S高校基于内控管理的差旅平台应用

尹作海

作者简介：尹作海，山东大学财务部。

摘　要：差旅业务是高校财务管理工作的重点和难点，传统差旅管理主要集中在对报销支出的控制上，却忽略了对差旅活动前、中期的监督，导致内部控制效果欠佳。S高校基于业财融合，构建了数字化、智能化的差旅管理信息平台，在提升管理服务质量的同时，规范差旅活动、加强票据监管、优化差旅报销，完善基于内控五要素的风险监督机制，实现对差旅风险的有效防范。

关键词：高校；差旅；信息化；内部控制

中图分类号：G475　文献标志码：A　文章编号：1003-286X（2024）15-0034-04

随着我国高等教育事业的发展与“双一流”建设的深入推进，学术交流、考察调研等公务出差活动日渐增多，差旅报销在高校财务日常业务中所占比重不断增加。这给高校财务管理带来了一系列压力，一方面，差旅报销是“放管服”和“报销繁”改善的重点环节，关系到财务服务质量和效率的提升，以及广大师生的满意度；另一方面，差旅业务又是财务报销的问题高发领域，与之相关的违规、违纪事件时有发生，对其监管时刻不能松懈。因此，高校在为教学科研活动松绑的同时，也在不断提升对差旅出行与差旅报销的内控力度。

一、高校差旅内控管理存在的问题

高校因所承担的教学科研职能，使其在差旅报销和差旅管理方面具有自身的业务特点。一方面，高校科研活动多，差旅报销占比和支出总量大。另一方面，高校对不同业务类型、经费来源实施差异化管理，使其在差旅管理和报销方面具有更高的业务复杂度。上述因素的存在，进一步增加了高校差旅内控管理的难度。

（一）差旅活动管控难

部分高校在差旅管理措施和业务流程上还需要完善，差旅活动缺乏规范性和一致性，存在一定漏洞和不足之处。例如，差旅审批环节缺乏明确的流程规范，存在出差申请事后补报、审批事项与报销内容不一致等情况，难以对出行必要性和预算合理性进行有效监管。交通、住宿等差旅支出未进行集中采购和统一管理，容易发生差旅超标准、假发票报销等情况，不利于对支出合规性和差旅成本的控制。缺少差旅行程的记录、核实机制，对虚构差旅行程、套取科研经费等不当行为缺乏有效的监督手段。

（二）差旅报销审核难

差旅报销对于出差人和财务人员都是一项繁琐的工作。对于出差人来说，必须详细了解报销规定，在差旅标准范围内合理规划行程，妥善保管各类发票。报销时，还需计算报销和补助金额，填写时间、地点、人员、行程等诸多出差信息，审批通过后，方能提交财务报销。复杂的流程催生了“报销繁”问题，也容易发生费用超标、发票丢失等情况，增加差旅内控风险。对于财务人员来说，除了需要审核支出金额，还要检查公务活动的合规性、审批手续的完备性、差旅行程的连贯性，防范虚假发票报销、电子票重复使用、发票连号等各种违规违纪问题。审核过程风险点多、难度大、效率低，加上报销结算等账务处理工作，财务人员需要投入大量时间和精力，会计核算的质量难以有效保障。

（三）差旅分析监督难

由于缺乏可靠的信息系统，高校差旅管理存在信息不对称与数据分析能力不足等问题。信息不对称和信息传递的不及时、不准确，使管理者难以准确掌握差旅业务全貌，无法对行程、费用的合规性和真实性进行核实，增加了报销的困难和风险。数据集成分析能力的不足，使得差旅内控只能局限于不完整的、碎片化信息，容易忽略其中潜在的有价值内容，难以得到对差旅活动的全面、准确认识，内控监督的效率与效果无法提高。

鉴于上述情况，尤其是传统差旅方式在内控方面的问题，部分高校开始引入信息系统来改善差旅管理，实现对差旅出行和差旅报销的有效监管。

二、差旅平台在S高校的应用

S高校以问题为导向，结合学校差旅管理改革，通过管理机制与服务流程的重塑，构建了差旅出行一体化管理系统和一站式服务平台，为各级管理者及广大师生提供了高效、便捷、智能的差旅应用体验。

（一）差旅平台概况

平台以业财融合为基础，连通携程等商旅公司，对差旅出行购票和酒店住宿预订进行集中管理。内部整合学校财务、人事、国际事务等部门资源，规范、优化差旅审批，做到对不同类型、不同性质差旅活动的有效监管。结合智能引擎等技术，加强差旅过程的合规性检查，使出差人员、出差活动与财务经费能够自动关联，为财务报销和稽核分析提供详实、可靠的差旅信息。最终，通过财务系统自动抓取差旅数据，实现差旅报销的集中对账和统一结算，极大提高了差旅管理的质量和效率。

