时间:2022-03-17 作者:秦锂等
[大]
[中]
[小]
摘要:
票据驱动下H高校智能财务的构建
秦锂张超杨小龙■
摘要:由于受到成本、时效、跨业务部门整合难等限制,高校智能财务建设难以打破已有的财务信息化框架,仅实现报销、审核等部分场景的局部应用,缺乏系统有效的整体实现路径。本文通过分析H大学智能财务实践,构筑智能财务票据管理平台,搭建票据数据池,以票据驱动与RPA人机协同释放财务基础工作,实现面向多主体多业务的智能化与自动化管理,以期为高校财务智能化探索提供借鉴。
关键词:智能财务;票据管理平台;RPA;高校财务
中图分类号:F275文献标志码:
A文章编号:1003-286X(2021)16-0066-03
H大学是教育部直属高校。近年来为满足国家财税体制改革以及科研“放管服”管理的要求,H大学积极推进财务信息化建设,目前已形成全面预算管理系统、会计核算系统、财务网上业务平台、第三方业务对接平台、财务自媒体平台等五位一体的财务信息化体系。然而由于学校财务信息化建设主要围绕原有信息系统进行拓展延伸,智能财务
零星应用于报销、审核等部分财务场景,缺乏系统性的一体化规划与实施。财务信息化建设陷入瓶颈,急需寻找一条能够整合现有信息化资源且切实可行的高校智...
票据驱动下H高校智能财务的构建
秦锂张超杨小龙■
摘要:由于受到成本、时效、跨业务部门整合难等限制,高校智能财务建设难以打破已有的财务信息化框架,仅实现报销、审核等部分场景的局部应用,缺乏系统有效的整体实现路径。本文通过分析H大学智能财务实践,构筑智能财务票据管理平台,搭建票据数据池,以票据驱动与RPA人机协同释放财务基础工作,实现面向多主体多业务的智能化与自动化管理,以期为高校财务智能化探索提供借鉴。
关键词:智能财务;票据管理平台;RPA;高校财务
中图分类号:F275文献标志码:
A文章编号:1003-286X(2021)16-0066-03
H大学是教育部直属高校。近年来为满足国家财税体制改革以及科研“放管服”管理的要求,H大学积极推进财务信息化建设,目前已形成全面预算管理系统、会计核算系统、财务网上业务平台、第三方业务对接平台、财务自媒体平台等五位一体的财务信息化体系。然而由于学校财务信息化建设主要围绕原有信息系统进行拓展延伸,智能财务
零星应用于报销、审核等部分财务场景,缺乏系统性的一体化规划与实施。财务信息化建设陷入瓶颈,急需寻找一条能够整合现有信息化资源且切实可行的高校智能财务实施路径。
一、H高校财务信息化存在的问题
1.已有财务信息化建设模式未能有效释放财务基础性工作压力。长期以来,学校财务信息化建设取得一定成效。一方面从最初网上预约不等候报销,到引入商旅、采供等第三方平台,再到现在智能审核的应用,围绕解决前端“报销繁”问题不断改进;另一方面为满足财政专项资金、各类科研项目经费以及国库资金的管理要求,通过系统实现对项目经费使用的过程管控以及精细化管理。此外,解决了“双功能、双基础、双报告”的政府会计制度核算问题,并实现标准化财务报表和部分个性化财务报表的自动生成。但从整个财务信息化建设过程来看,目前H高校财务信息化还是基于以核算为中心的财务管理模式,系统建设忽视了财务管理职能,财务人员的主要精力仍集中于传统会计业务,没有实现财务基础工作压力的有效
释放。
2.串联式网上审核模式数出多门,业财融合流于形式。自财政部发布《行政事业单位内部控制规范》以来,为完善学校经济活动风险防控体系,智能财务系统增加了采购审批、合同审签、资产验收入库等经济业务的在线审核环节。但由于业务管理系统间各自为政,形成了数出多门的串联式网上审核模式。这种模式带来几个弊端:一是用户体验感差。财务审核人员和业务人员均需登录多个系统,重复操作。二是系统对接难度大。尤其涉及跨部门业务流程再造和软件供应商的协调时难度更大。三是财务监管风险高。由于数出多门,业务审批数据存储在各自的信息系统中,在数据没有实现全过程封闭式线上流转的情况下,存在数据落地篡改的风险,同时在财务支付环节无法审核异构系统之间的数据统一性,加大财务监管难度。四是审批职责不明确。在线审核缺乏现场监督,导致随意审核和偷懒审核现象并存,尤其涉及到多部门审核业务,更是容易出现推诿拖沓的现象。仅以“鼠标审核”代替签字审核的串联式线上审核模式,使得业务数据与财务数据割裂、信息传递滞后,业财融合流于
