时间:2022-03-17 作者:范悦敏等
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摘要:
【编者按】
事业单位作为我国社会主义现代化建设的重要力量,汇集了大量的专业技术人才,且广泛分布在教育、科技、文化、卫生等多个领域,是经济社会发展中提供公益服务的主要载体。近年来,随着政府会计改革的持续推进,事业单位财会管理水平不断提升,但与高速发展的公益事业需求相比,仍存在较大的改进和提高空间。加强财会信息化建设,对于提升事业单位效能、推动公益事业健康发展意义重大,这既是时代发展的必然要求,也是事业单位实现未来长期可持续发展的重要保障。本期专题围绕“”这一主题,对事业单位财会信息化建设实践进行分享和交流:上海交通大学从财务内外边界、功能实现、业务内容、基础支撑等不同角度构建财务信息系统架构,促进不同系统、流程的有机结合与联动,实现财务管理全流程管理和监控;C大学财务管理工作全面实现电子化、网络化,和主要业务系统建成数据接口加强数据共享,在保证信息安全的情况下实现了系统的对外开放;S高校智能财务系统全面整合学生管理系统、人事系统、OA办公系统及科研管理系统、...
【编者按】
事业单位作为我国社会主义现代化建设的重要力量,汇集了大量的专业技术人才,且广泛分布在教育、科技、文化、卫生等多个领域,是经济社会发展中提供公益服务的主要载体。近年来,随着政府会计改革的持续推进,事业单位财会管理水平不断提升,但与高速发展的公益事业需求相比,仍存在较大的改进和提高空间。加强财会信息化建设,对于提升事业单位效能、推动公益事业健康发展意义重大,这既是时代发展的必然要求,也是事业单位实现未来长期可持续发展的重要保障。本期专题围绕“”这一主题,对事业单位财会信息化建设实践进行分享和交流:上海交通大学从财务内外边界、功能实现、业务内容、基础支撑等不同角度构建财务信息系统架构,促进不同系统、流程的有机结合与联动,实现财务管理全流程管理和监控;C大学财务管理工作全面实现电子化、网络化,和主要业务系统建成数据接口加强数据共享,在保证信息安全的情况下实现了系统的对外开放;S高校智能财务系统全面整合学生管理系统、人事系统、OA办公系统及科研管理系统、采购管理系统等,为决策部门提供信息支持;上海新华医院通过建立健全现代医院管理制度,探索现代医院运营管控新思路,完善医院内部治理结构和机制,增强成本管控和质量管控能力,提高医院运营管理能力和管控水平;Z医院通过构建网上报销审批模式,科学设计网上审批流程,减少报销审批环节时间消耗,提高员工工作效率和积极性,建立高效快捷的财务报销模式。希望这些经验分享与交流,对促进事业单位加强财会信息化建设、发挥财会工作效能,助力事业单位健康发展提供借鉴与参考。
高校财务数字化转型的实践与思考
——以上海交通大学为例
范悦敏张湘怡王光艳■
摘要:本文从信息技术发展趋势对财务管理工作的挑战入手,聚焦上海交通大学财务信息化建设实践,从会计核算、预算管理、部门协同、决策咨询等方面,详细阐述了该校财务信息系统的建设内容和路径,并在总结实务经验的基础上,对高校财务信息化建设和数字化转型发展进行深入思考和分析,从数据治理、组织治理、流程治理、体验治理四个方面,提出了推进高校财务信息化发展的实践策略。
关键词:高校;财务信息化;数字化转型;业财融合;预算管理
中图分类号:F275文献标志码:A文章编号:1003-286X(2021)16-0016-04
随着信息技术飞速发展,财务管理正经历着一场深刻变革。大数据、人工智能、移动互联网、云计算等技术的运用,使财务管理领域中越来越多的“不可能”变为了“可能”,高校财务管理在实现基本的记账功能外,更应思考如何通过改进财务管理模式和方法实现财务管理提质增效,如何通过搜集分析财务数据和业务数据促进财务决策科学合理。上海交通大学在30多年的探索和实践中,已基本建成较为完整的财务信息化体系,初步形成符合学校管理需求的财务数据规则和分析体系,学校财务管理正从财务信息化向数字化转型,助力学校治理能力和治理体系现代化建设。
