时间:2021-03-04 作者:黄长胤 作者简介:黄长胤,上海国家会计学院讲师,博士; 罗倩 罗倩,中国烟草总公司云南省公司经济师; 唐旭 唐旭,中国烟草总公司云南省公司会计师; 管云波 管云波,中国烟草总公司云南省公司助理会计师,通讯作者。
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摘要:
智能财务是一种业务活动、财务会计活动和管理会计活动全功能、全流程智能化的管理模式。随着“大智移云物区”等技术的不断进步和企业管理水平的不断提高,人机协作模式在未来资金管理领域中将不断扩大和延伸。智能化集中结算也将向着业务活动、财务会计活动和管理会计活动全功能、全流程智能化的“业财管融合”的管理模式发展。结算作为财务工作中的一项基础工作,既是财务工作的重要职责,还为后续的多项财务工作提供数据支持,由此成为企业智能财务建设中的重要环节。本文以中国烟草总公司云南省公司(以下简称云南烟草商业)智能财务建设为实践案例,探析智能财务建设中的集中结算功能实现。
一、集中结算的设计目标
云南烟草商业前期在资金集中结算方面已经进行了一定的探索,如资金结算的自动化,包括银行账户、部分银行存款数据从开户银行信息系统中自动提取,“两烟”(指卷烟经营业务和烟叶生产经营业务)交易结算数据从会计核算系统中自动提取、资金网上划转、电子回单在线打印等。在资金集中方面,云南烟草商业通过推进共享账户建设,基本实现了州(市)级公司资金集中管理,并在州(市)公司层面,以曲靖市公司为试点单位实施了银企直联。按照智能...
智能财务是一种业务活动、财务会计活动和管理会计活动全功能、全流程智能化的管理模式。随着“大智移云物区”等技术的不断进步和企业管理水平的不断提高,人机协作模式在未来资金管理领域中将不断扩大和延伸。智能化集中结算也将向着业务活动、财务会计活动和管理会计活动全功能、全流程智能化的“业财管融合”的管理模式发展。结算作为财务工作中的一项基础工作,既是财务工作的重要职责,还为后续的多项财务工作提供数据支持,由此成为企业智能财务建设中的重要环节。本文以中国烟草总公司云南省公司(以下简称云南烟草商业)智能财务建设为实践案例,探析智能财务建设中的集中结算功能实现。
一、集中结算的设计目标
云南烟草商业前期在资金集中结算方面已经进行了一定的探索,如资金结算的自动化,包括银行账户、部分银行存款数据从开户银行信息系统中自动提取,“两烟”(指卷烟经营业务和烟叶生产经营业务)交易结算数据从会计核算系统中自动提取、资金网上划转、电子回单在线打印等。在资金集中方面,云南烟草商业通过推进共享账户建设,基本实现了州(市)级公司资金集中管理,并在州(市)公司层面,以曲靖市公司为试点单位实施了银企直联。按照智能财务是从业务活动、财务会计活动和管理会计活动有机结合的“业财管融合”模式来看,目前,云南烟草商业拟在资金运用效率、资金管理手段等方面进一步提升资金保值增值的能力和水平,以期借助智能化技术强化管理和服务功能。
智能财务建设过程中包含业务驱动财务和管理规范业务两个子目标。基于实践现状和智能财务建设的初衷,云南烟草商业智能财务建设中的集中结算旨在通过集中化、自动化的管理举措和技术手段,在确保资金结算管理合规、安全的前提下,提高资金结算效率,实现“业财管融合”。在资金结算的集中化方面,一是为了强化整个云南烟草商业的财务管控,将原来分布在各州市公司的大量资金支付、银企对账等结算工作逐步汇总到智能财务共享中心,最终实现对资金的集中管理,进一步提高资金运用效率,充分发挥整个云南烟草商业资金的规模效应,并对整体资金进行有效管控,防范风险。