（二）差旅平台出差报销流程

1．出差申请。出行前，出差人通过差旅平台递交出差申请，填写事由、人员、时间、地点、预算等基本信息。依据出差类型、人员身份、经费性质的不同，差旅平台进入职工/学生或国内/国外等不同的审批报备程序，使出差申请能够按照规定流程流转至相关审批负责人处，以完成对不同类型出差活动真实性、合规性的审核。

2．出行购票。审批完成后，出差人即可在平台中规划行程安排。通过与商旅公司的对接，差旅平台为出差人提供火车票、飞机票、网约车和酒店的查询、预订及退改签服务。购票过程中，差旅平台会综合考虑人员职级、季节、地域等因素，并与学校差旅标准进行比对，为出差人提供个性化的票务建议和信息。此外，平台还会进行经费支出预算的检查和冻结，以避免差旅支出超出预算等问题。出差期间，出差人无需自行承担交通费和住宿费，相关费用由商旅公司提前垫付，待账期结束再由学校统一结算。

3．报销结算。出行结束，出差人发起报销申请。差旅平台以自然月为账期，与商旅公司对账。对账完成，商旅公司向差旅平台提供本账期所有支出的电子发票。随后，学校财务部门会提取差旅平台中的行程信息、差旅支出明细、差旅费补助等会计核算要素，以及入账所需的各类单据附件。经人工审核后，即可完成相关报销核算、对公结算、补助发放等账务处理工作。

三、差旅平台对加强内控管理的作用

内控体系建设的核心内容是“内控五要素”，即内部环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、内部监督五个方面。基于“内控五要素”，差旅平台对S高校差旅内控体系进行了重构，为差旅内控管理提供了全新的思路和工具。

（一）营造了良好的差旅内部控制环境

1．有利于实现差旅闭环管理。差旅平台以业财融合为基础，加强了业务与财务之间的协同，通过外部连接商旅公司等社会资源，内部融合财务、人事、OA等校内管理模块，打通了差旅出行的事前、事中、事后环节，改变了业务审批、出行购票、差旅报销相互割裂的传统管理模式。对高校差旅活动的闭环管理为加强差旅监管、防范差旅支出风险、解决“报销繁”创造了良好的管理运行机制。

2．有利于规范差旅管理流程和制度。通过差旅平台，S高校从申请到报销的各个环节建立了完善的管理流程，明确管理职责和执行要求，减少人为干预和误操作的可能，确保差旅活动在高校制定的标准和政策范围内开展。同时，管理流程的规范化也有助于发现规章制度中可能存在的不足和漏洞，使高校能够及时修订、完善差旅管理规定，保持对差旅风险的有效防范。

3．有利于提升全员内控意识。差旅平台的应用不仅促进了差旅的规范化、精细化管理，还有助于提高全体人员内控意识，使出差人员能够自觉认识到内控的必要性，理解并遵守差旅管理规定，共同推动差旅管理的改进和提升。

（二）提升了差旅风险评估能力

1．管理延伸拓展了风险评估的广度。通过对审批、购票环节的一体化管理，差旅平台加强了差旅风险的事前、事中评估，使差旅风险管理能够突破职能瓶颈向前端延伸，构建起覆盖整个差旅业务流程的风险评估体系，有助于实现对差旅风险的提前预警，大幅降低差旅支出中的违规行为，减轻财务报销审核压力，实现差旅内控与报销质量的双重提升。

2．数据挖掘增加了风险评估的深度。差旅平台作为存储和管理大量差旅数据的数据中心，有利于大数据技术在差旅风险评估中的应用。通过对申请、审批、购票、报销等业务数据的采集，再经过数据挖掘、数据分析和数据建模，差旅平台能够识别出差旅活动中的潜在风险点及异常差旅行为。例如，通过对申请、审批和报销数据的关联分析，可以发现申请与报销不符的问题；通过分析报销历史数据，可以发现重复报销、虚假报销等问题。深入、全面的差旅风险评估推动了内控监督向业务纵深延伸，有利于采取更有效的应对措施，确保差旅活动合规有序进行。

3．信息支撑提升了风险评估的效率。通过差旅规定和业务规则的内嵌，差旅平台将关键流程环节化为系统控制节点，结合人工智能技术，能够进行实时的合规性和风险审查，使差旅内控效率明显提升。不仅能够实时监控差旅支出，及时发现潜在风险，提高风险预警的准确性和及时性，还为后续差旅报销提供了完整准确的数据支持，保证差旅活动的真实性和差旅信息的有效性，降低内控管理成本。

（三）有助于完善差旅活动控制手段

1．加强业务协同，规范差旅审批流程。差旅审批作为差旅管理和财务报销的必要环节，对保证业务真实性、合规性具有重要作用。通过部门协同与信息共享，差旅平台加强了对差旅审批的过程管理，将审批结果作为安排行程和购票的先决条件，解决了出差手续不完备、审核把关不严等问题，进一步明确了审批环节对差旅出行的事前监督作用，促使各部门认真履行管理职责，规范审核审批流程。

