时间:2021-09-07 作者:杨寅 刘勤 张丹枫 赵文雄
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摘要:
企业传统财务工作中大量标准化的、重复的任务通常依靠人工操作财务软件来完成,这导致财务人员工作积极性不高、工作效率低下。同时,企业进行财务软件升级时跨系统、跨部门、跨平台的多个异构系统之间的操作,又存在数据处理、系统集成等方面的困难。财务机器人是机器人流程自动化(RPA)在财务领域的具体应用。它以RPA 技术为支撑,根据财务内容和流程特点,通过模拟和增强人机交
购的卷烟正式入库后,再将采购合同、采购入库单、采购发票进行“三单”匹配,对业务发生的真实性进行审核。通过审核的采购入库单和采购发票会自动合并生成会计凭证( 如图 1 所示)。卷烟采购核算流程主要应用了电子交易合同自动下载、采购正式入库“三单”匹配、凭证数字化附件归集、凭证电子化附件归集等类型的机器人。详细流程如下 :
第一步 :自动生成卷烟采购合同。
企业传统财务工作中大量标准化的、重复的任务通常依靠人工操作财务软件来完成,这导致财务人员工作积极性不高、工作效率低下。同时,企业进行财务软件升级时跨系统、跨部门、跨平台的多个异构系统之间的操作,又存在数据处理、系统集成等方面的困难。财务机器人是机器人流程自动化(RPA)在财务领域的具体应用。它以RPA 技术为支撑,根据财务内容和流程特点,通过模拟和增强人机交
购的卷烟正式入库后,再将采购合同、采购入库单、采购发票进行“三单”匹配,对业务发生的真实性进行审核。通过审核的采购入库单和采购发票会自动合并生成会计凭证( 如图 1 所示)。卷烟采购核算流程主要应用了电子交易合同自动下载、采购正式入库“三单”匹配、凭证数字化附件归集、凭证电子化附件归集等类型的机器人。详细流程如下 :
第一步 :自动生成卷烟采购合同。
计处理时,跨系统协同机器人可将电子合同自动上传至智能财务系统并自动匹配各种卷烟采购合同。
第三步 :自动生成采购入库单。当采购的卷烟运输至公司时,仓库业务人员会将采购卷烟的相关数据录入卷烟营销系统,然后通过数据交换平台将卷烟营销系统已有的采购入库相关数据定时、自动导入,并生成采购入库单, 以电子的形式备用。
第四步:自动查验增值税专用发票。
第七步 :自动生成会计凭证。卷烟采购业务完成的同时,财务人员通过核算自动化引擎,建立所有标准业务经济事项对应的标准凭证模板,并依据智能稽核过的采购合同、采购入库单和采购发票自动生成会计凭证。
第八步 :自动归集会计凭证附件。卷烟采购业务人员在卷烟营销系统填写并生成的各种结构化数据附件,将按照归集凭证数字化附件规则,应用凭证数字化附件归集机器人,自动生成和匹配采购合同、采购入库单等数字化凭证附件。卷烟采购过程中产生的各种纸质单据和票据,将通过影像系统产生电子化附件,并按照归集凭证电子化附件规则,应用凭证电子化附件归集机器人,自动抓取和匹配电子采购合同和增值税发票等电子化凭证附件。
云南烟草商业的烟叶业务主要是各烟站按照签订的种植合同与烟农进行烟叶收购和交售,通过对烟叶的移库、挑选、加工,最终销售给各烟草工业公司。烟叶收购资金支付对账流程主要包括完成标准业务单据填制、发票电子化、资金支付审批等业务以及卷烟采购过程中,云南烟草商业将对各个烟草工业公司开具的增值税专用发票查验真伪,即借助税务云平台自动将增值税专用发票的各种信息发送至税务机构进行查验。验证成功后,才能考虑完成自动采集并获取全票面的数字化信息。
