由审计部、稽查大队、公司所属各专业管理部门三类主责部门开展。审计部、稽查大队、公司所属各专业管理部门根据年度中心工作安排,按照各部门年度工作要点,对项目立项、采购、合同以及实施过程中的质量、进度、安全、结算支付等进行全过程监督检查,及时记录监督检查发现问题、问题整改、问题消除过程,并将检查过程及结果上传至系统中,由系统实现识别和读取,从而除内审系统、业务管理系统以及工程巡查系统外,预算管理系统、计划合同系统、资产管理系统和人事管理系统可实时掌握项目完成情况和问题整改情况,便于预算绩效评价、资产变动预警以及人员绩效评价。其中,审计部主要以合同为对象,对预算项目立项与审批、采购与合同签订、实施与验收、结算支付与档案管理等进行全面审计以及重要专项跟踪审计。稽查大队对预算项目实施过程开展监督检查,重点对日常项目的质量、安全、进度进行不定期抽查,以及对专项项目质量、安全、进度进行阶段性监督检查。公司所属各专业管理部门对本专业预算编制进行指导、审核,重点对实施过程进行监控,对发现问题实施督促整改。
监督检查人员发现问题,通过 Web端或手机 App提交问题及相关内容,实时拍摄影像资料作为附件,推送给整改单位和整改人员以及上级领导。整改人员整改完毕并提交相关资料后,系统自动推送给复核部门和复核人员,复核人员通过影像资料或现场复核提交复核意见,同时将意见反馈至整改单位和整改人员。项目监督检查记录保存在项目中心数据库,建立实时分类统计监督检查台账,为项目后评价提供基础数据。
(四)预算考评阶段的数据信息及系统联系预算考评阶段是对预算编制、分解、执行等环节实施效果的综合评价阶段。这一阶段需要对预算管理系统、计划合同系统、项目管理系统、资产管理系统等相关系统的全部信息进行总结和归纳,并建立预算考评指标和标准,通过评价实现预算管理水平的不断提升。中线公司目前的考核以分公司为主,实行年度考核,纳入经营责任制考核体系,预算绩效考核的指标主要包括管理预算考核和维修养护预算考核,前者主要考核经费超支和预算执行率,后者主要考核预算调整、采购完成情况以及合同结算情况等。除具体指标外,审计部门提出的审计意见和建议也会作为预算考核奖惩的依据之一。由于预算考评阶段的指标以及考核方式仍在探索当中,因此目前中线公司预算考评阶段的数据利用还不够全面,预算后评价也暂未完全进行。预算考评与预算编制、预算执行过程紧密相连,计划合同、资产管理、项目管理、采购管理等系统的数据均可成为预算考核的数据来源。例如项目库管理系统中项目的及时立项情况、招标采购系统中采购合规情况、合同管理系统中合同按时完成情况、财务核算系统中项目及时结算情况、项目管理中项目完成情况、资产管理系统中资产盘点及核准情况等,同时将业务信息和项目信息与人事管理系统进行联系,不仅可以对部门层面的预算进行评价,还可以进一步细化到评价个人,进一步提升预算考评的精准性。预算考核结果可以运用于第二年预算编制和预算下达,实现预算数据的后续利用。预算历史数据的汇总可以不断更新预算编制的综合定额限制,从而实现更加灵活的预算定额。
二、数智系统的数据联通
(一)系统内部的数据联通
系统内部的数据联通基于系统的管理结构,其中预算管理系统内的数据联通较为重要。预算分解下达的数据要与具体项目的预算额度对应,预算执行中的金额限制也要与预算额度对应,预算评价分析中也需要用到预算执行阶段的数据,分析的数据结果也可以成为下一年度预算编制过程中标准定额的数据基础。因此,预算管理系统要实现全过程、全方位的信息联通,从而形成良性循环,使预算管理更加科学合理。
(二)各系统间的数据联通
系统间的数据联通主要是预算管理系统与其他系统的数据联通(如图 3所示)。在预算准备阶段到预算考评阶段的全过程中,仅依靠预算系统内部数据无法实现科学管控,需要在各个环节加入内外部系统的数据支撑,实现全面的预算管控。
(三)移动端与电脑端的数据联通
除数智系统搭建外,中线公司的数智系统实现了移动端与电脑端的数据互联。中线公司对预算监管系统 Web网页端与移动App端功能模块不断进行调整和优化: Web端包括数智系统的全部内容,例如申报审批、项目管理、监督检查、统计分析、考核评价等;移动 App端主要用于办理业务审批、信息查询和呈现、过程监管记录等,同时开发定位推送功能,系统可实时根据用户定位推送所在办公辖区的相关信息。中线公司还灵活运用二维码技术,实现资产定位和公务卡结算,提高了资产盘点效率和结算效率。 B
责任编辑李斐然
作者简介:黄礼林、张卫红,中国南水北调集团中线有限公司;张琪,中央财经大学会计学院;郇婧,中国南水北调集团中线有限公司。
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