时间:2021-03-04 作者:刘梅玲 胡家煜 王纪平 黄虎 作者简介:刘梅玲,上海国家会计学院副教授;胡家煜,中国烟草总公司云南省公司会计师;王纪平,上海国家会计学院副教授;黄虎,中国烟草总公司云南省公司会计师,通讯作者。
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摘要:
【编者按】
数字经济时代最重要的特征是数据成为新型生产要素,“上云,用数赋智”成为主导经济发展、企业数字化转型的新动能。智能财务建设是企业整体数字化建设的重要组成部分和首要突破口,在助力财务转型和变革的同时,有助于推动企业整体数字化发展。本专题即围绕企业智能财务建设展开探讨:基于理论视角,提出在界定智能财务核心内涵、分析智能财务建设逻辑的基础上,探讨智能财务建设的要素和发展趋势,有利于帮助企业深入认识智能财务进而高效建设智能财务。以具体实践为例,中国烟草总公司云南省公司在智能财务建设中开展了核算自动化、智能稽核、集中结算、智能税务管理等业务环节的设计和应用。其中,核算自动化以标准经济业务事项为核心,通过厘清标准业务事项和业务流程、标准表单、核算附件、记账凭证模板、稽核规则之间的关系,利用智能财务会计共享平台全自动生成记账凭证,实现了会计核算的标准化、自动化和智能化;智能稽核是通过智能稽核工作台,执行单据、业务和凭证三类系统自动稽核,以及初核、复核、抽核三级人工手动稽核,以“同台共库、人机协同”方式完成会计审核和稽核的自动化和智能化,确保核算自动化的数据质量和处理效率;集中结算...
【编者按】
数字经济时代最重要的特征是数据成为新型生产要素,“上云,用数赋智”成为主导经济发展、企业数字化转型的新动能。智能财务建设是企业整体数字化建设的重要组成部分和首要突破口,在助力财务转型和变革的同时,有助于推动企业整体数字化发展。本专题即围绕企业智能财务建设展开探讨:基于理论视角,提出在界定智能财务核心内涵、分析智能财务建设逻辑的基础上,探讨智能财务建设的要素和发展趋势,有利于帮助企业深入认识智能财务进而高效建设智能财务。以具体实践为例,中国烟草总公司云南省公司在智能财务建设中开展了核算自动化、智能稽核、集中结算、智能税务管理等业务环节的设计和应用。其中,核算自动化以标准经济业务事项为核心,通过厘清标准业务事项和业务流程、标准表单、核算附件、记账凭证模板、稽核规则之间的关系,利用智能财务会计共享平台全自动生成记账凭证,实现了会计核算的标准化、自动化和智能化;智能稽核是通过智能稽核工作台,执行单据、业务和凭证三类系统自动稽核,以及初核、复核、抽核三级人工手动稽核,以“同台共库、人机协同”方式完成会计审核和稽核的自动化和智能化,确保核算自动化的数据质量和处理效率;集中结算通过银企联云方式,将原来分散在基层单位的大量资金支付、非主营业务资金收款、银企对账等结算工作统一汇总到智能财务平台自动执行,实现了资金结算工作的集中化和自动化;智能税务管理通过设计发票自动管理、税务自动台账、税务自动核算、税务自动报表、税务数据自动稽核、纳税自动申报等系统功能,实现了税务计算和申报的自动化和智能化。希望这些系统的观点和实实在在的经验做法能够为数字经济时代智能财务建设的研究和创新实践提供有益的借鉴和启示。
在“大智移云物区”等新兴信息技术涌现的数字经济时代,数据成为新型生产要素,“上云,用数赋智”成为主导经济发展的新动能。在此背景下,企业智能财务建设引发业界广泛关注。笔者认为,在界定智能财务核心内涵、分析企业智能财务建设逻辑的基础上,探讨企业智能财务建设的要素和发展趋势,可以帮助企业深入认识智能财务进而高效建设智能财务。企业智能财务建设的基本框架如图1所示。
一、智能财务的内涵