作者简介:秦锂,合肥工业大学财务处副处长,高级会计师;张超,合肥工业大学管理学院博士后;杨小龙,北京博思财信网络科技有限公司副总经理。
财会信息化
形式。
3.业务部门对财务数据和财务报表的使用效率较低。当前H高校财务信息系统提供的财务分析是基于传统会计核算流程后的财务数据整理,主要应用于各类财务报表编制、项目预算执行进度统计、科研项目经费统计报表编制等。但由于缺乏与业务数据的多维度关联分析,再加上传统财务报表受到专业性和单一性的局限,业务部门对财务数据和财务报表的使用效率较低。
二、票据驱动下H高校智能财
务建设的总体思路
目前,H高校通过梳理财务流程(票据审核——会计核算——账务处理——报表编制)和数据流转路径(票据数据——会计数据——财务数据——决策数据)发现:票据是财务与业务工作的数据起点和桥梁。它既是经济业务活动的记录载体,也是提供会计核算信息的重要来源。因此,H高校在智能财务建设过程中选择以票据为出发点,构建票据管理平台(如图1所示),驱动整个财务信息系统智能化工作。
1.构建票据数据池,形成高校版数据中台。数据是智能化的基础。作为经济业务最原始反映的票据,是属于财务、业务最细颗粒度的标准数据。票据管理平台通过科研管理系统、合同管理系统、采购管理系统、财务核算系统、财政电子票据系统、国税增值税票据系统、天眼查系统等集成学校内外财务、业务数据,汇集成票据数据池,不仅实现高校业务数据与财务数据、内部数据与外部数据集成共享,也可以实现数据间的交叉验证与关联关系挖掘,有效实现对高校教学、科研活动的动态、全面监控。
2.实现多主体多业务的智能化与自动化管理。根据H高校财务、业务特点,票据管理平台面向教师、科研人员、学生和财务人员等多主体,涉及到收入管理、支出管理、资金风险管理等多业务,运用财务机器人协同实现业务与财务工作的智能化和自动化管理。其中,H高校收入管理业务的资金来源方式多样且业务量大,由多校区、多部门间协作完成,涉及审批环节多,电子与纸质票据并存,业务处理效率低、风险高,人员报销体验感差。对此,票据管理平台下
的收入管理模块可以实现电子税票、财政电子票据、纸质票据等多种类票据的全覆盖,实现开票审核、开票办理、收入核算、票据领用等收入业务的全流程线上封闭式管理,通过嵌入业务审批规则、引入智能化业务自主推动,实现常规业务自动处理。H高校支出核算工作相对复杂,在进行科目核算时需同步完成项目核算,并匹配国库资金分类要求、资金使用要求及相应的项目完成时间规定,客观上使得核算业务面向服务对象多,管理颗粒度复杂,且票据半电子化环境也加大审核难度。因此,票据管理平台下的支出管理模块通过自动识别、解析支出报账票据形成文本数据,嵌套审核规则完成智能审核,自动判别业务属性并生成会计凭证,实现支出业务的预审、入账和支付,并按照财政部和国家档案局的要求形成规范的电子会计凭证进行存储。H高校资金风险业务管理溯源具有复杂性,财务除对原始凭证进行审核外还需要对合同审签、招标采购、资产管理等业务环节进行溯源,判断其真实性。高校资金性质以财政拨款、学费收入和科研经费为主,对经费使用的监管要求和社会关注度高,因此票据管理平台下的资金风险管理模块通过关联票据信息、财务数据、业务数据以及第三方数据,进行数据关联分析,自动形成监控报告,发现异常信息并及时推送至管理或审核岗位,更全面、实时、准确地进行风险预警。
3.票据驱动与RPA人机协同释放财务基础工作压力。将收支核算工作业务流程颗粒化分解到以票据为单元,通过票据来串接业务数据和会计核算数据、驱动上下业务流,将财务业务管理要求以计算机规则的形式嵌入系统中,实现票据自动核验、存储、流转、记账。同时,利用RPA人机协同,剥离流程明确的业务并匹配不同职能的机器人组(审核机器人、对账机器人、报表编制机器人、数
财会信息化
据分析机器人等),模拟会计收支核算业务审核规则,打通跨异构系统的审核堵点,自动高效地完成传统会计核算工作,使财务人员将更多的时间投入财务规划、资源配置、战略决策等管理职能,实现会计核算职能向管理职能的转变。
三、票据驱动下的H高校智能财务的建设经验