第五步 :智能识别增值税专用发票。卷烟采购过程中,将会产生大量纸质增值税专用发票,财务人员需要获取发票的各种信息用于审核、记账、结算等。云南烟草商业借助扫描技术和影像系统,对纸质增值税专用发票进行扫描并建立电子化发票票夹,然后采用OCR技术自动识别发票的各种结构化信息,为后续的自动化处理提供数据支撑。
第六步 :自动进行“三单”匹配。企业采购过程中产生的采购合同、采购入库单、采购发票需要相互匹配并检验相关内容的一致性。云南烟草商业应用采购正式入库“三单”匹配机器人,将通过自动查验的采购发票与卷烟营销系统定时、自动生成的采购入库单信息进行自动匹配,再将中烟电子商务交易平台自动下载生成的采购合同与卷烟营销系统定时、自动生成的采购入库单信息进行自动匹配。
通过银企联云进行支付处理并接收结果,最终生成凭证等(如图 2 所示)。烟叶收购资金支付对账流程主要应用了标准业务报账自动审批、资金结算自动支付、交易流水自动对账、银行回单自动匹配、凭证电子化附件归集、电子会计档案归集等类型的机器人,具体流程如下 :
第一步 :自动填制与稽核烟叶收购相关业务单据。云南烟草商业所属州市公司烟叶收购业务人员通过采购管理系统签订烟叶收购合同并在电子合同平台生成电子合同文本。业务人员根据文件清单扫描上传附件影像,在报账管理系统中自动填制普通报销单、费用明细表等业务单据,并发起审批申请;州市公司烟叶收购业务的负责人在移动端即可查阅完整的附件资料,并根据烟叶收购业务是否真实发生、是否符合内部管理标准和报销规定等进行移动审批。审批完成后,州市公司财务人员对收到的纸质发票进行初核并二次扫描,系统将自动匹配原始发票并完成智能财务稽核处理。
第二步 :自动审批烟叶收购相关业务报账。 对于通过智能财务稽核并符合资金支付审批规则的烟叶收购业务单据,云南烟草商业在报账管理系统开发并应用标准业务报账自动审批机器人,通过设置自动审核引擎、配置审批规则、绑定支付条件,自动完成烟叶收购业务的财务审批环节,并提供审批规则预警、历史报账等信息。
第三步 :自动支付烟叶收购相关业务资金。烟叶收购业务通过资金支付申请审批后,将通过资金管理系统进行资金结算。由标准业务报账自动审批机器人发起的、收款人在支付白名单内且支付金额在限额控制范围内的支付申请,资金结算自动支付机器人可以自动通过给银企联云进行支付处理并接收结果,如成功则返回标准业务报账自动审批机器人,以自动执行凭证生成任务。
第四步 :自动对账银行交易流水。对于已完成支付的烟叶收购业务,云南烟草商业通过资金管理系统并应用交易流水自动对账机器人,完成银企联云自动下载的银行交易流水和资金管理系统通过支付申请记录的交易信息与烟叶收购报账收付款单的关联对账。
第五步 :自动匹配银行回单。烟叶收购业务支付完毕后,银行系统会自动生成各种银行回单。云南烟草商业从银企联云自动下载银行电子回单, 并根据交易流水自动对账机器人建立的关联关系,使用银行回单自动匹配机器人自动匹配相应的付款单与银行电子回单。
第六步 :自动生成会计凭证。银企联云返回支付成功结果后,总账模块系统通过核算自动化引擎,建立烟叶收购业务对应的标准凭证模板,自动生成会计凭证。采购管理系统、报账管理系统填写并生成的各种结构化数据附件以及通过影像系统产生的电子化附件,按照归集凭证数字化和电子化附件规则,并应用凭证电子化附件归集机器人,自动形成会计凭证的数字化和电子化附件。
第七步 :自动复核与归档会计凭证。在烟叶收购全业务流程完成后,公司的财务复核工作会对全套会计凭证及其附件进行智能稽核处理,并应用电子会计档案归集机器人自动完成一键归档并上架,使会计凭证与各种原始单据和电子合同自动关联。
责任编辑 李卓
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