智能财务是指运用以人工智能为代表的“大智移云物区”等新技术(以下简称新技术),对传统财务工作进行模拟、延伸和拓展,以改善会计信息质量、提高会计工作效率、降低会计工作成本、提升会计合规能力和价值创造能力,促进企业财务在管理控制和决策支持方面的作用发挥,最终通过财务数字化转型推动企业数字化转型进程(刘梅玲等,2020)。这里明确了智能财务的三个要点:一是智能财务的本质是通过智能化场景设计和新技术匹配运用对传统财务工作进行模拟、延伸和拓展;二是智能财务建设的落脚点是智能财务平台建设和新型财务管理模式构建;三是智能财务建设的目标是促进财务工作的提升,更好地服务于业务工作和管理工作。
二、企业智能财务建设的逻辑
鉴于企业智能财务建设的目标是促进财务工作的提升,更好地服务于业务工作和管理工作,因此有必要厘清智能财务建设的逻辑。笔者认为,首先应界定财务工作领域并划分具体的财务工作任务,其次确认财务专业分工并针对具体财务工作任务逐一确定智能财务工作目标,最后相应地设计智能化场景并匹配运用新技术(具体见表1)。
三、企业智能财务建设的要素
(一)从技术应用视角来看
如上文所述,智能化场景设计和新技术匹配运用是智能财务的本质所在。为此,从技术应用视角来看,智能财务离不开智能化场景设计和新技术匹配运用两个要素。其中,智能化场景设计起源于针对具体财务工作任务的智能财务工作目标,依赖于“大智移云物区”等新技术的精准匹配运用,重在精心构思和巧妙设计。需要说明的是,这些新技术涵盖但不限于“大智移云物区”,具体可参见高德纳(Gartner)每年公布的十大战略科技以及由上海国家会计学院发起的“影响会计从业人员的十大信息技术评选”中的候选技术。
(二)从智能财务建设领域来看
企业财务工作内容通常包括财务会计和管理会计两方面。其中,财务会计工作主要包括会计核算和财务会计报告两个核心内容;管理会计工作主要包括资金管理、资产管理、税务管理、预算管理、成本管理、投融资管理、绩效管理和管理会计报告等核心内容。为此,智能财务建设不仅要提升企业财务会计工作,更要将企业管理会计工作落地,实现财务职能转型,提升财务本身的价值。所以笔者认为,从智能财务建设领域来看,智能财务建设分为智能财务会计和智能管理会计两个方面。
(三)从建设落脚点来看
智能财务共享平台建设和新型财务管理模式构建是企业智能财务建设中的核心内容。其中,智能财务共享平台建设重在将业务、财务、管理一体化(即业财管一体化)业务流程嵌入智能财务共享平台,功能范畴应同时覆盖实务中财务会计和管理会计两个财务工作领域。因此,本文将智能财务共享平台分为智能财务会计共享平台、智能管理会计共享平台和大数据分析应用平台,分别聚焦财务会计工作任务、管理会计工作中的单项管理会计工作任务,以及管理会计工作领域中的交叉性、综合性、复杂性管理会计工作任务。新型财务管理模式构建重在智能财务组织和智能财务运行规则的建立,组织范畴应同时覆盖公司各级财务组织,重点工作包括模式的选择、设计和运行等,且其构建应基于智能财务共享平台、围绕管理会计落地和财务职能转型进行,并符合本企业的经营管理实际。
(四)从具体工作开展来看
企业智能财务建设过程中,需围绕以下四项工作具体展开,即智能财务组织的规划和设计,智能财务相关业务流程的规划、设计和执行,智能财务平台的规划、设计和应用,智能财务相关制度体系的规划、设计和运行。每项工作都有不同的工作阶段,它们之间既相对独立又紧密联系,彼此之间往往需要交叉进行。因此,在具体实务工作中,需要理顺这些建设工作之间的关系,以便恰当安排智能财务建设各项工作进度,合理配置智能财务建设各类资源。
四、企业智能财务建设的发展趋势
基于上述分析可以看出,企业智能财务建设的开展离不开企业财务数字化转型需求和新技术的广泛应用。未来,随着财务领域对新技术应用的进一步探究和掌握,笔者认为,企业智能财务建设将实现更广泛和深入的发展。具体体现在:
(一)在智能应用方面
1.由弱智能转为强智能。在智能财务实践领域,对于“大智移云物区”等新技术的应用尚处于初级阶段,即弱智能阶段。在该阶段中,主要是对人工智能技术中的感知智能和运算智能的运用,即模拟人类器官中视觉、听觉、触觉等感知能力,以及模拟人类大脑的快速计算和记忆存储能力。如智能报销中广泛使用的图像识别技术(OCR)、语音识别技术,核算自动化和智能稽核中广泛使用的机器人流程自动化(RPA)技术等。此外还有如移动报账、移动审批等移动互联网应用,银企连云、税企连云等云计算应用,纸质单据和固定资产上的二维码、条形码等物联网应用,电子发票、银行回单等电子会计凭证中的数字签名技术应用等。