一、上海交通大学财务信息化建设历程及其定位
(一)建设历程
上海交通大学财务信息系统建设
历程与学校事业快速发展的需求相生相长,大体可以分为六个阶段。第一阶段是会计电算化阶段,用电脑记账代替手工记账,提高记账、对账的效率和准确性;第二阶段是会计核算系统建设阶段,使用市场上较为成熟的会计核算软件,形成完整的账务处理体系,并开发满足辅助核算需求的诸如收费、工薪等功能性软件;第三阶段是会计服务系统建设阶段,在满足会计交易处理需求的基础上,关注会计核算软件服务功能的拓展,比如开发网上预约及不等候报账体系和财务查询平台,提升会计服务质量;第四阶段是财务管理系统建设阶段,在全面完成会计核算相关系统开发与应用的基础上,对接预算管理和财务分析需求,开发全面预算管理系统,建立内部财务分析体系,形成预算、核算、决算之间闭环且独立的财务管理信息化体系;第五阶段是数据分析系统建设阶段,通过整
合与优化,逐步推进财务管理系统与资产、科研、教学、人事等业务系统的对接,构建以财务管理系统为核心的资源配置体系,开发数据分析平台,为决策提供数据支撑;第六阶段是财务数字化转型阶段,以数据资源为核心,关注服务升级改造,关注流程整合重构,并将管控融于管理与服务之中,从系统维度深化财务与业务部门的协同互动操作,在数据流上实现业财融合,建设新型智能交易处理系统、管控系统以及会计服务系统、决策支持系统。
上海交通大学财务信息化建设的不同阶段,折射出高校财务工作不同阶段的不同管理需要,也可以看出,支撑财务发展的信息技术在变、流程在变、方式在变,而不变的是具有高校财务特点的服务事业发展的目标和定位。
(二)建设目标和思路
上海交通大学财务信息化建设目标
作者简介:范悦敏,上海交通大学医学院财务处处长,高级会计师,教育部高端会计人才培养项目(第一批)学员;张湘怡,上海交通大学财务计划处,会计师;
王光艳,上海交通大学财务计划处处长,正高级会计师,全国高端会计(后备)人才行政事业类六期学员,通讯作者。
提高财务运行效率、助力学校科学决策。“提高财务运行效率”即通过优化管理流程、对接业财管理系统、提升服务体验,为各级管理者和使用者提供集财务运行、责任管控、用户体验为一体的财务运行管理服务,实现资金流、业务流和信息流充分融通;“助力学校科学决策”即通过构建智能化的信息共享平台,为各级管理者和使用者提供数据分析与运用,提高决策的科学性和精准性,辅助战略决策,防控管理风险。
上海交通大学财务信息化建设思路是为满足财务信息化向数字化转型的要求,确保可实际落地的操作性,以财务信息系统为中轴,以后端服务需求与分析需求结果为导向,向前端寻找财务与业务的结合点,不断将各级各类管理价值链条的流程整合入财务信息系统,打通业务和财务的数据壁垒,实现数据流的业财融合,进而实现财务数字化转型。
上海交通大学财务信息化建设的要求是从“专业化、标准化、流程化、自动化、智能化”等五个方面落实建设任务。一是提升财务专业化程度,加强计划、预算、核算、决算四大数据体系的有机衔接,完善协同处理规则;二是提高数据标准化要求,推进以财务数据为核心的人、财、物多维数据治理;三是加大业财流程化整合力度,着力促进跨部
融通;四是推进全过程交易处理的自动化,有效实现业务办理与账务处理的零接触和无纸化进程;五是提升财务智能化水平,在构建信息系统模块设计过程中,充分运用智能采集、智能识别、智能审核、智能分析等多维度功能技术。
二、上海交通大学财务数字化
转型的实践
按照财务信息化建设目标、思路和要求,上海交通大学运用系统性和创新性思维,从财务内外边界、功能实现、业务内容、基础支撑等不同角度构建财务信息系统架构,以在不同系统之间、流程之间实现有机结合与联动,实现财务管理的全流程管理和全过程监控。具体如图1所示。
