摘要:
财务共享服务中心(以下简称共享中心)的费用报销流程中存在员工报销过程中票据不完整、填写不规范甚至虚假报销等信用问题,加大了财务人员的审核难度,降低了审核效率。为了促进员工报销更加规范、加强员工财务信用管理,笔者建议在共享中心中建立一套数据化员工财务信用评价体系。具体运行流程分为六步:
(一)初始信用分值设定
数据化员工财务信用体系运行的第一步是给企业的每个员工设定一个初始分值,这一分值既可以是全体员工统一的分值,也可以是按部门分别设定的分值。具体初始分值的设定由企业根据管理要求和员工素质综合考虑设定。初始分值的设定工作由共享中心管理员完成,后期由财务人员在此基础上根据员工报销情况进行增减评分。在财务信用评分运行一段时间后,为了避免长期使用过去的行为看待员工的表现,基于对员工素质逐步提升的考虑,企业可以对初始分值进行复位,以保证财务信用的真实性,同时也可以防范由于信用评分而带来的风险。定期复位的时间由企业决定,可以是一年或半年或者更短的时间。
(二)财务人员评分
在设定初始信用分值后,财务人员针对员工在平台内提交的报销事项进行审核,审核的依据包括业务是否合规、单据...
财务共享服务中心(以下简称共享中心)的费用报销流程中存在员工报销过程中票据不完整、填写不规范甚至虚假报销等信用问题,加大了财务人员的审核难度,降低了审核效率。为了促进员工报销更加规范、加强员工财务信用管理,笔者建议在共享中心中建立一套数据化员工财务信用评价体系。具体运行流程分为六步:
(一)初始信用分值设定
数据化员工财务信用体系运行的第一步是给企业的每个员工设定一个初始分值,这一分值既可以是全体员工统一的分值,也可以是按部门分别设定的分值。具体初始分值的设定由企业根据管理要求和员工素质综合考虑设定。初始分值的设定工作由共享中心管理员完成,后期由财务人员在此基础上根据员工报销情况进行增减评分。在财务信用评分运行一段时间后,为了避免长期使用过去的行为看待员工的表现,基于对员工素质逐步提升的考虑,企业可以对初始分值进行复位,以保证财务信用的真实性,同时也可以防范由于信用评分而带来的风险。定期复位的时间由企业决定,可以是一年或半年或者更短的时间。
(二)财务人员评分
在设定初始信用分值后,财务人员针对员工在平台内提交的报销事项进行审核,审核的依据包括业务是否合规、单据是否准确、信息是否完整、提交是否及时、有无退回行为、附件是否齐全、有无经常性错误、有无恶意虚假报销等,并严格对照企业制定的财务信用评分标准对员工提交事项进行评分。财务人员应当慎重对待每次评分。每次评分的结果都会记入员工财务信用体系,数据化统计员工的财务信用,同时在系统内录入“通过”或“驳回”等处理结果以及录入评分的标准或原因,便于员工查询和申诉阶段的复核。
(三)共享中心审核
审核环节的设立是对数据化员工财务信用评分的监督过程。财务人员完成信用评分后,应当提交共享中心审核人员进行审核。审核人员要认真审核每一个业务的单据信息、财务人员对员工财务信用的评分以及对业务的处理结果。经审核无误的财务信用评分结果和业务处理结果才能上传到平台系统中,供员工查询使用。
(四)确定信用等级
通常员工财务信用等级分为优秀、良好、一般、较差4个等级,根据企业预先设定的信用等级标准,对应员工的财务信用数据,对员工每次报销之后的信用分值进行累计计算,并对应标明其财务信用等级。同时在信用等级系统中标明该等级可以享受的财务优惠及运用范围。对于报销过程中严重不符合规定的员工,在信用等级系统中将其纳入黑名单,对于黑名单中员工提交的报销事项必须严格审核或要求其当面提交报销手续。在黑名单中也应当划分不同的情况,对于可以酌情移出黑名单的员工可以在系统中设定自动移出的时间。所有被纳入黑名单的员工企业都应当给与相应的惩罚。
(五)员工查询申诉
为了加强对数据化员工财务信用评价体系的内部监督,若员工对信用评分结果持有不同意见,可以通过系统中的申诉通道按照流程进行申诉。共享中心复核人员接到员工申诉申请后,对该笔业务的填报信息、单据、评分及依据,尤其是员工有异议的方面进行认真复查,并对复查结果进行反馈。若复查结果与原评分结果一致,则给与驳回;若复查结果与原评分结果不一致,则调整原评分结果及影响的信用等级,同时由相关财务人员进行考核分值的扣除。员工既可以对单笔业务进行申诉或对多笔业务统一申诉,但应当设置申述时限。
(六)企业激励或处罚
企业需要定期或不定期依据员工的信用等级情况,配合企业财务信用奖惩办法对员工进行激励或处罚,旨在推动数据化员工财务信用体系的建设和运行。措施分为系统内措施和系统外措施,前者通常指共享中心给与的优先支付、先付款后审核等报销优惠或延后付款等系统处罚;后者指企业其他管理措施,如公示奖励、通报批评甚至罚款、辞退等奖惩措施。
责任编辑 李卓