时间:2023-10-12 作者:杨双双
[大]
[中]
[小]
摘要:
上海交通大学无纸化财务智能报销系统建设实践
杨双双 ■
摘要:在国家持续加大科研“放管服”改革力度的背景下,充分运用信息技术手段建设高校无纸化财务智能报销系统,将更大程度提升“放管服”力度和效率,促进科研事业发展。本文对上海交通大学财务智能报销系统的建设实践进行了总结,并对高校无纸化财务智能报销系统建设的关键结合点进行了思考。
关键词:科研放管服;财务报销模式;智能化;无纸化;科研经费
中图分类号: F235.1文献标志码: A文章编号: 1003-286X(2022) 03 —0036—03
2021年 8月,国务院办公厅发布《关于改革完善中央财政科研经费管理的若干意见》(国办发[2021]32号),对改革完善中央财政科研经费管理提出了 25条改革政策和工作要求,其中,“推进科研经费无纸化报销试点”被首次正式提出。高校作为科研创新发展的主力军,如何更好、更有效地对科研经费进行管理,如何放管结合、提升服务,减轻科研人员的负担,增强科研人员的“获得感”,已经成为高校财务管理的重要课题。这其中,优化财务报销模式是提升财务治理能力最基础、最直接、最重要的路径之一,更是解决一线教师“报销繁”问题、释放一线教师活力、...
上海交通大学无纸化财务智能报销系统建设实践
杨双双 ■
摘要:在国家持续加大科研“放管服”改革力度的背景下,充分运用信息技术手段建设高校无纸化财务智能报销系统,将更大程度提升“放管服”力度和效率,促进科研事业发展。本文对上海交通大学财务智能报销系统的建设实践进行了总结,并对高校无纸化财务智能报销系统建设的关键结合点进行了思考。
关键词:科研放管服;财务报销模式;智能化;无纸化;科研经费
中图分类号: F235.1文献标志码: A文章编号: 1003-286X(2022) 03 —0036—03
2021年 8月,国务院办公厅发布《关于改革完善中央财政科研经费管理的若干意见》(国办发[2021]32号),对改革完善中央财政科研经费管理提出了 25条改革政策和工作要求,其中,“推进科研经费无纸化报销试点”被首次正式提出。高校作为科研创新发展的主力军,如何更好、更有效地对科研经费进行管理,如何放管结合、提升服务,减轻科研人员的负担,增强科研人员的“获得感”,已经成为高校财务管理的重要课题。这其中,优化财务报销模式是提升财务治理能力最基础、最直接、最重要的路径之一,更是解决一线教师“报销繁”问题、释放一线教师活力、促进教学科研工作开展的关键要素。
上海交通大学在二十多年的探索和实践中,已基本建成较为完整的基于管理服务的信息化财务报销模式,目前正处于从财务信息化向数字化、智能化的转型阶段。
一、上海交通大学财务智能报销系统的建设
(一)建设目标及思路
上海交通大学财务智能报销系统的建设目标是以服务学校事业发展为根本目的,按照财务信息化向数字化、智能化转型的要求,打通业务和财务之间的数据壁垒,从“标准化、流程化、线上化、自动化、智能化”五个方面打造智能财务报销体系,实现无纸化、零接触智能报账的全生命周期管理,有效管控风险,全面提升服务体验。
财务智能报销系统的建设思路是从“标准化、流程化、线上化、自动化、智能化”五个方面着手建设。“标准化”是以学校费用开支范围界定与报销标准执行监督为目的的费用行为规范管理;“流程化”是以学校跨部门、跨层级的业务流程与财务报销流程整合的建设;“线上化”是将经办人发起报销流程、领导审批流程、财务发票稽核以及财务核算流程通过数字化场景连通,实现流程的移动化在线;“自动化”是实现业务办理与账务处理的无纸化和零接触;“智能化”是以人工智能技术为手段,实现智能采集、智能识别、智能审核、智能分析的功能。
(二)建设框架体系
财务智能报销系统从内容上包含覆盖前端商旅等采购业务平台的费用管控系统、中端的费用账务处理系统、后端的电子档案系统;从流程上包含智能业务采集、智能检查、智能填报、在线业务审签、在线财务审核、在线财务记账、在线支付、在线归档等智能报账的全流程管理。在系统建设过程中,通过票据智能识别、规则智能检查、业务智能填报、预算精准控制、移动在线审签、审签流程定制等过程,真正实现无纸化、零接触的智能报账全生命周期管理。
(三)功能流程设计
财务智能报销系统实现全线上报作者简介:杨双双,上海交通大学财务计划处会计核算中心副主任。
图
销流程,形成了智能化“一站式”报销平台,其中重要的功能流程设计包括以下方面。
1.
