会计凭证数字化转型现状调查与建议

周卫华　郭子佳　马春荃

作者简介：周卫华，中国财政科学研究院数字财务研究所副研究员；

郭子佳，中国财政科学研究院数字财务研究所；

马春荃，北京合思信息技术有限公司。

摘要：本文基于855份有效调查样本，分析了我国会计凭证数字化转型的现状和趋势，包括企业人员对电子凭证相关法规的理解和认识尚不够充分、纸电凭证并存的会计档案存在合规风险、会计凭证数字化将重构单位报销管理流程、数电票为会计凭证数字化转型提供新契机，提出加快推进电子凭证会计数据标准实施、加快推动会计凭证全流程电子化管理、进一步完善企业信息系统建设、持续提升企业报销智能化水平以及加大数字基础设施建设等相关建议。

关键词：电子凭证；会计凭证；数字化转型；会计数据标准

中图分类号：F235　文献标志码：A　文章编号：1003-286X（2024）16-0010-03

为全面深入了解会计凭证数字化转型现状，准确把握会计凭证数字化转型的发展趋势，2024年3月，中国财政科学研究院数字财务研究所联合北京大学信息技术高等研究院、未来财务人研究院、北京合思信息技术有限公司，共同发起了基于电子凭证的数智化报销调研问卷活动。该调研活动以参与报销的企业各类人员（涵盖企业高层、中层和基层三个层级管理人员，包括财务人员和非财务人员）为调研对象。问卷设计以我国开展全面数字化的电子发票（以下简称数电票）试点工作和电子凭证会计数据标准试点工作为契机，充分挖掘调研对象对于会计凭证数字化的认知以及企业数智化报销现状，洞察基于电子凭证的数智化报销进展情况与未来发展趋势。本次调研共收集有效问卷855份，在工作岗位、工作年限、行业分布、单位类型及规模层面样本数据分布均匀。

一、会计凭证数字化转型现状及趋势

（一）对电子凭证相关法规的理解和认识不够充分

电子凭证是指以电子形式生成、传输、存储的各类会计凭证，包括电子会计原始凭证和电子会计记账凭证，其中电子会计原始凭证包括增值税电子普通发票、增值税电子专用发票、数电票（不含铁路电子客票、航空运输电子客票行程单）、数电票（铁路电子客票）、数电票（航空运输电子客票行程单）、财政电子票据、电子非税收入一般缴款书、银行电子回单和银行电子对账单。电子凭证相关法规为电子凭证开具、传输、存档等环节提供了法律依据，包括《中华人民共和国会计法》（以下简称会计法）、《中华人民共和国档案法》（以下简称档案法）、《会计档案管理办法》《企业会计信息化工作规范》（以下简称《规范》）、《财政部　国家档案局关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》（财会[2020]6号，以下简称《通知》）等。从调研结果来看，在法规认识和理解方面，分别有66.67%和61.22%的企业财务人员表示对会计法和《会计档案管理办法》的认识程度较高，约50%的财务人员表示对档案法、《规范》《通知》有所了解，而对于《中华人民共和国电子商务法》《中华人民共和国电子签名法》等技术类政策，分别仅有18.03%和26.19%的财务人员表示了解。在电子凭证类型接触度上，增值税电子普通发票、增值税电子专用发票仍是接触最多的电子凭证，数电票（不含铁路电子客票、航空运输电子客票行程单）及数电票（铁路电子客票）、数电票（航空运输电子客票行程单）的接触率分别为42.34%、35.67%、34.62%，财政电子票据的接触率为21.75%。在电子凭证文件格式使用上，PDF仍是最常见的格式，占比高达94.62%；OFD和XML文件格式分别占比30.18%和18.01%。值得注意的是，仍有34.15%的调研对象认为JPG格式文件为合法的电子凭证。由此可见，虽然调研对象在日常工作中普遍接触到各类电子凭证，但对电子凭证的相关法律法规和政策要求的认知不足，尤其是对于技术类政策的了解有待提升。