1.由简到难、由内向外推进高校智能财务建设。由于财务系统已初具规模,且相关业务部门大多都拥有各自的业务管理系统,所以考虑到系统使用者对原系统的适应性,为减少平台实施对日常工作的影响,应采取由简到难、由内向外的模式进行建设。第一阶段主要完成收入管理模块建设,实现系统自动处理收费及票据管理业务,同时在规范收入内部控制的前提下,提升员工对于开票业务的用户体验感,并根据票据申请人的行为,初步构建信用评价体系。该阶段RPA技术主要应用于银行对账、国库资金管理、纳税申报、财务报表编制等只需调用财务内部系统数据的相关业务,实现财务内部常规业务的自动化处理。第二阶段主要完成支出管理模块建设,完成支出票据数据的校验和存储,同时引入其他经济业务行为评分充实信用评价体系,并实时监控资金风险。RPA技术主要应用于票据校验和模拟会计做账行为两类场景。第三阶段完成财务数据中心建设。前两个阶段完成后,传统会计业务工作基本将由智能财务系统替代并且基础数据准备完毕。该阶段可以深度挖掘模型算法,通过各类人工智能技术的应用,真正实现财务、业务、管理的多维度分析,实现智能财务转型。
2.分业务情景梳理和确定票据信息标准。由于票据管理平台提出“业务信息——票据信息——会计信息——财务信息”的数据流转逻辑,所以需要以票据为基本单元对现有业务进行梳理。一
般来说票据对应资金收付业务,在实际业务中主要有三类情况:一是单项业务形成单张票据(特指税票和非税票据),如收取款项、购买货物等;二是单项业务形成多张票据,最为典型的是出差业务,报销时需提供往返车票、住宿费发票等;三是单项业务没有对应的票据,需要其他原始凭证,如发放校内人员经费时提供的经费审签单等。票据管理平台依据上述三类业务情况接收原始票据信息后,按照管理要求对各个业务节点进行数据标准化梳理,建立各业务节点与票据信息的关联关系,对各类数据进行标签化管理,最终达到业务数据与财务数据交互多维度关联的目标,为数据驱动财务管理奠定基础。
3.梳理与制定人机协同审核规则。审核报销业务占据着大部分的常规财务工作量。通常财务人员在收到票据时,一方面要判断票据是否合规合法,这类审核规则易于梳理,可以直接嵌套于系统中;另一方面要对相应经济业务事项的真实性、合规性进行判断,这类审核规则的梳理难度很大,其理想状态是梳理出既定的规则并完全嵌套系统中实现自动审核,但是在项目实施过程中这类业务随机性强,系统难以完全取代人工处理。对此可以采取分段模式:将财务内部流转且流程简单明确的审核规则直接嵌套于系统中,由票据管理平台自动执行;对于规则半清晰的业务采用人工智能解决,无法用规则清晰描述的业务则由人工负责,建立一套分工清晰、职责明确并且能够合理平衡人机关系的规则体系;涉及其他部门业务,或者随机性较大的业务场景,通过制定人机协同审核规则,利用RPA技术辅助人工。
4.加强财务机器人的应用管控。RPA技术应用的关键点是分析找到适合其工作的场景,尤其要重视当场景发生变化时,RPA能否快速响应。实施财务机器人的过程中要明确现有流程逻辑,
确定基于财务机器人的新业务流程、验证性测试、开发部署、运营维护,并注意安全机制、风险管控、应急预案等。建议RPA的设计应当遵守单一职责原则,避免当RPA组合过于复杂时,发生死锁等问题。
5.重视会计人员的转型培训。随着智能财务深入发展,业务流程、岗位职责优化重置,会计人员从低附加值的事务性工作中解放出来,但同样会面临转型的挑战。从财务核算到财务分析,从执行准则制度到深入理解准则制度,从了解业务到精通业务,从管理人到管理算法规则等,这些都对会计人员的职业技能提出了更高的要求。加强现有岗位会计人员的培训显得尤为重要,否则无法适应智能财务的发展需要。B
责任编辑樊柯馨
主要参考文献
[1]刘梅玲,黄虎,佟成生,刘凯.智能财务的基本框架与建设思路研究川.会计研究,2020,(3):179192.
[2]刘勤,杨寅.改革开放40年的中国会计信息化:回顾与展望山.会计研究,2019,(2):26-34.
[3]周卫华,王柳匀.电子发票智能识别与会计核算问题探究川.财务与会计,2019,(15):66-68.
[4]陈虎,孙彦从,郭奕,赵旖旎.财务机器人——RPA的财务应用川.财务与会计,2019,(16):57-62.
[5]陈焕新.高校收费管理存在的主要问题及完善建议[J].财务与会计,2018,(3):75-76.
[6]戚蓓蓓.基于人工智能视角的财务机器人流程自动化应用探析川.财务与会计,2018,(17):58-59.
68财务与会计-202116
相关推荐
主办单位:中国财政杂志社
地址:中国北京海淀区万寿路西街甲11号院3号楼 邮编:100036 电话:010-88227114
京ICP备19047955号京公网安备 11010802030967号网络出版服务许可证:(署)网出证(京)字第317号