在财务信息系统整体构架内,具体实施的建设内容主要涉及会计核算与服务领域、计划与预算管理领域、跨部门业务协同领域以及统一决策支持领域等四大领域,四者在数字化转型过程中既体现各领域所涉及财务管理不同的侧重点和管理要求,又能将不同领域通过信息系统有机衔接和融合。
(一)会计核算与服务领域
会计核算与服务领域系统建设是财务信息化建设和数字化转型最基本的内容。上海交通大学已基本建成集收入、
本期专题
报账、服务、规则于一体的会计核算与服务体系。一是打造智能型的财务报账体系。该体系从内容上包含覆盖前端商旅等采购业务平台的费用管控系统、中端的费用账务处理系统、后端的电子档案系统;从流程上包含智能业务采集、智能数据填报、在线业务审签、在线财务审核、在线财务记账、在线支付、在线归档等智能财务报账的全流程管理。在体系建设过程中,通过票据智能识别、规则智能检查、业务智能填报、预算精准控制、移动在线审签、审签流程定制等过程,真正实现无纸化、零接触的智能报账的全生命周期管理。二是构建一体化的收入管理体系。该体系从内容上包含政府拨款、教育收费、科研收入、其他收入等不同收入来源。在体系建设过程中,整合电子回单系统、学生收费系统、缴费平台、票据管理系统、合同管理系统等财务内部管理系统,紧密衔接科研管理系统、非学历管理系统等业务系统,形成集合同备案、收入立项、确认、开票、分配、监控为一体的“一站式”收入管理服务平台,实现各类收入自动账务处理和实时反馈,极大提高财务部门和业务部门开展收入动态化管理的效率。三是搭建“一门式”财务服务体系。该体系本着“化繁为简、应上尽上”的原则,将业务办理、信息查询、服务咨询等线下业务,通过信息技术手段集成在PC端、手机移动APP、微信公众号等平台开展线上“一站式”办理,使财会业务办理突破了空间和时间的限制,全面提升了师生用户的财会服务体验。四是夯实多维度财务规则体系。该体系是会计核算和服务信息系统高效运行的基石和保障,从财经管理政策维度、会计核算规则维度、会计服务基础维度等建立相对完备的财务规则知识库,设定知识词条模板和风险管控策略,实现智能搜索和预警监控,充分发挥服务和管控的效能。
(二)计划与预算管理领域
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计划与预算管理领域系统建设是财务信息化建设和数字化转型的关键环节。上海交通大学以学校战略目标为基础,以学校事业发展规划为指导,建立项目库管理机制,搭建全面预算管理系统,实现了预算申报、编制、批复、执行、控制等环节的信息化,并且将校院两级预算管理、预算绩效管理等模块融入到系统中,满足学校复杂、多样、多变的预算管理要求,为学校管理资源配置决策提供有力支撑。一是建立对接学校发展规划的滚动项目库管理机制。加强项目分类管理,将业务部门管理项目库,如科研项目库、“双一流”建设项目库等,纳入学校项目库管理;优化项目库管理模式,1年期以上的项目在确定总投资的基础上,编制年度滚动的资金使用计划,年度资金使用计划与预算管理系统对接,成为安排项目年度预算的依据;强化绩效管理,逐步建立预算绩效指标体系,提供预算绩效指标模板;建立项目库管理模块,将项目申报、评审、立项、额度拨付、预算执行、跟踪监控、绩效评价、结果反馈等管理环节整合贯通,强化顺向环环相扣的控制机制和逆向动态可溯的反馈机制。二是搭建符合学校内部管理需要的全面预算管理系统。构建清晰灵活的预算编制框架,预算管理框架与最新的财务管理工作要求以及业务发展需要保持实时匹配,并可根据管理情况的变化,灵活机动地新增和调整预算分类,并且使调整后的分类与之前的分类仍然具有良好的匹配度和兼容性;实现规范化的预算编制流程,在系统模块设置中,各板块功能明确区分,精准贴合预算申报的流程步骤,实现对学校“二上二下”预算编制流程的规范化、标准化控制;支撑校院两级预算管理模式,通过区分功能模块和允许个性化设置项目分类,较好地兼顾了校级预算和学院预算两种模式下的管理需求差异。此外,系统建设中注重满足多角色