（二）纸电凭证并存的会计档案存在合规风险

尽管纸质会计凭证向电子会计凭证转型是一个必然趋势，但是目前我国仍处于纸质凭证与电子凭证并存的阶段。从调研结果来看，47.28%的调研对象采用全套纸质档案归档并保存电子凭证文件备查，21.43%的调研对象采用全套纸质档案归档但不保存电子凭证文件。根据《通知》规定，单位以电子会计凭证的纸质打印件作为报销入账归档依据的，必须同时保存打印该纸质件的电子会计凭证。由此可以看出，目前大部分企业依然停留在传统纸质凭证归档阶段，会计人员面临纸质凭证与电子凭证混合存储的困境，导致在电子会计凭证报销入账归档方面易出现安全合规性风险隐患。

此外，还有13.27%的调研对象表示企业采用全套电子文件归档且纸质原文件存储备查，14.97%的调研对象表示企业采用全套纸质档案和全套电子档案归档并做好匹配关系。由此看出，随着会计凭证数字化的不断发展，部分企业愈发重视电子档案管理，这对推进会计凭证数字化发展起着积极作用。不过与此同时，调研也发现，有30.53%的调研对象表示本企业不查验电子发票，这可能会导致企业管理混乱，造成财物损失，产生税务和审计不合规问题，不仅会给企业带来合规性风险，也会阻碍电子凭证的健康发展。

（三）会计凭证数字化将重构单位报销管理流程

电子凭证重构了企业报销流程，实现了报销流程的数字化、自动化和高效化。从调研结果来看，采用费用管控系统和办公自动化（OA）系统实施报销流程是企业目前常用的报销方式，占比分别达39.18%和37.31%。可见，随着电子凭证会计数据标准试点工作的不断深化和企业财务数字化意识的不断增强，越来越多的企业开始将财务数字化转型作为企业发展的新引擎，利用财务数字化系统为企业注入新活力。同时，调研也发现，52.75%的调研对象仍然先自己垫资订票再事后凭发票报销，48.77%的调研对象手工录入电子凭证，14.85%的调研对象在报销过程中手写纸质报销单据。可见，尽管不少企业已转向电子化报销管理模式，但大部分企业仍然停留在传统的发票报销流程和数据管理模式，这与目前会计凭证数字化转型相关政策的要求存在一定的差距，反映出企业数字化转型理念滞后以及企业管理文化与数字社会存在脱节。

（四）数电票为会计凭证数字化转型提供新契机

2021年12月1日，国家税务总局在内蒙古自治区、上海市和广东省（不含深圳市）三个地区率先开展数电票试点工作，随后不断深化试点，截至2023年12月1日已覆盖全国36个省区市（含计划单列市）。但调研结果显示，仅有7.6%的调研对象表示对数电票很熟悉，21.4%的调研对象表示对数电票熟悉，19.06%的调研对象表示对数电票很陌生甚至没听说过。可见，尽管数电票在某些领域已得到应用，但其作为一个新生事物，对于企业财务人员以外的员工来说，了解程度还不高且存在较大的认知差异。

从数电票对财务管理工作的影响调查结果来看，46.26%的调研对象认为数电票的出现改变了原有工作方式，40.48%的调研对象认为需要新的技术工具才能推进工作。这反映出数电票推广过程中的双重效应：一方面是企业正积极改变原有的工作模式并推动企业数字化转型，另一方面是企业在数字化转型过程中对适应性工具和技术支持的迫切需求。由此可见，数电票尽管在推广和应用过程中可能会面临一些挑战，但企业员工整体上对数电票推广持积极的态度，并愿意配合和支持数字化转型的推进。

二、会计凭证数字化转型发展预期与挑战

会计凭证数字化转型是一项复杂的工程。从调查结果来看，67.35%的调查对象认为目前缺少统一的综合服务平台实现所有电子凭证的收集和分发；65.99%的调查对象认为涉及多个政府部门难以协同，即使电子归档，诉讼、复议、审计、办证、税务等仍然需要提供纸质档案；54.08%的调查对象认为电子凭证类型多、格式复杂，对人员素质要求太高；46.94%的调查对象认为电子凭证数据存储安全性要求太高，难以保管，易丢失。由此可以看出，会计凭证数字化转型推进过程中还将面临多方面的挑战。

