1992年11月29日的全国会计专业技术资格考试——会计员实务试题中有一道填制收据的题。该题的内容是：某企业职工张进出差时向财务科借款500元，出差回来后到财务科报帐，报单据454元（全部属企业管理费支出）退现金46元。要求考生给张进开一张收据。这道题的正确答案是“收到”栏填张进，“金额”栏（大小写）填500元。“事由”栏填：报据454元，退现金46元（其余要素略）。笔者参加了财政部于1992年12月8日到10日组织的抽查试卷的试评工作。抽查的会计员实务试卷共4袋97份，是从北京市和河北省的四个考点抽取的。从评阅的结果看，收据中金额栏填500元的不足10人，其余的90人都填了46元。在金额栏填500元的几份试卷中，事由栏竟没有一个人填写齐全的。可见开收据这种最常见、最简单的会计业务，还确有考一考、议一议之必要。

1.在什么情况下使用收据？

职工出差，少不了要向财会部门借款，按照规定，借款必须填写借据，而且借据要入帐。这样，职工出差归来到财会部门报帐时，无论报销金额是否等于借款金额，财会部门的经手人（一般是管报销的会计和出纳员）都要给报销人开具收据。在实际工作中，我们还可以看到另一种做法，即：职工借款时写一张借据，但财会部门并不入帐，待职工出差归来报帐时，按借款金额结算，结清后当即将借据撕掉。财会部门则按报销金额作现金支出处理，不通过“其他应收款”核算。这种做法，是违反财经纪律和财会制度的，此处不予讨论。2.怎样填制收据？职工出差归来报帐，报销金额与借款金额比较，一般有三种可能。第一，报销金额恰好等于借款金额。这种情况纯属偶然巧合，并不多见。出现这种情况时，只由管报销的会计开具收据，收据金额与借款金额相等。事由栏只写报据多少钱即可；第二，报销金额小于借款金额，就象上面介绍的那道试题。在这种情况下，职工在报销单据之外，还要退回一部分现金给财会部门，其数额等于借款金额与报销金额之间的差额。管报销的会计开具收据，出纳员因收了报销人退回的现金，要在收款人栏盖章。出现这种情况时，收据金额仍然只能写借款金额。但须在事由栏内写明报据多少元，退现金多少元。而且报据金额与所退现金之和应该等于所借金额，就如上面介绍的试题的正确答案那样；第三种情况，报销金额大于所借金额。例如，借500元报销550元。在这种情况下，财会人员仍然要给出差职工开具收据。在实际工作有两种作法，一是再由报销人开具一张50元的借据财会部门开收据550元，二是多报销的50元，财会部直接给现金，开收据的金额为500元，事由栏须注明：报据550元，找补现金50元。

在实际工作中，还有些单位是把借据和收据合一，写明借款金额、报销金额、退或补金额，经办会计和出纳员在有关栏签字。

3.需要说明的几个问题

（1）不开收据行不行？不行！借款时写了借据，而且入了帐，报销时非开收据不可。开收据的目的就是为了证明借款人的债务已了。收据是借款债务了结的凭据，也是借款人与财务部门对帐的依据。如果不给报销人开收据，财会部门也不能记借帐，报销人没有对帐的依据。这是个手续问题，当然也是个原则问题。

（2）只开46元的收据行不行？在有关会议上，有的同志就提出，上面所讲的那道实务题，收据金额应写46元。他们的理由是：出纳只收到46元现金，开成500元出纳不干，而且说他们那里就是这样做的。显然，这些同志把收据等同于现金收据了。在他们看来，只有收到现金才能开收据。当笔者问他们张进的500元借款怎么下帐时，他们回答：根据差旅费报销单和发票下帐。也有人提出在46元的收据事由栏中注一笔报据454元。

可以肯定，开46元是不对的。第一，这道题要求的是给这笔报销业务开收据，收据不等于只开现金收据。并非收到现金才开收据。例如借款500元，报据500元；借款500元，报据550元，都要开收据。第二，收据是为借据而填制的。用会计的行业语言说，是为下张进的应收款帐而填制的，所以，只要借款是一次结清的，不论是张进退现金给出纳，还是出纳找现金给张进，都只能按借款数开收据。第三，张进报销的差旅费报销单和发票，只能证明费用金额和报销手续是否合法，并不能证明这笔报销数被用来冲销张进的欠款了。如果不开收据，出纳可以说（当然也可以做）这些单据当即用现金结清了。

（3）为什么说开500元是正确的？只有开500元，张进的500元借款才能全部冲销（结清）。反过来说，既然张进与财会部门的帐务已结清了，当然只有开500元收据才算真实地反映了这笔经济业务的面貌。

4.一点想法

“会计工作规范化”已经喊了多年，会计管理部门已为此做了大量的工作，例如从1989年起开展的会计工作达标升级活动，以及财政部制定颁发《会计人员工作规则》等。但深入实际一看，就会发现还有许多类似于开收据这样一些具体问题缺乏明确的统一的规则，所以实际做法只能五花八门，争论起来就成了“公婆争理”，谁也说不服谁。例如，月度、年度结帐时，是用蓝色还是用红色笔划线；“本月（年）合计”栏是上下都划线，还是只划下面一条线；划线是划通栏（到年、月、日）还是只划到摘要栏为止；填制冲销记帐凭证，是全部用红色，包括年、月、日、摘要、科目金额等，还是只用红色写金额；在编写教材、解答试卷时，遇有编制冲销记帐凭证时，一般用加框的办法表示红字，那么这个框是只框金额，还是把年、月、日、摘要、科目都框进去？这些都需要由一个权威部门进行统一。做帐不象人们穿衣服、吃东西，萝卜白菜各有所爱，不统一就五花八门。允许五花八门就必然会进一步导致千奇百怪。国内尚统一不起来，怎么与国际会计接轨？可见除“会计人员工作规则”外还需制定统一、明确的具体会计规则。