智能采集识别环节。报销所需的票据及附件,可与前端业务系统对接,同步上传数据及电子发票(如与商旅预定平台对接,行程结束后供应商将预订数据和电子发票自动同步至智能报销系统);或以拍照上传方式采集进入系统,为后续在线审签提供支撑依据。该功能支持多种常见的图片文件格式,可识别增值税电子和纸质发票、火车票、飞机行程单、定额发票、高速通行费发票等多种常见票据。
2.
智能检查环节。发票上传后,系统根据报销基本规范,初步检查票据是否合规(包括连接税务系统查验增值税发票的真伪),是否重复报销,抬头、开票日期、发票专用章等是否符合发票规范性要求。若存在不合规票据,系统将禁止提交预约单,并提示经办人票据不合规事项,将问题控制在预约前端。
3.
智能填报环节。系统根据自动获取的票据信息、业务规则知识库,自动匹配和填写相关信息,如费用项、出差行程、职称职级补贴、收款单位等,并引导经办人完成预约单填写。
4.
在线审签环节。通过制定全校统一的报销审批流程规范,构建覆盖各流转环节的审批流,将部门负责人、校领导等关键审批节点设入审批流,实现了审签流程的全线上运转。同时,根据各学院及各职能部门的管理需要,在标准框架范围内定制个性化的审批授权,各环节均可转他人预审。系统根据预定审批流程节点逐步推送信息给审签人员,审签人员可以通过 APP和 PC端多渠道、随时随地完成审签,经办人也可在线查询审批进度。全流程电子审批消除了时间和空间限制,实现预约报销审批流程全自动的线上运转,提升师生报销服务体验。
5.
票据流转环节。在业务办理方面,运用图像识别、区块链等技术对业务模块升级改造,取消票据和纸质材料的递交和流转,使用户通过网络平台或者移动终端随时随地进行预约报销、票据上传、电子审批、物流查询、问题反馈等业务办理。在财务智能报销系统中,学校已实现结合商旅平台预订的国内差旅业务、电子发票报销业务、酬金申报业务、校内转账业务等四项无纸化报销业务。
6.
记账支付环节。智能报销审核通过后,将凭证一键导入,自动直连财务核算系统。核算系统根据智能凭证规则生成记账凭证,同时自动绑定校内在职人员姓名、工号、银行账号等信息,将支付信息传入银企直联系统,完成线上自动支付,简化财务人员的记账和支付工作。
7.
在线归档环节。开发会计档案管理系统,通过集成智能报销、商旅、合同管理、电子票据等平台,直接获取真实合规的电子票据及合同。对于纸质凭证及附件,将其扫描形成电子影像,录入电子库。系统根据不同用户设置调阅权限,实现在线调阅会计凭证。
二、建设成效
(一)提升管理效能
1.加强前端控制。通过智能票据识别、智能辅助填报等功能,预先检查票据的合规性和其他报销材料的完备性,从前端减少报销单据不合规因素,做到问题早发现早处理,减少后期处理成本,提高业务办理效率。
2.统一数据信息。与人事、资产、外事、银行等内外部管理系统的数据进行对接,自动读取关联信息,实现跨部门业务协同,保持各系
统、部门数据的一致性和准确性。加强财务部门的数据分析能力,更好发挥财务的计划功能。(二)提升服务效能
1.优化系统操作。根据实际使用需求设计预约填报界面,使系统界面更为简洁实用,大大缩短操作时间。预约单投递后,核算系统根据智能凭证规则生成记账凭证,并完成线上的自动支付,简化了财务人员的记账工作。同时,通过搭建财务系统意见反馈和智能客服平台,报
销人员可随时随地获取报销相关信息、反馈系统使用感受,以便及时优化系统,提升报销体验。
2.实现线上流转。通过预设审批流程,实现审签工作全线上流转。报销人员还可通过掌上物流平台实时查阅报销进度、进卡情况和退单
原因, 实现对报销业务的全过程跟踪,在线透明报销,大大降低报销的返工率,做到零跑腿、零接触式报销,进一步提升了使用体验。(三)提升风控效能
1.
