摘要:
北京市光华木材厂是全国最大的木材综合加工企业之一,产品品种繁多,成本核算复杂,日常业务量庞大。为了把财会人员从烦琐的帐务核算中解脱出来,他们积极探索电脑理财新路,在经过自我开发等多种尝试后,于1988年底正式决定采用用友商品化软件。由于他们将软件应用合理划分为五个阶段,实行相互衔接、循序渐进、各有侧重的“五步”应用法,取得了较好的成效。1989年该厂在北京市企业中率先甩掉了手工帐,于今已实现了财务核算与产、供、销等各项业务的网络管理、较好促进了该厂管理水平的提高。
一、初期准备阶段
初期准备阶段是为后面各阶段工作的顺利展开奠定基础的阶段,这一阶段需要做好以下3个方面的工作。
1.选购适合本企业需要的会计软件。主要从软件的通用性、实用性、可靠性、稳定性、可维护性和运行速度等方面来考虑选择。同时,买好与之相配的计算机也非常重要。各种软件都有与之兼容的硬件和软件环境要求,否则很容易出现一些不可预见的问题,使甩帐过程受阻。我厂大部分采用进口原装AST型计算机,与用友软件兼容性很好。
2.选定适合会计软件的汉字系统。不论哪种财务软件,对汉字系统都有一定的要求,有的虽然兼容多种汉字操作系统...
北京市光华木材厂是全国最大的木材综合加工企业之一,产品品种繁多,成本核算复杂,日常业务量庞大。为了把财会人员从烦琐的帐务核算中解脱出来,他们积极探索电脑理财新路,在经过自我开发等多种尝试后,于1988年底正式决定采用用友商品化软件。由于他们将软件应用合理划分为五个阶段,实行相互衔接、循序渐进、各有侧重的“五步”应用法,取得了较好的成效。1989年该厂在北京市企业中率先甩掉了手工帐,于今已实现了财务核算与产、供、销等各项业务的网络管理、较好促进了该厂管理水平的提高。
一、初期准备阶段
初期准备阶段是为后面各阶段工作的顺利展开奠定基础的阶段,这一阶段需要做好以下3个方面的工作。
1.选购适合本企业需要的会计软件。主要从软件的通用性、实用性、可靠性、稳定性、可维护性和运行速度等方面来考虑选择。同时,买好与之相配的计算机也非常重要。各种软件都有与之兼容的硬件和软件环境要求,否则很容易出现一些不可预见的问题,使甩帐过程受阻。我厂大部分采用进口原装AST型计算机,与用友软件兼容性很好。
2.选定适合会计软件的汉字系统。不论哪种财务软件,对汉字系统都有一定的要求,有的虽然兼容多种汉字操作系统,如UCDOS、王码、LX等,但要选定兼容性最好的一种。如我们选定兼容性很好的UCDOS用友专用版,无论采用硬字库还是软字库,各种打印要求都能实现。
3.确定科目输入方法。汉字的输入速度和准确程度关系到工作效率和帐务处理准确性。有的单位科目采用编码输入,由于编码不便于记忆,相近的编码容易敲错,我厂经过实践总结采用了自造词组的方法,按照每个词组各个字头的字母将所有的科目名称、单位往来名称、个人往来名称、各部门名称及一些常用的摘要内容做成光华词组,例如:管理费用(glfy)、温广平(wgp)、光华木材厂(ghmc),这样不但解决了汉字的输入问题,而且使输入的凭证更规范、标准,从而使会计人员逐渐养成标准化、规范化的良好习惯。
二、软件初期试运行阶段
这一阶段是发现问题,寻找适合本企业特点的电算化管理办法和核算方式的阶段,也是使财务人员尽快熟悉掌握软件基本操作功能的阶段,应着重从以下几方面进行:
1、作一次彻底的帐务清查工作。对全部业务工作进行一次全面的清理,对遗留下的问题作一次彻底的解决,如固定资产、各种未达帐等的清查,做好编号,分清类别,为设计电算化方式下的核算方案做好准备。使手工帐与机器帐有一个良好的衔接。
2、做好软件的初始化设置。这一工作包含的项目很多,涉及到今后核算的方式方法,就如同建筑工程的设计施工图纸,关系到此项工程的费用和质量。这些项目要根据本企业的特点、财务软件处理数据的特点和有关财务制度来设定。初始化的关键是科目的设置,而对计算机而言,科目设置的关键不在于多少,而是要设置合理、清楚、核算方便。同时,要注意手工帐与机器帐的区别。例如:在手工帐中对于有单位往来比较多的科目,一般都在该科目下将这些单位设为明细科目,而在机器帐中就可以将该科目设为单位往来的性质,利用摘要达到对各往来的核算。