二是各级法人单位资金审批权不变,落实法人主体责任,对本级财务工作负责。三是上下联动完成资金结算、协同共享资金结算信息,智能财务共享中心、州(市)公司及其他直属单位财务科和县级分公司财务股(室)三级组织分工协作。在资金结算的自动化方面,在资金支付、资金收款、资金调拨、银行对账、银行账户管理等资金管理和结算中尽可能采用自动化处理,尽量减少手工录入支付数据、手工匹配收款信息、手工输入支付密码、手工核对支付结果,实现资金收支简便、高效。在具体的财务工作场景中,通过资金管理手段的智能化,全面推行基于云技术的银企直联(以下简称银企联云),实现资金收支结算网上在线操作,进一步提高资金结算自动化水平。
二、集中结算的设计要素
(一)资金结算分析
对资金结算情况进行综合分析,全面了解总体的资金计划和资金头寸,基于云南烟草商业整体的、实时的资金状况,挖掘推进具有自动化潜力的环节。这里存在内外部数据交互结果的运算,需要特别注意系统加工数据,保证结算数据的准确和及时。
(二)资金计划控制
根据资金结算分析的结果,通过资金中心,根据资金计划对云南烟草商业整体的资金运行情况进行控制。资金计划兼具一定的控制性和动态性,既可以从财务系统的金额、时间等方面规范和调控资金的管理,还需要及时与业务系统进行数据交互,满足企业经营活动的需要。
(三)资金计划执行
这个环节存在多系统的、大量的数据采集、交互和分析。在执行分析结果和计划的过程中,要做好业务留痕,与业务操作平台、影像管理系统等做好对接工作,推动整个资金平台的顺利运行。
三、集中结算的设计思路
(一)集中结算的总体设计
云南烟草商业智能财务会计共享的结算设计框架主要包括资金结算分析、计划控制和计划执行(如图1所示)。
1.资金结算分析。综合查询、资金计划和资金监控直接与资金中心进行交互,为资金中心实施资金计划控制提供指导。同时,资金中心将资金计划控制的反馈实时提供给资金决策支持和资金预警功能,以支持进一步的资金结算分析,如此循环往复。
2.资金计划控制。资金中心根据资金结算分析的指导,细化出具体的资金计划控制功能和指令,包括凭证处理、存款管理、收款管理、付款管理、资金的上划下拨、资金调度、自动对账(包括内部对账和银企对账)和账户管理。
3.资金计划执行。计划控制实施的过程中,通过凭证记账、上划下拨记账、委托付款记账、内部结算记账等对资金计划的实施做好留痕工作。
(二)集中结算的实现思路
1.结算业务的集中思路。资金集中结算业务可以分为两阶段实现:第一阶段实现银企之间的结算与对账。在智能财务会计共享阶段,主要实现资金支付(含费用报销和供应商报账)集中、其他业务收款集中和银企之间的自动对账等核心功能,以及与核心功能相匹配的账户管理、实时余额、资金智能预警、安全认证、回单下载及自动匹配、自动生成结算机制凭证、网银电子报表等。第二阶段实现云南烟草商业内部的结算与对账。智能财务建设可以分阶段建设资金中心,实现云南烟草商业的资金集中管理,逐步涵盖云南烟草商业内部单位之间的自动结算(包括资金调度、上划下拨等),以及相应的内部单位之间的自动对账工作。
2.结算平台的搭建思路。关于结算平台,考虑到先进性、前瞻性和可维护性,云南烟草商业采用银企联云,即通过一站式接入,实现企业系统与多家银行系统的直联;银企直联Ukey托管至云机房;本地无需部署前置机、银企专线和前置机软件;云端可自动升级,避免银行端接口变化带给企业结算异常风险。