的预算管理需求,以及与其他系统进行协同设计与模块开发,在发挥预算管理“指挥棒”作用的同时,提高预算管理的科学性和有效性。
(三)跨部门业务协同领域
跨部门业务协同领域系统建设是财务信息化建设和数字化转型的重要路径。财务信息化建设绝对不能是财务部门“闭门造车”,要想避免成为“信息孤岛”,只有通过统一的基础信息标准、明确的管理权限范围、通畅的信息共享流程,实现控制端前移,形成“从业务到财务”的闭环管理。上海交通大学财务管理系统已实现与多个业务部门系统的有效对接,包括科研系统、重大项目系统与财务系统的对接,资产管理与报销系统的对接,出国审批、基建付款、学生助学金支付和报销系统的对接,学生学籍系统与收费系统的对接等。例如,在科研经费管理方面,通过与科研管理部门的科研管理系统对接,实现科研项目立项、预算设置、收入确认、日常支出、预算执行反馈、科研项目结题等科研项目全生命周期的协同管理;在因公出国出境管理方面,经办人从国际交流管理系统填写出入境总结,审批通过后,再从出入境系统跳转至预约系统做财务入账预约,财务入账完成后向出入境系统反馈入账结果,出入境系统确认业务完结,从而实现了国际交流部门和财务管理部门的审批衔接和业务协同。
(四)统一决策支持领域
统一决策支持领域系统建设是财务信息化建设和数字化转型的核心目标。上海交通大学以建设财务管理决策支持系统为基础,面向管理者提供财务及相关数据的交互分析与展示,逐步实现对科学决策的支撑与保障。财务管理决策支持系统是通过以财务数据为核心数据,整合各职能部门信息数据,实现各种应用的数据仓库平台数据共享;通过为多元化的用户展示不同的信息,实现
数据向信息、信息向知识的转变,打造“所想即所见”“所见即所得”的展示平台。主要包括六大功能:交互式仪表板、联动、切片、过滤、钻取的数据可视功能,“追根溯源”到具体凭证明细的数据穿透功能,每天及时提供财务概况、收支、结余和预算等数据更新功能,大额资金、暂付款和预开票据等事项管控的预警监控功能,用户自由配置、筛选分析图表并保存的自由分析功能,多个角色自由转换获得其角色的页面和数据的角色切换功能。
三、上海交通大学财务数字化转型的启示
财务信息化建设是一项逐步推进和持续改进的系统工程,需要有计划、有步骤地完成升级迭代的发展目标,特别是进入到数字化转型阶段,应该遵循“标准化、集成式、自动化、智能型”的基本原则,即实现“数据规则标准统一,业财融合系统集成,业务办理自动高效,人机交互智能预测。”具体来说,主要包括四个方面的治理活动。
(一)数据治理
“谁掌握了数据,谁就掌握了主动权。”在信息系统建设中,必须首先加强对数据基础性作用和财务发展未来趋势的认识。数据治理的范围涵盖了从前端财务处理系统、后端业务数据库到终端数据分析的全过程,通过对数据的获取、处理、使用、维护和监管,形成数据资产。具体来说,开展数据治理最主要的就是“标准化”,包括数据“语义”标准化、管理模式标准化和使用监管标准化。例如,技术语言与财会业务语言相结合的标准化描述,数据建模、采集、加工、交换等过程的标准化,数据管理、存储、共享、使用、监管等规则的标准化等。通过数据治理,形成满足财务管理需求的各类数据库,运用大数据和深度挖掘技术进一步对数据进行加工,保障财务工作
高效开展,同时利用丰富的数据可视化技术,为财务信息的使用者和管理者清晰、有效地呈现财务信息,从而支撑管理者做出更好的决策。
(二)流程治理
信息系统建设离不开规范的流程治理。无论是为了提供优质高效的财会服务、实现规范有序的业务管理,还是建立行之有效的管控体系、提供全面准确的决策支持,流程治理都是非常重要的环节和手段。它主要包括两个层面:一是财务内部业务流程的优化和再造,这就需要识别现有业务流程中的优化点和控制点(如需要耗费大量人力和时间、影响工作效率和工作准确率的环节,或者对合规性要求较高的监管重点环节等),通过将信息技术手段运用到这些优化点和控制点,提高基础工作的效率和质量,使业务处理更加规范、合规。二是财务和业务的协同和联通,为改变各部门信息系统模块孤立、信息相关性差、业务不协同的弊端,需要从业务处理流程的角度来创新并实现突破,通过“事件驱动”,实现从前端业务事项的发起到财务处理、过程管控、风险预警、信息反馈等流程的闭环管理,实现业财融合。