当然在这方面需要一定的经验,不能操之过急,尤其对于从没有用过计算机的用户,建议在一开始设置科目时不要把涉及的所有明细科目都设进机器,可以先将所有的一级科目设进机器,然后将几个有特点的科目下的明细科目设得详细些,其它科目的明细科目可先不设。
3、全面熟悉掌握会计软件和计算机的基本操作知识。通常没有使用过计算机的人员对计算机有一种畏惧心理,要从解决键盘输入着手,使他们消除心理压力。为此,我们光华木材厂在全厂范围内举行了多次会计电算化基础知识培训活动,对一些年纪偏大的老会计和基础较差的会计人员,我们将一些命令作成批处理命令,以便记忆(例如:将上网命令、下网命令、进入各级目录等命令都作成批命令,设定一些公共目录和虚拟磁盘使用户能在一个目录下进行上网、下网、调用汉字、退出汉字等处理),然后通过日常的凭证输入、数据处理逐步熟悉软件的操作,了解软件所能实现的功能,从而使会计人员对软件的特点有一个初步的认识。
三、完善调整阶段
这一阶段是解决矛盾,找出既能适合本企业特点又能使软件最大限度发挥其财务管理作用的核算办法的阶段。这一阶段的工作应以以下方面为重点:
1、总结前一阶段所遇到的问题,认真分析,找出原因,总结经验。如果科目名称设置重复的太多,就会使输入凭证时出现多次选择并选择错误的现象;辅助帐要求将凭证的摘要部分规范化,如果出现错误也会出现与单位、个人等对不上帐的结果。要通过对所遇到的问题的分析,找出解决问题的办法,及时调整科目的设置和辅助帐的设置。
2、前一阶段要求对于一些科目设置可以不设明细级,几个有特点的科目设各级明细或辅助帐,一是为了减少工作量,二是通过几个科目的各级明细科目的详细设置来了解计算机对各级明细科目的处理过程,这样既有全面又有细节,从而使会计人员做到对所有会计科目的触类旁通。有了这个基础,这一阶段就应该将所有可能涉及的各级科目和各种辅助帐全部设置,辅入所有科目的初始数据,使所有的手工帐都可以在计算机上进行。
这一阶段是两帐并行的主要阶段,时间也比较长,手工帐与机器帐会经常出现对不上帐的结果。要使两帐一致,缩短甩帐时间,就需要以机器帐为基准。因为机器帐是以输入的凭证为基准进行记帐,机器按照初始设置的各科目对应关系记入各总帐和明细帐,不会出现记串户和记错数的现象,记错只可能是原始凭证输错或原始凭证做错,所以这一阶段加强凭证的复核是非常重要的,凭证至少要在输入前和输入后进行两次复核,发现错误及时更正,然后按照机器打印出的凭证记手工帐,如果一旦在结帐以后发现原始凭证或输入有错,应在以后月份冲销,这样才能保证两帐准确一致。
四、完全试运行阶段
这一阶段是走向“完全甩帐”的过渡时期,会计工作将逐步从手工帐为主转为以机器帐为主。
1、在这一过程中,可以先将部分发生笔数少、数额小的科目甩掉手工记帐,然后逐步发展,以达到全部科目或绝大部分科目甩帐的目的。其中,对于单位往来比较多的科目建议不要轻易甩掉手工帐,因为有的会计软件,如用友软件的帐务处理是以年为分隔的,所以对于跨年度的数据就要从两个数据库中查找,而且对于单位间交叉发生额不同的金额不预核销,容易造成辅助帐库越来越大的结果,很不便于管理。手工帐可以弥补机器帐的不足,所以,应以机器帐为主手工帐为辅的方法来管理单位往来较多的科目。
2、在达到手工甩帐的目的后,应以帐务管理为中心,展开对其它软件的应用,做好各软件的接口(如帐、表间的取数,固定资产、销售、产成品与帐务的转帐等),以实现所有会计核算的电算化管理。
五、全面实施电算化管理阶段
这一阶段是总结经验,使会计人员逐步走向参与企业管理与决策的阶段。通过一段时间的甩帐,会计人员已经可以从日常的繁杂的会计核算中解脱出来了,这时就应该用更多的精力做好对会计数据的分析、预测,从而为企业的管理决策服务,此阶段应根据本企业的特点,对于软件不能达到的要求,可作一些二次开发,以弥补软件的不足。在这方面我们作了大量的工作,开发了“光华成本台帐”管理软件和“光华银行通讯对帐”系统。成本台帐系统能完成各车间的成本输入、计算、查询、打印等功能,可满足我厂30多种品种的成本核算。银行通讯对帐使银行企业帐从银行、企业银行帐从用友帐务系统能够自动传数,以达到自动传数、对帐、查帐的目的,原需3天以上才能完成的对帐工作,现只需几分钟就可完成。
责任编辑 刘志新