3.分阶段实施的思路。第一阶段(基于财务会计视角)侧重核算和资金管控。主要是提升资金支付和资金收款的自动化、集中化,缩小业务数据转化为财务数据的时滞,提高财务数据的及时性、异常交易的检出率,探索日常资金结算场景中的风险预警,为第二阶段的实施提供数据基础。第二阶段(基于管理会计视角)侧重决策支持和服务。主要是择机引入更多人工智能相关技术,提供更多基于生产经营业务场景的资金预警和资金决策支持,实现“业财管融合”,服务企业战略实现。
四、集中结算中的智能化应用场景设计
(一)自动支付场景
在企业应用多个系统且暂时无法实现各系统间数据直接交互的情况下可以考虑引入机器人流程自动化(RPA)。一些原始凭证信息与付款信息的核对可以由系统完成,辅以必要的人工审批,审批结束的单据直接由系统完成自动支付,并进行相关会计处理和档案工作。基于银企直联的系统环境,通过系统对支付信息的自动验证,自动发出支付指令,并执行支付动作。
(二)自动对账场景
基于银企直联的系统环境,系统自动收集银行对账信息(明细流水),在进行资金账实核对,并根据资金管理的需要,自动生成资金流入流出量动态分析、资金存量分析等报告。
(三)智能化资金决策支持场景
一是在资金集中结算的模式下,利用机器人实现利息自动测算,提供定期或定制的资金流入流出量动态分析、资金存量分析和个性化查询。利用专家系统(ES)提供最优存款利率和存款积数组合等定活存款决策支持信息。二是通过银企联云可以实现实时查询全省资金在各家银行、各个账户的资金存放情况,并自动生成资金存放动态分析报告。三是利用数据分析(联机分析处理、数据挖掘)工具自动进行资金收益率动态模拟测算,并分析与目标值的差异,提供备选的优化方案。四是利用商业智能中的管理驾驶舱等可视化技术,提供资金运营实时数据,并实现由财务数据向业务数据的下钻。在资金决策的专家系统应用中,采用决策树和人工神经网络(ANN)两种模型方法。
(四)智能化资金风险预警场景
针对资金运营中可能出现的各种潜在风险,通过系统进行实时监控,出现潜在风险时,根据资金管理者预设的条件,自动向资金管理者预警。预警分为真实数据预警和预测数据预警。例如,某家银行的某笔存款即将到期就属于真实数据预警。经过系统的自动测算,如果维持目标现金量,可能会出现流动性趋紧。
五、集中结算的实施
基于上述设计,云南烟草商业在兼顾资金安全和运营效率的前提下,在组织、制度、人员和信息系统方面进行了智能化集中结算的具体实施。本文将资金支付、资金收账、银行对账等重点环节的做法进行分析。考虑到这次实施是属分阶段实施,本文结合智能化建设实施一线的反馈提出了一些思考。
根据具体业务场景,云南烟草商业在曲靖市公司已经试点了银企直联,实现了企业财务系统和银行业务系统的联接,可以直接通过财务系统办理账户查询、转账支付等业务。但是企业需要逐一安装银行的银企直联前置机与证书,逐一与各家银行对接,综合成本较高。云南烟草商业基于共享理念,在全省范围内实施了银企联云。这种模式以云服务的方式实现企业系统与多家银行系统的直联,即企业与云平台联接,通过云平台接入各家银行系统,实现账户的转账支付、余额查询和回单下载等功能。该模式的优点是企业一点接入云平台,不需要逐一对接银行,较原先的银企直联,该模式的软硬件投入及维护成本大幅降低。
(一)资金自动支付
云南烟草商业将资金支付分为限额自动支付和批量扫码支付两类。对于向单位内部人员进行的常见支付事项,采用限额自动支付。收款方的白名单管理采用系统权限管理和资金支付岗人工确认的双重控制,加上支付限额设置,充分利用自动化功能(如使用RPA技术的资金自动支付机器人),在提高资金支付效率的同时,控制支付风险。对于自动支付业务之外的其他资金支付事项,采用资金管理员批量扫码支付,在确认资金审批流程完整性的基础上,基于数字加密证书等安全认证技术,实现资金支付指令的“打包”作业,提高资金支付的效率。实施方案要点见表1。
