一、会计控制目标和ERP系统

会计控制目标可以具体分解为：目标1——记录的经济业务是真实的：目标2——经济业务处理经过正确的授权批准；目标3——完整地记录已经发生的经济业务；目标4——经济业务的正确计价；目标5——经济业务的正确分类；目标6——经济业务的及时记载；目标7—经济业务登记在适当的明细账上并计算正确。所有的会计控制目标都指向提高会计信息质量这一更高层次的目标。2001年6月，我国财政部发布的《内部会计控制规范——基本规范（试行）》中定义：内部会计控制是指单位为了提高会计信息质量，保护资产的安全、完整，确保有关法律、法规和规章制度的贯彻执行等而制定和实施的一系列控制方法、措施和程序。

ERP系统分别为内部和外部使用者提供各类会计的经营信息，是企业管理者用来进行内部控制的强有力工具。ERP系统内嵌的控制机制及其他系统特性，为七个会计控制目标的实现提供了很好的系统条件。

首先进入ERP系统必须经过授权，只有经授权后发生的经济业务才能进入系统被处理（目标1和2）。其次ERP系统采用了先进的数据传输技术，所有业务数据的接收、确认、计量、记录，全部由计算机按照设定的标准实时处理，从一定程度上避免了人工操作环境下容易发生的计价错误、分类不清等错误。另外所有的计算过程由系统按既定程序完成，避免了人工在计算大量数据时易犯的错误，再度提高了数据的准确性（目标4和5）。ERP系统严格遵循“数出一门，数据共享”的原则，即保证数据只从一个入口进入系统，数据在不同的模块之间实现共享。经济业务数据一旦进入系统由计算机自动处理，系统中各模块所有相关的数据将全部及时更新，不会产生遗漏，可以保证经济业务记录的完整（目标3和6、7）。

ERP系统内嵌的控制机制及其他系统特性为会计控制目标的实现提供了良好的控制环境，有助于会计控制目标的实现。ERP系统内嵌的控制机制在日常交易活动过程中，可以按照事先设计好的控制程序自动进行监控，但是这些控制程序作用的真正发挥，仍旧需要借助于系统运行环境（包括数据、人员、制度等方面）的支持，并提供一些补偿性的控制措施。

下面我们将通过一个简单实例，以SAP公司的R/3系统为例分析ERP系统环境下，企业采购和付款、生产、销售和收款等循环中部分业务的关键控制环节。

二、ERP系统环境下的基本业务活动描述

三、ERP系统环境下会计控制的关键环节

由图可知，系统功能都是由在系统中传递的某一项或是某几项数据激活的，任何一项数据的错误都会导致系统最终处理结果不正确，会计控制目标也便不可能实现。因此，在ERP系统环境下，必须从“源头”控制各环节所处理数据的正确性。

1、销售和收款循环

客户订单处理作业、交货作业、开具发票及收款作业是销售和收款循环的几项主要作业。在ERP系统中，这些作业分别由SD模块、MM模块、PP模块和FI模块等协同完成。

（1）订单处理作业控制的重点应该放在客户主记录信息和订单信息的输入、确认及其他相关数据的输入环节上，加强各输入信息的核实并保证输入的准确度。

订单处理（SD模块的核心功能）主要是指订单的输入、确认及订单需求的展开（指根据订单需求安排生产）。一般的ERP系统都需要由企业根据客户的订货信息输入销售订单。客户订单输入的同时，也是对订单逐步确认的过程。

订单确认包括以下几个方面：①可供货情况——确认是否能按时、足量提供客户所需产品，ERP系统一般都具备库存状态查询。②定价确认——根据用户提供的价格意向。系统自动地对销售项目进行标价。③信贷确认——确认客户的信贷能力。这几个确认过程都由系统按照已设计的程序自动完成，所以系统运行结果是否能够符合企业的要求，主要依赖于运行所基于的数据文件项目，如可供存货数量、订单所订购的数量、信贷额度等。

可供存货的确认，对库存记录准确性要求很高，只有被确认的订单才能作为最终需求纳入系统，销售订单被确认后，一方面发出信息通知客户，另一方面将由生产计划等模块进行排产。除库存数量和生产能力外，订单能否确认还主要取决于价格以及客户的信贷能力。总之，订单、库存、客户、生产能力等数据文件十分重要。

ERP系统在完成订单的确认过程中，除订单输入环节需要人工介入外，其他的处理均由系统自动完成。内部控制的重点应该放在客户主记录信息和订单信息（包含了客户能够接受的价格信息）的输入及其他相关数据（如客户信贷能力信息和销售项目号、产品类型、折扣百分比等系统用于自动标价的标准）的输入环节上，因此对该项作业控制的实现关键在于加强该过程中各输入信息的核实并保证输入的准确度。

（2）交货作业控制的重点在于交运文件和装箱单数据项目准确性的控制。

当计划交货期临近时，系统会支持用户生成装运文件，作为对销售商品交运确认的最终处理结果。交运文件通常由SD模块生成，按客户订单编制，除了提供订单号、订单开始日期、交货期、顾客代码和名称、交运日期等信息之外，最重要的附件是装箱单。系统为每份交运文件生成一份装箱清单，给出了本次交运的有关信息：顺序号、组成物料号、物料类型和状态、尚未满足的订货数量、本次需交运的数量、交运零件的存贮地点、交运代码等。

