摘要:
笔者所在的济南城市建设集团是一家大型集团企业,业务范围涉及城市建设开发、建设项目投资、建筑施工等多个领域,集团总部及核心企业每月涉及资金收支达数十亿元。为提高管理效率,公司实施了网上报销办法。现将集团企业网上报销实施难点及济南城市建设集团采取的应对措施加以总结,以期与大家交流。
(一)集团企业网上报销实施难点
1.各级管理人员的思想认知和工作习惯。传统集团企业中,各级管理人员常年习惯于对纸质资料的审核审批,网上审批、网上报销看不见摸不着,对其必需性、安全性、真实可靠性存有疑虑。这种思想观念上的障碍,使大家更愿意延续老方法做事情,推进难度比较大。
2.网上报销系统本身的适配性。网上报销系统是否紧密切合集团企业管理实际、是否有良好的人机结合界面、是否具备灵活性和可扩展性、是否能与其他管理软件协调及数据共享,直接影响到能否顺利推行。要解决这一问题,一方面,需要项目人员从集团企业整体考虑,对系统进行整体的布局规划;另一方面,软件系统技术开发人员需要深入了解和研究集团企业工作流程,真正开发出适合企业管理实际的网上报销系统。
3.决策层的决心和支持力度。在网上报销系统的实施和推进...
笔者所在的济南城市建设集团是一家大型集团企业,业务范围涉及城市建设开发、建设项目投资、建筑施工等多个领域,集团总部及核心企业每月涉及资金收支达数十亿元。为提高管理效率,公司实施了网上报销办法。现将集团企业网上报销实施难点及济南城市建设集团采取的应对措施加以总结,以期与大家交流。
(一)集团企业网上报销实施难点
1.各级管理人员的思想认知和工作习惯。传统集团企业中,各级管理人员常年习惯于对纸质资料的审核审批,网上审批、网上报销看不见摸不着,对其必需性、安全性、真实可靠性存有疑虑。这种思想观念上的障碍,使大家更愿意延续老方法做事情,推进难度比较大。
2.网上报销系统本身的适配性。网上报销系统是否紧密切合集团企业管理实际、是否有良好的人机结合界面、是否具备灵活性和可扩展性、是否能与其他管理软件协调及数据共享,直接影响到能否顺利推行。要解决这一问题,一方面,需要项目人员从集团企业整体考虑,对系统进行整体的布局规划;另一方面,软件系统技术开发人员需要深入了解和研究集团企业工作流程,真正开发出适合企业管理实际的网上报销系统。
3.决策层的决心和支持力度。在网上报销系统的实施和推进过程中,决策层的决心、支持力度直接影响到项目的实施和推进效果:决策层对实施网上报销系统的决心大、要求迫切,项目推进力度就大;决策层要求不迫切,下不了决心,项目推进就比较难。
4.业务人员整体素质和投入程度。从项目推进来看,个别单位存在人员年龄偏大、对网上操作不熟悉的情形,这些因素导致这些部门在网上报销系统推进和应用上比较吃力。年龄结构合理、整体水平较高的单位,上手就很快,系统推进和应用就比较好。此外,线上线下、业务与财务人员的协作配合也是实施网上报销的难点。
(二)应对措施
针对集团企业网上报销的实施难点,济南城市建设集团采取了以下应对措施:
1.转变管理模式。在当前信息化和大数据时代背景下,济南城市建设集团充分认识到,作为大型集团企业,原有经验式、手工式的管理模式已不能满足企业管理的需求,经营管理中必须充分利用信息技术手段,向智能型管理方式转变,财务工作也必须从传统的记账功能向支持型和智能型转变。
2.充分调研,做细前期工作。通过网上报销系统要解决什么问题、达到哪些目标、怎样推进等,都通过认真细致的调研制定出详细的工作方案。其他单位现有的网上报销系统,直接照搬过来都不好用,济南城市建设集团结合实际,在个性特色上量身定制。
3.有效的推进措施。首先,董事会对开发和实施网上报销系统做出明确决策意见和要求;在集团层面成立项目领导小组,由对业务报销流程有充分理解的人担任组长,成员由系统开发人员、各部门熟悉业务且沟通能力较强的人员组成,负责项目推进及协调解决各种推进难题。其次,建立工作汇报、信息沟通、问题跟踪等机制,保证项目顺利推进,重要问题汇报采用专题会议或书面沟通形式,对问题的跟踪落实到相关人员,并及时反馈解决。最后,正式运行后,对于不通过网上报销系统的,财务负责人不予审核付款。
4.集中培训、个别辅导。在操作细节上,济南城市建设集团采取了“集中培训、个别辅导”的培训策略,通过采取现场培训和网络培训相结合的方式,对工作人员进行集中培训。同时,对于业务量较少、出现忘记操作方式和忘记密码以及个别不能完整掌握系统应用的使用者,通过当面、电话指导、QQ远程等方式给予一对一培训指导。
5.注重问题跟踪。网上报销系统上线前做好充分准备,并在培训阶段将可能发生的问题列示出注意事项说明;系统上线后密切跟踪,发现问题及时调整处理。同时要求软件公司配备技术人员常驻单位,后续运行中做到专人沟通、专人跟进,确保系统合理顺畅运行。
责任编辑 刘黎静