笔者认为,未来的智能财务实践将向“大智移云物区”等新技术应用的高级阶段迈进,即强智能阶段。在该阶段中,主要是对人工智能技术中的认知智能的运用,即模拟人类大脑的概念理解和逻辑推理能力,进一步形成概念、意识和观念。如基于知识图谱和自然语言处理的智能客服、差旅助手等。此外,还有基于大数据和数据挖掘技术的智能财务分析、智能财务预测、业务场景模拟、智能风险评估、个性化信息推荐等,以及基于区块链完成的数据资产确认、计量、记录、报告、审计、纳税等。
2.由点状应用迈向网状应用。当前,在财务实践领域,对于智能化技术的运用尚处于点状状态,如智能报账、智能核算和智能运营服务,以及自动化收付款、自动报税等典型的智能化应用场景已实现;面向中小企业解决智能文档识别问题的人工智能会计系统、智能报销平台等支持点状应用的、初步的智能财务系统开始面世。
笔者认为,未来的智能化技术在财务领域的运用将呈现立体网状结构,具体体现为一类技术运用将覆盖整个智能财务平台及相关信息系统,如企业中所有用户都可借助各自拥有的同一数字签名,操作所有与自己相关的基础系统、管理系统、业务系统和财务系统;一类技术运用将贯穿点对点的全业务流程,如同一个数字签名从出差申请到商旅订票、商旅出行、报销入账,再到会计归档均处于有效状态,全程执行身份认证,确保信息安全。
(二)在财务共享方面
财务共享是智能财务可选用的重要财务管理模式之一,从财务共享视角来看,智能财务在共享的业务范畴和组织形式方面,将呈现如下两个发展趋势:
1.由财务会计共享延伸至管理会计共享。当前,企业的财务共享多聚焦于财务会计相关领域。根据中兴新云和ACCA联合发布的《2018年中国共享服务领域调研报告》(以下简称《调研报告》),财务会计相关领域中财务共享的实现程度较高,最高的是费用报销,占比96.0%,其次是采购到付款、资金结算、总账到报表、固定资产核算,占比约65%~75%,再次是成本核算,占比56.7%,然后是订单到收款、档案管理、发票开具、纳税申报,占比约35%~55%,最后是员工信用管理,占比16.9%。
笔者认为,未来的财务共享的范畴将由财务会计相关领域延伸到管理会计领域,实现管理会计基础工作的共享,如资金管理、资产管理、税务管理、预算管理、成本管理、投融资管理、绩效管理和管理会计报告等。根据《调研报告》可知,部分企业的财务共享中已涉及管理会计领域,包括成本管理(36.3%)、预算管理(29.9%)和经营绩效分析(18.4%)三个方面。
2.由实体组织共享发展为虚拟组织共享。《调研报告》指出,72.5%的企业的财务共享服务中心人员规模在100人以内,13.0%的企业人员规模在101~200人之间,4.3%的企业人员在201~300人之间,10.2%的企业人员规模在300人以上。相比外资企业,中国企业财务共享服务中心的整体规模较小,人员规模达到百人的财务共享服务中心占比21.2%,而外资企业在中国设立的共享服务中心(通常是企业的区域分中心)人员规模超过百人的比例为39.4%。可见,现有财务共享服务中心多为实体财务组织的共享,涉及财务基础工作人员的物理集中。
虚拟组织是一种区别于传统实体组织的、以信息技术为支撑的人机一体化组织。其特征是以现代通讯技术、信息存储技术、机器智能产品为依托,实现传统组织结构、职能及目标。在形式上,虚拟组织没有固定的地理空间、时间限制。组织成员通过高度自律和高度的价值取向共同实现团队的目标。笔者认为,随着“大智移云物区”等新技术在财务工作中的运用,智能财务共享平台和新型财务管理模式逐渐成熟,特别是新冠肺炎疫情防控期间,财务人员对虚拟办公、远程视频会议等工作方式进一步熟悉,使得财务共享中心的虚拟化设置成为可能。加之一些国有企业人员岗位相对固定的人事管理体系,财务共享中心的虚拟化设置更加必要和可行。