降低票据风险。财务智能报销系统将增值税发票自动连接税务系统验真,检查电子发票是否重复报销,发票抬头、开票日期、盖章情况、开票内容等是否符合发票规范,提升财务报销票据的合规性。
2.
增强责任意识。在线审签功能在一定程度上可以规避经费的不合理使用,各级审批人员须按照审批权限,对报销业务的真实性、相关性、合理性进行审批,并承担审批责任,强化了项目负责人对经费管理的“第一责任人”意识和单位对经费的监管意识。
三、高校财务智能报销系统建设的启示
在国家大力推进科研“放管服”的背景下,随着现代信息技术不断迭代更新,高校传统的财务报销模式已不能满足于服务高校事业发展的需要,改革势在必行,而流程再造、业财数据融合、管理需求与服务理念融合,使财务报销智能化、数字化、无纸化成为发展的趋势。
高校财务智能报销系统的建设不仅是报销方式和信息技术的结合,更是财务管理和业务管理的有效结合,具体有五个方面的关键结合点:一是与报销制度结合,建设财务报销知识库和财务审核要点,全面提升报销的服务和管控效率;二是通过与业务流程结合,打通业务和财务数据信息流,实现从业务前端到财务端的全生命周期流转,全面提升报销流转效率;三是通过与财会服务体验结合,解决“报销难”“报销繁”问题,实现服务的自动化、人性化,全面提升一线教师满意度;四是与风险防范结合,前置财务管控节点,实现业务环节全覆盖、风险自动识别和事前预警,全面提升风险防范能力;五是与数据治理结合,通过优化基础数据采集,挖掘财务报销数据价值,推动数据决策支持,提升财务价值创造能力。目前,各高校也在努力向财务智能化转型,但尚未实现真正意义上的无纸化财务智能报销一体化,一方面还未完全解决纸质票据及附件问题,另一方面还未全部实现和业务部门线上端数据信息与流程的打通。因此,财务智能报销系统的建设除了在技术端持续提升和发力外,更应将其纳入财务治理体系建设,全面提升财务治理能力,促进高校事业发展。
责任编辑樊柯馨
(上接第 35页)经费管理智慧化。
在信息化建设过程中,有两个问题需要考虑:一是原始凭据电子化问题,虽然电子票据得到了广泛的普及,但是增值税专用发票、火车票、汽车票等部分票据以及合同等原始材料仍未实现电子化,再加上电子票据信息尚未开放对接、无法通过现有系统自动获取,前端信息的自动化输入成为需要打破的“最后一公里”,而已有纸质凭据的电子化也是一项耗时费力、成本高昂的工程。另外,会计档案保管、审计监督检查等仍然需要纸质材料,这也导致了当前电子票据纸质报销的窘境。二是成本问题,虽然现在新技术发展很快,但是落地实施成本较高,高校和科研院所用于信息化建设的经费相对有限,必须基于已有的基础和现实的需要考虑成本效益,选择当下最合适的技术,但同时也要做好顶层设计和长远规划,为未来升级融合留下空间。此外,财务信息化人才的短缺也是财务信息化建设的一大障碍。要解决上述问题,一方面需要政府部门统一规划并提供相应的政策支持,另一方面也需要使用单位和技术开发企业通力合作,进一步释放科技创新活力。
责任编辑任宇欣
相关推荐
主办单位:中国财政杂志社
地址:中国北京海淀区万寿路西街甲11号院3号楼 邮编:100036 电话:010-88227114
京ICP备19047955号京公网安备 11010802030967号网络出版服务许可证:(署)网出证(京)字第317号
提示
各位用户:
因技术维护升级,投约稿系统暂停访问,预计8月15日左右恢复正常使用。在此期间如有投稿需求,请您直接投至编辑部邮箱。
中国财政:csf187@263.net,联系电话:010-88227058
财务与会计:cwykj187@126.com,联系电话:010-88227071
财务研究:cwyj187@126.com,联系电话:010-88227072
给您造成的不便敬请谅解。
中国财政杂志社