(二)资金收款
云南烟草商业集中结算的资金收款业务范围是除卷烟批量收款、烟用物资批量收款、烟叶保险批量收款以外的其他资金收款事项,主要包括收入类、往来类,如收到房租、履约保证金。在平衡资金安全和运营效率,综合考虑公司业务实际情况的基础上,云南烟草商业先期提出了三个备选方案。本文梳理了这三个方案的要点(见表2)并进行了比较和选择。
方案一的优点是对于收入类事项能够满足每一笔业务都符合权责发生制要求,单据对应凭证模板简单且唯一,便于及时确认收入。缺点主要有:(1)系统需要设置增加两张单据,并且需要建立匹配映射规则;(2)对于收履约保证金等暂挂往来事项,中间使用过渡科目,存在虚增其他应收款和其他应付款的可能;(3)如果需要退履约保证金,核算比较复杂,增加财务审核工作,并且智能稽核难以实现。
方案二的优点是针对收款业务只需要通过一张单据就可完成,且凭证规则单一,便于自动化实现;收款事项不通过过渡科目,财务人员操作简便。缺点主要有:(1)财务人员需要逐笔核实收款事项需推送的部门,工作量大;(2)业务人员需要使用两种单据,因缺乏财务知识(比如不能准确理解权责发生制),接受度低,推广难度大。
方案三的优点包括:(1)使用一张单据完成两类收款事项,既可以当时确认收款又不影响按权责发生制确认收入;(2)收款通知单对应的凭证分录唯一,系统设置简单,只需要设置收款通知单与银行流水的匹配规则,以及增加一个确认收入的功能按钮;(3)有效减少财务人员逐笔落实核对工作;(4)对于较长时间未收到款项,收款通知单会一直挂起,处于审批进行状态,一方面提醒业务人员催收,另一方面也提醒和规范财务人员按照权责发生制及时确认收入。
综合考虑会计合规、业财融合、人工协作、技术条件和成本效益,云南烟草商业在实施中采用了方案三。
(三)银行对账
在银企联云的基础上,通过RPA进一步提升银行对账的自动化。例如,财务系统将来自卷烟销售系统的订单信息与银行端返回的收款明细数据进行对账,每日生成卷烟货款对账报告;引入银行存款月末对账机器人,自动从银行下载交易流水,月末自动核对各州市公司银行存款明细账,并生成余额调节表。
(四)资金管理岗的转型
在智能财务建设的过程中,资金管理的后端审核逐渐延伸到前端审核,资金管理岗的岗位职责也在转变。除了需要扫码审核自动付款中的收款人白名单,还需要关注支付前的智能稽核结果;重点关注支付频次异常提醒并核实原因;必要时对付款单据和流水匹配实施人工干预。目前,人工智能在财务领域的应用主要是计算智能和感知智能,认知智能的应用尚需时日。资金管理岗的工作重点还会更加倾向于目前主流人工智能应用无法处理的工作,如开户、销户、发起存款、行业内部检查、资金制度管理办法完善、定期存款竞争性选择等定期存款业务、支票等银行柜面业务。为了应对认知智能的发展,云南烟草商业已经在有计划地引导资金管理岗的职业方向更偏重于管理咨询和决策支持。
六、结语
云南烟草商业通过集中化、自动化、智能化的管理举措和技术手段在兼顾资金安全的基础上实现了“统一支付入口、统一支付标准、统一银企专线、统一数据规范”,使得资金结算更加简便快捷、安全准确、风险可控。此外,云南烟草商业在智能财务建设的顶层设计中,引导财务人员从财务核算向财务管理方向转型。财务人员积极参与流程梳理、工作优化、指南编写等工作,既激发了全员创新的积极性,又提高了员工对财务机器人等智能化技术的接受程度;既储备了智能化财务的骨干,又培养了员工的智能化思维,还营造了鼓励创新的企业文化。
责任编辑 李卓
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