(三)组织治理
随着信息技术的革新和进步,财务管理为了实现向管理服务型转变的发展目标,需要对现有的财务组织模式进行改革,即开展组织治理。信息技术的发展要求财务管理人员除了应该具备现代财务管理的理论和方法外,还必须掌握计算机软件的应用技能,并能够根据学校对财务管理的要求建立各种分析和决策模型,这样才能有效利用核算信息和外部信息,提高财务管理工作的效率和水平。因此,在进行组织治理的过程中,一方面,应打破现有的“刚性”“固化”的组织方式,构建灵活可变的组织架构,最大化地提高组织管理效能;另一方面,还需要匹配具备相应管理能力和业务水
平的财务人员,财务人员要对智能化的财务管理模式有充分而敏锐的认知,在具有扎实的业务素养基础上,强化自身决策分析能力和战略思维水平,要能够做到与时俱进,提升自身对新技术的应用能力,做到技术能力与业务理解充分结合。
(四)体验治理
财务信息化建设要求管理与服务并重,信息技术的快速发展给针对服务对象的体验治理提供了有效的手段和广阔的发展空间。一是有效提高业务办理效率,运用图像识别、区块链等技术,对业务模块升级改造,可以取消票据和纸质材料的递交和流转,使用户通过网络平台或者移动终端就可以随时随地进行预约报销、票据上传、电子审批、物流查询、问题反馈等业务办理。二是增强服务交流互动和决策支持,借助语音识别、人脸识别、智能检索等智能化手段,通过模拟财务服务场景,赋予财务系统感知和认知能力,增强人机交互,做到“能听、能说、能看、能动”。三是有力提升服务精准度,在优化服务方面,运用大数据分析、深度学习和知识图谱技术,建设财会服务知识库,再通过分析服务对象的行为,为用户“画像”,实现精准化、个性化服务。
财务信息化建设所需的四个治理活动之间相互联系、密不可分。数据治理是基础,只有通过标准化的数据分类、收集、维护和使用,将有用数据集合优化,才能更好地为流程治理和体验治理提供先进方法;组织治理是保障,只有建立高效有序的组织架构和与之匹配的人员队伍,才能支撑数据治理、流程治理、体验治理的开展;流程治理侧重提高管理水平,体验治理侧重提升服务能力,两者相互促进才能更好地实现财务工作目标,并且流程治理和体验治理的开展也能对数据治理和组织治理成效形成反馈信息,促使其进一步优化和完善。
本期专题
四、结语:高校财务数字化转型中的“变”与“不变”
随着现代信息技术的发展,传统的财务管理模式不可避免地受到了冲击和挑战,通过信息化建设提升财务管理的工作能级具有重要意义。财务管理工作者应从战略层面认识到推进财务信息化建设的优势和内涵,从数据治理、流程治理、组织治理和体验治理等层面,系统构建财务信息系统架构,确保财务管理工作更加有效的支撑和服务单位中心工作,推进事业快速发展。
与此同时,在智能技术不断迭代的背景下,对于财务本身而言,更需要做的是回归财务管理面临的最基本、最现实的问题。一是夯实会计核算基础,解决数不清、算不准的问题,加强规范性、实现标准化和系统化;二是提升财会服务体验,解决“报销难”“报销繁”的问题,实现服务的自动化、精准化和个性化;三是前置财务管控节点,解决风险控制难的问题,实现业务环节全覆盖、风险自动识别和事前预警;四是深挖财务数据价值,解决业财融合不足的问题,实现业财数据衔接,强化各类考核约束,提升决策分析贡献度。B
责任编辑张璐怡
主要参考文献
[1]梅宏,杜小勇,赵俊峰,潘伟杰.数据治理之论M.北京:中国人民大学出版社.2020.
[2]田高良,陈虎.“大智移云物”背景下的财务转型研究□财会月刊,2019,(20).
[3]秦荣生.数字化时代的财务创新发展J|.财务与会计,2020,(1).
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