交运文件将用于通知交运部门实施商品交运，是后续业务活动的授权凭证，装箱单将随着货物一起交送给客户，是客户验收货物时必须审核的凭证之一。因此，在交货作业中应重点对交运文件和装箱单相关数据项的准确性进行控制。

（3）开具发票和收款作业的重点是不相容职责的分离及监控。

从上图可以知道，发货单激活FI子系统自动开具发票及收款的功能，如果由系统自动完成，也就是说由ERP的FI功能子系统自动开票并通过EDI系统将数据传送到客户和银行，通过银行自动清算系统完成收款活动，则控制的重点应该放在前面的激发事项上。在开票和收款作业手工处理方式下，除加强对激发事项的控制外，还应该确保不相容职责的分离，并加强对从事这一活动的员工的监控。

2、采购和付款循环

企业在确认订单前，需要了解产品库存情况，如果库存不足，则应该根据需求安排生产。由此引出采购及付款循环的一系列关键作业，如购料预算作业、采购作业、收料作业、付款作业等。在ERP系统中，这些作业通常由MM模块、PP模块和FI模块等协同完成。MM模块负责明确产品及原材料库存情况，PP模块则根据产品结构或物料清单编制物料需求计划，FI模块负责付款。

（1）购料预算的重点是用来计算购料预算的基础数据及成品，收料作业的重点是原材料入库验收环节。

MM模块和PP模块的信息集成，使生产计划和采购计划可以同步一次生成。即便需求有了变化，不需半个小时，系统就可以完成上千种物料的计划重新编排。要保证采购及其他作业能顺利进行且相关会计记录正确，除订货信息准确外，还要求购料预算准确。购料预算由系统计算得到，因此，控制的重点在于用来计算购料预算的基础数据（如产品结构或物料清单、库存数量等）。物料清单中的基本数据在产品设计阶段就已经确定，需在数据初次录入系统时加以控制。而MM模块的成品及原材料库存数量方面的问题会出现在成品和原材料验收入库的环节上，需加以控制。

（2）采购和付款作业的重点是所发出采购订单的授权及供应商发票的核查。

对于ERP系统根据MM模块生成的购料预算自动生成的采购订单，必须经过严格审核后再提交给供应商，以确保系统发出的采购订单作业的授权。因为采购订单既是作为供应商发送货物的依据，也是企业ERP系统MM模块据以核查供应商所开具发票的依据，而核实后的发票又将作为FI模块付款和进行相关会计记录的依据，因此还应该控制对供应商所开具发票的核查。同时为了防止窜谋的虚假交易骗取企业款项，发票的核查应与收料作业相结合进行。

3、生产循环

生产计划、制程管理、品质管理、保养、成本核算等都属于生产循环中的关键作业，通常由PP模块、MM模块、PM模块、PA模块、CO模块等协同完成。

（1）所有生产循环作业的控制重点首先在于主生产计划的控制。

主生产计划是物料需求计划、组件的生产计划、订单优先计划等具体生产计划作业的编制基础。所有生产循环作业的控制重点首先在于主生产计划的控制。PP模块根据SD提供的订单和产品需求预测编制主生产计划，物料需求计划依据主生产计划和BOM制定，而详细的生产计划安排（如生产品种、数量和时间等安排），必须依赖于主生产计划确定。制程管理作业如生产机器设备的安排依赖于具体生产计划安排，在固定资产模块（AM）及工厂维护模块（PM）的共同配合下完成。品质管理作业和成本核算作业都是在具体生产计划的基础上，结合其他的数据文件进行的。

（2）成本核算作业的控制重点还包括对成本核算基础工作的完善。

CO模块提供各种不同的成本核算方法，以满足企业不同水平层面的成本核算要求。在不同的成本核算方法下，PP模块可以根据人工工时分别计算材料成本和人工成本，在生产过程完成之后，还可根据事先确定的方法进行制造费用的分配，据以进行成本核算。基础数据中的产品结构图和物料清单中物料之间的数据关系（如材料定额耗用量）、物料主文件记录中的采购材料成本、标准成本，工作中心文件中的各种小时费率，工艺路线文件中的标准时间及制造费用的分配标准等等，都是计算产品成本的基本数据，必须予以重点控制，确保这些数据的正确与完整。

要使这些方法得到真正的应用，要求企业加强对成本核算基础工作的控制，包括明确企业所采取的成本核算方法、合理的成本分配标准的选择、成本动因的识别等。

（3）品质管理作业的控制重点还包括质量标准的确定。

在整个生产过程中，质量管理模块在自始至终地对产品进行着严密的质量监控，其监控的原理就是将各生产流程的“产品”与事先确定的质量标准进行对比，因此，质量标准的确定是必须加以控制的环节之一。

四、结束语

从以上实例可知，借助于ERP系统各不同功能模块，企业不仅可以优化业务流程，更可以获得及时、可靠、准确的财务会计信息、管理会计信息，用于企业的各项决策。

但是需要说明的是，ERP系统功能再强大，也仍然是建立在一定的管理思想基础之上的。ERP系统可以帮助企业员工提高工作效率，在一定程度上消除了一些工作环节，但并不意味着管理工作基础和会计工作基础的消除。从以上的分析中还可以知道，尽管信息技术在企业管理中所起的作用越来越大，但技术并不是管理活动的基础，只是作为管理工具被使用。在给定的安全控制和技术条件下，原有的许多管理和会计工作基础仍将是ERP系统控制工作的重点。

责任编辑 王教育