(三)在数据处理方面
智能财务是数字经济发展的必然产物,从数据处理的视角来看,其未来发展将趋向数字化、自动化和无纸化。
1.数字化趋向。数字化转型的本质是在“数据+算法”定义的世界中,以数据的自动流动化解复杂系统的不确定性,优化资源配置效率,构建企业新型竞争优势。其核心特点是数据驱动、软件定义、平台支撑、服务增值和智能主导。据此,财务数字化转型的本质则是在“数据+算法”定义的世界中,以业财数据的自动流动化解复杂财务系统的不确定性,优化财务资源配置效率,助力构建企业财务的新型竞争优势。
笔者认为,财务的数字化转型路径是:财务共享是财务数字化转型的起点,大数据管理是财务数字化转型的终点,新技术运用是财务数字化转型的助推器。在智能财务的建设过程中,凡是能把智能财务平台的输入变为计算机能够自动处理的结构化数据的场景,都是财务数字化的场景,如通过OCR扫描识别票据的全票面信息,通过机器学习识别合同影像中的关键信息,通过自然语言处理实现差旅申请、智能报账和财务分析过程中的语音交互,通过知识图谱、自然语言处理和搜索引擎等实现财务共享服务管理中的智能客服等。
2.自动化趋向。自动化的概念是一个动态发展的过程。随着电子和信息技术的发展,特别是计算机的出现和广泛应用,自动化的概念已扩展为用机器(包括计算机)不仅代替人的体力劳动而且代替或辅助人的脑力劳动,以自动地完成特定的作业。在财务领域中,部分重复的、规则明确的、可标准化的基础性财务工作,逐渐会被机器替代,如自动支付、自动对账、自动生成记账凭证、自动稽核、自动生成财务报表和纳税申报表、自动进行财务报表和纳税申报表上报等。这些自动化过程可在原生一体化的系统内部完成,也可通过系统接口在集成化的系统中完成,还可通过RPA的设计和运用在系统界面中完成。而对于财务领域中一些并非大量重复的、规则不是很明确的、无法完全标准化的复杂性财务工作,则可采用机器辅助人脑的人机一体方式来完成,如机器辅助人工完成的财务分析、趋势研判、投资决策、融资决策、风险评估等。可见,财务领域将有越来越多的工作被机器完全替代或部分替代,会计人员必须做好财务数字化转型和职能转型的双重准备。
3.无纸化趋向。绿色发展是新发展理念之一,旨在解决好人与自然和谐共生的问题。在财务领域,绿色发展集中体现为电子发票等电子会计凭证和电子会计档案的大力推进与广泛运用。其中,电子会计凭证是指单位内部生成或单位从外部接收的电子形式的各类会计凭证,前者包括电子报销单、电子入库单等会计原始凭证,后者包括电子发票、财政电子票据、电子客票、电子行程单、电子海关专用缴款书、银行电子回单等会计原始凭证。电子会计档案是指单位仅使用电子会计凭证进行报销入账归档形成的会计档案,即实现会计档案的无纸化管理。电子会计档案的形成必须同时满足以下四个条件:一是接收的电子会计凭证经查验合法、真实;二时电子会计凭证的传输、存储安全、可靠,对电子会计凭证的任何篡改能够及时被发现;三是使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计凭证及其元数据,能够按照国家统一的会计制度完成会计核算业务,能够按照国家档案行政管理部门规定格式输出电子会计凭证及其元数据,设定了经办、审核、审批等必要的审签程序,且能有效防止电子会计凭证重复入账;四是电子会计凭证的归档及管理符合《会计档案管理办法》(财政部国家档案局令第79号)等要求。因此,笔者认为,伴随电子商务、电子政务、网络支付、移动支付、快递物流等行业的发展,以及电子会计凭证和电子会计档案支撑技术和应用方案的日臻成熟完善,电子会计凭证和电子会计档案的大规模推广和运用成为必然趋势,会计资料处理过程的无纸化和会计档案管理的无纸化都将成为未来发展方向。
责任编辑 李卓
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