我国会计制度及会计基础工作规范规定，会计人员应当根据审核无误的会计凭证登记会计账簿。照此要求，只有审核后的记账凭证才能记账，而且，制证人和审核人不能是同一个人（要分别签章）。但是，笔者在调研中发现，多家实施ERP的企业采用的标准记账流程是：凭证制作完毕（包括集成凭证），系统保存记账凭证时自动记账（登记账簿），记账前不需再经另一个会计人员对记账凭证进行审核签章，审核工作被安排在记账之后结账之前，而且也不是逐张进行审核，而是进行分析性审核。这种记账流程形式上显然与手工会计及独立的会计核算软件的做法和要求不一致，如何看待这种记账流程的变化呢？笔者试对此进行分析。

1、信息集成与实时共享是记账流程变化的根源

ERP信息集成与实时共享的核心思想是造成记账流程变化的根源。信息流是一个非常广泛的概念，有些信息是单独流动的，如各种需求信息（预测、合同、计划）；有些信息是伴随物料或资金流动的，我们通常说的物流是实物的流动。但是资金流不是现金实物的流动，而是会计信息的流动。因此，可以这样理解，物流和资金流实质上都是通过信息流来表达的。所谓物流、资金流、信息流的“三流合一”，它的核心实质是物流同资金流的信息集成。实现信息集成是为了信息的实时共享。企业遇到产供销脱节、财务账与实物账不同步等问题就是由于生产流程、供应流程、销售流程和财务流程没有能够形成一个有机的整体。ERP是一个面向供需链管理和管理信息集成系统，它的最大特点就是信息集成与实时共享。

ERP中的集成凭证是在业务发生时自动产生的，在业务完成保存时自动记账，这种流程设计保证了物流与资金流的同步和集成，是ERP核心思想的一种体现。如果记账前增加审核功能，就得等待审核人员完成审核后才能记账，而企业的业务是在不间断地发生着，会计人员难以随业务发生而时时刻刻不间断地审核凭证，这势必造成资金流与物流的分离和不同步，最终影响提供信息的及时性和可靠性，影响企业作出正确的决策。

2、ERP的综合控制保证了记账凭证的质量

凭证不审核就记账是否能够保证凭证的质量呢？在ERP中集成凭证是按照业务流程的特点预先设置好了凭证格式，在业务发生时根据具体业务自动生成的。只要初始设置正确，这种凭证不会发生应借、应贷科目错误，其他会计要素，如数量、金额、成本中心等，在业务流程设计时，已设置了不同的业务岗位对业务单据进行审核，因此说，ERP系统中集成凭证的质量不只是靠财务部门的审核来保证，而是靠ERP系统在流程设计时的综合控制措施来保证的。例如，实施ERF企业的采购业务流程就涉及采购、仓库、财务（三单校验岗位、应付款岗位）等不同岗位，每个岗位对采购业务流程的每一步都有监督和控制，只有在各岗位都核对无误的情况下，财务的应付款岗位最后才进行审核付款。在这一过程中，会计流程与采购业务流程紧密集成，数据实时传递，信息共享，从而保证了采购单据数据与采购业务内容的一致，因而也就保证了由此自动生成的集成会计凭证能实时、正确地反映采购业务的真实情况。因此，ERP系统流程中的业务和财务的综合控制能有效地保证记账凭证的质量。

3、记账前审和记账后审不是关键

凭证审核是保证会计信息质量的重要手段。在手工会计以及独立会计核算软件环境下，通过对原始凭证的审核，能够确保输入会计系统的数据真实、合理、合法，从而为会计最终所提供的财务报表信息的质量提供有效保证。在ERP环境下，凭证审核也是必要的，但记账前审和记账后审不是关键。首先，在ERP环境下，原始凭证的审核并不是主要靠会计部门来完成，而是按照业务流程的特点，把原始凭证的审核放到了业务流程中的各个相关岗位上，通过设计合理、有相互稽核功能的业务和会计岗位的联合把关，保证会计原始凭证的质量。其次，对于占会计记账凭证80%以上的集成类记账凭证，由于其凭证模式是实施ERP时按照会计准则及会计制度的要求，经过反复论证事先定义好的，业务发生时无需人工干预，计算机会按照事先定义好的格式自动产生记账凭证，从而保证了此类记账的质量。