此外，单从调研对象对会计凭证数字化转型的态度来看，有52.28%的调研对象对于未来会计凭证数字化转型表现出积极的态度，其中表示“积极响应”和“比较接受”的分别占比22.57%和29.71%。同时，表示“一般”和“不太清楚”的调研对象合计占比43.74%，这反映出部分调研对象对会计凭证数字化转型的接受程度仍持观望态度。同时还有3.98%的调研对象表示不愿意接受数电票，这反映出还有少数企业人员对会计凭证数字化转型持抵触态度。此外，43.39%的调研对象表示企业愿意增加投资实现电子会计凭证管理，解决电子凭证报销入账归档问题，这说明越来越多的企业意识到财务数字化转型的必要性和迫切性。

三、关于加快推进会计凭证数字化转型的相关建议

（一）加快推进电子凭证会计数据标准实施

一是应在“十五五”期间进一步加快电子凭证会计数据标准实施推广，并利用多渠道、多形式加大电子凭证会计数据标准相关政策的宣传力度，提升全社会对电子凭证的接受度和使用效率。二是应通过开展专题培训、后续教育、案例征集、知识竞赛等多种活动，促使企业积极主动了解会计凭证数字化相关政策动向，提早规划或升级相关系统，适应会计凭证数字化转型趋势，满足未来合规要求。三是应建立电子凭证会计数据标准支持体系，联合服务保障单位设立咨询热线、建立线上平台提供在线答疑解惑，并对有技术需求的企业派遣技术人员予以现场指导与帮助。

（二）加快推动会计凭证全流程电子化管理

在企业经济信息供应链上，电子凭证生命周期涵盖从开具、接收、报销、入账至归档的完整流程，只有实现全链无纸化才能实现真正的数字化。为此，一是应制定电子凭证管理制度，包括数据格式、传输协议、存储要求等，明确电子凭证的生成、存储、传递、审批、归档等各环节的管理要求，同时规范电子凭证生成、存储、使用和销毁流程，确保电子凭证全生命周期的合规性和完整性。二是应更新和完善相关法律法规，进一步明确电子凭证的法律地位、使用范围和安全性要求，为会计凭证全流程电子化提供法律保障。三是应加强电子会计档案使用，对电子会计档案进行数据标准化处理，提高电子会计档案的可读性和可检索性，进而提高电子会计档案的利用效率，保证企业电子凭证入账、归档的系统功能完善。四是应进一步推广电子签章技术，防止信息伪造、泄露和篡改，确保电子凭证在传输和存储过程中的法律效力和安全性。

（三）进一步完善企业信息系统建设

随着数电票在全国试点推广，数电票开具量大幅增长，截至2023年年底，数电票在发票开具总量上占比超过80%。企业可以此为契机，在评估企业财务系统与数电票系统的兼容性基础上，进一步完善财务系统和税务管理系统，推动会计凭证全流程电子化管理，实现企业会计凭证数字化转型。

（四）持续提升企业报销智能化水平

艾瑞咨询与北京合思信息技术有限公司联合提出的无需报销分级标准从报销自动化程度出发，将企业费用管控能力分为L1～L5五个阶段。目前，少数财务数字化水平领先的企业处于中级无需报销（L4）阶段。为促使企业加快迈入高级无需报销（L5）阶段，企业应积极采用电子凭证会计数据标准，统一各类电子凭证的底层技术，打通电子凭证会计处理全流程，实现企业内外部数据共享，推动会计凭证数字化转型，实现电子凭证会计数据“多跑路”、人工报销方式完全退出、电子凭证全链路智能流转。同时，企业在全面实施电子凭证会计数据标准的基础上，可在全场景、全链路应用人工智能技术，为实现智能推荐、智能消费、智能控制、智能对账、智能核算和智能归档赋能，推动会计凭证数字化转型向更深层次发展。

（五）加大数字基础设施建设

电子凭证在财政、税务、银行、企业间流转的过程中离不开数字基础设施以实现数据的统一采集、记录、共享和交换。为此，一是应加大数字基础设施投资力度，建立综合服务平台，实现电子凭证从数据底层逻辑到数据交换格式及流程的统一。二是完善以数据平台为核心的配套设施建设，如电子签章管理系统与电子档案管理系统等。三是建立与数电票、电子凭证会计数据标准等相融合的数字生态场景，推动数字技术与行业场景深度融合，助力企业进一步深化会计凭证数字化转型。

责任编辑　李卓