2．连通商旅公司，加强差旅购票监管。通过与携程等第三方商旅公司合作，S高校差旅实现了线上统一购票、账期集中结算的公务出行方式。票据由商旅公司直接推送至学校，双方定期对账、据实结算，出差人不再经手。购票方式的改变不仅避免了保管票据、整理票据的繁琐手续，减轻了出差人的垫资压力和资金风险，更重要的是将出行购票这一监管盲区纳入了平台统一管理，实现了对出差过程的全面监管，从源头解决了差旅行程和报销发票真伪性的问题。

3．发掘数据价值，重构差旅报销结算。差旅平台对电子票据的全面支持，促进了财务报销过程中数据价值的发掘和利用。通过图像OCR识别、数据治理等手段，将电子票据、行程记录的关键信息发掘并提取出来，形成可用于差旅报销的会计数据要素，再通过财务核算引擎生成报销凭证，实现差旅报销的集中核算和统一结算。差旅数据价值的发掘，增强了报销过程中业务信息的准确性、真实性，减少了人工成本和人为干扰，有助于全面提升差旅报销效率与会计核算质量。

（四）有助于改善差旅内控的信息与沟通渠道

1．打破了差旅信息的传输壁垒。充分的信息沟通是风险评估、控制活动与内部监督能够有效实施的基础。差旅平台对各类信息的一站式管理，完善了信息获取、处理与反馈的渠道，实现了业务信息的汇总和共享，有助于打通部门间的信息壁垒，消除系统间的数据孤岛，保障业财融合环境下的差旅内控机制正常运行。

2．提高了差旅信息的准确性。差旅平台的使用显著提升了差旅信息的准确性。通过系统集成和数据交互，差旅平台实现了信息的实时获取和自动流转，确保申请、审批、购票、报销等环节之间数据的一致性和完整性，消除了数据传输中可能存在的人为干扰和错误，有效提高了差旅信息的真实性和可信度，为数据分析和风险防控提供了可靠的数据支持。

3．降低了差旅管理的沟通成本。差旅平台提供了申请、审批与信息流转的便捷渠道，有效加强了出差人、职能部门和财务间的沟通与协作，有助于减少政策误读和信息不对称，提高差旅业务的透明度，增进各方之间的相互信任，促进差旅流程的高效运行。

（五）有助于优化差旅内部监督机制

监督作为内控环节中的自我审查和督促机制，是评价内部控制可靠性、有效性的重要保障。对差旅活动实行全流程闭环管理，进一步完善了内控评价与反馈机制，有助于差旅流程的规范化和内部控制的常态化。同时，差旅平台强化了制度约束与过程控制的作用，确保每个环节都能够遵循规章制度，减少了人工监督的不确定性和不稳定性，大幅提升了差旅内部监督的效果。

四、存在的问题及应对措施

（一）尚未全部实行票据电子化

差旅平台内控作用的关键是对出行全过程的数字化管理，其顺利实施依赖于差旅票据的电子化。目前，我国电子票据覆盖还不全面，火车票的电子化进程尚无明确时间。但可以预见，随着金税四期改革的推进，相关部门将加大力度推动电子票据的应用和推广，促进包括火车票在内的差旅票据的全面电子化，为差旅管理和差旅内控提供更有力的支持。

（二）难以对平台外购票统一管理

尽管差旅平台提供了行程预定和差旅报销的便捷渠道，但仍会发生线下购票等通过其他渠道出行的情况，这部分业务需采用传统报销方式处理，导致差旅管理的不一致，容易产生数据断层和信息漏洞，存在潜在的内控管理风险。为解决这一问题，可以采取以下措施：一方面，加快实现对不同渠道票据的核验登记和集中处理，扩大差旅平台的监管范围，实现不同渠道购票后报销流程的整合，提高内控管理的有效性；另一方面，随着平台的不断优化，应依靠高效、便捷的管理服务措施来提升用户使用体验，提高广大师生对差旅平台的认可度。通过改进用户界面和操作流程，增强平台的便利性和易用性，鼓励更多人选择差旅平台购票，逐步减少通过其他渠道购票情况的发生。

（三）需要持续完善配套管理措施

差旅平台虽然为提升内控管理提供了高效、便捷、智能化的手段，但其实现效果也要取决于管理措施的配合和完善。首先，管理措施应全面覆盖差旅出行和报销的各个方面，并与差旅平台相匹配，包括制定差旅政策、规范业务流程、明确管理责任，确保差旅平台的建设工作能够顺利实施。其次，应建立有效的执行和监督机制，强化执行力，及时发现和纠正问题，确保差旅平台的推进措施能够落地生效。最后，应建立反馈机制，广泛收集师生意见和建议，根据用户需求和管理需要持续改进系统，不断优化流程，使差旅平台能够更加有效地发挥作用。

责任编辑　曹媛媛

主要参考文献

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