但是，我们并不否定凭证审核的重要性，实际上，也不是所有集成凭证都不会出问题，而且，非集成凭证（手工制作的记账凭证）也需要审核。问题的关键是，记账前审核和记账后审核是否能够同样保证会计信息的质量？回答是肯定的。只要在结账之前审核出凭证的错误并及时修改，都能保证提供的会计报表真实、可靠，达到提高会计信息质量的目的。

4、凭证审核要考虑风险效益原则

只有针对ERP系统的特点，改变记账凭证的审核方式，才能达到既提高效率，又保证会计信息质量的目的。实施ERP的企业对记账凭证的审核，一般采用分析性审核的办法，即通过对集成类业务特点的分析，找出业务各方的内在逻辑联系，核对相关数据，找出“异动”的地方来，再进行深入审计。通过这种方法，可以减少审核的工作量，提高审核效率，又把风险降低到可控范围内。对于一个内控严密的企业来说，凭证出错的概率是非常小的，为了找出极少的出错凭证，而把所有的凭证都审核一遍，不符合成本效益原则。其实，真正提高审核效率和保证会计信息质量的根本还是在内控体系的健全和会计人员素质的提高上，另外，相应的监督、考核制度也是提高会计信息质量的有效手段。

5、审核控制点的前移保证了记账凭证的质量

ERP系统在记账凭证保存的同时，业务与财务信息可以及时生成和反映，增加了信息的实时性。在凭证审核方面，ERP系统有多种方法，包括暂存凭证功能的应用、追溯查询、在线审核等。由于系统的集成性，使得审核工作与手工状态下在工作的方法和内容方面都发生较大变化，系统的流程固化和集成设置，可使会计凭证中的关键要素，比如会计科目的选择和借贷方向等，都确定下来，并按此集成产生记账凭证。

以采购收货的业务为例，仓管员做了一笔收发货，在ERP中输入物料凭证（出入库单），ERP系统根据这张物料凭证和已经定义到系统中的记账规则，自动生成了会计记账凭证。在这一类流程中，会计人员的审核工作发生3个变化：（1）对于记账规则、会计凭证要素进行逐单的审核，成为不必要的工作，事实上这样的审核往往会被用来人为调整记账，而成为内部审计的重点风险点。（2）要增加对于记账规则的审核，以及记账规则变化的监控。（3）强化业务流程前期的控制点，也就是说控制业务本身的真实性和风险，而不是记账错误的风险。

从这个例子可以看出，随着系统的设计和配置，会计凭证的审核工作事实上已经发生了前移，并体现出事前审核的特点。这种审核控制点在时间和内容上的变化，是对孤立的财务信息的一种改进，使财务核算跟业务的紧密关系直接反映到财务信息上，从业务源头和财务的结合点上进行审核控制，而不是单独由财务部门在事后进行财务数据和财务制度上的审核控制。而且，在ERP系统中，按照预先设定的记账规则自动产生凭证，不仅保证了财务信息与业务的无缝集成，也避免了业务数据多次输入可能出现的人为和手误的错误，提高了会计基础核算作业人员的工作效率。

总之，ERP系统的集成性提高了财务信息的及时性和准确度，也改变了传统财务会计的审核控制点。此外，ERP系统内每个用户的操作在日志中都有详细的记载，可以通过日志查询到具体操作人中和经济业务，这也为凭证的审核控制提供了充分的信息。

综上所述，用户采用保存记账凭证时同时记账的记账流程，表面上看，好像记账凭证没有被审核就记账了，但实质上，审核工作已在ERP系统配置时和业务发生时审核原始单据的业务控制点上完成了（相当于记账前的审核），还是符合记账凭证经审核后才能记账的规则的，只不过ERP环境下的审核不是单指会计上的审核，而是已经分配到了会计和各业务岗位上的综合控制环境下的审核。

责任编辑 张玉伟