凭证录入模块在整个帐务处理系统中所占地位至关重要，它是会计信息入口，其性能优劣直接影响工作效率。本文结合个人多年来研究和推广会计电算化工作的一些经验，在归纳分析软件运行中出现的一些问题的基础上，对帐务处理部分凭证录入模块提出若干改进优化意见，以期对已经搞或准备搞会计电算化的单位能有所补益。

一、科目编码问题

机内采用唯一的科目编码是没有异议的，这对于各数据文件关联、按科目号进行各种运算处理、定位查找都是必要的，但对操作员来说要牢记几百乃至上千个七位、或七位以上的编码就显得枯燥无味，用户欢迎一种一看汉字科目名称就能知道的编码，这第二套编码可以称它为用户标识码或助记码。它可用一般都熟悉的汉语拼音组成，如科目：销售一碳铵一收入，标识码为XTS。录入时在屏幕科目处打入XTS，通过科目查寻函数将汉字科目名送回到原光标处，遇到重码可原地前翻（P）后翻（N），这样做可不破坏原幕格式，录入员认可后选定（X），或放弃后（Q）重输。拼音码位数取得越多重码越少，可使大部分科目一步到位。标识码还可留给用户，按自己喜欢的英文、符号、数字来定义。编码本身带有一定模糊性，各项提示配以声响和色彩，寓趣味性于繁琐工作中，可提高工作效率。实践证明此法受到用户欢迎。

二、设置进程标志文件（FLAGE）

受手工簿记作业影响，目前电算帐务处理系统都是在对手工作业模拟基础上建立起来，随着计算机更广泛更深入应用，不排除要打破某些传统手工作业的工作程序。就目前看，帐务处理中日常运行模块一般提供如下功能：（1）凭证录入；（2）修改删除；（3）汇总；（4）记帐；（5）打印入机凭证清单；（6）打印日记帐；（7）自动转帐等功能。设计者在操作手册中要求用户按规定事务序列进行操作，在程序中对违反规定操作给出错误警告并给出正确操作提示，实际上，依赖这些还是不够的，用户有时疏忽或非法闯入系统的人员随意按动键盘等都会引起麻烦。有效的办法是建立一个记载工作进程的标志文件，文件内设置若干个字段，如LR（录入）、HZ（汇总）、JZ（记帐）、JZH（结帐）、ZC（转储）、RQ（日期）等，每执行一项操作前测试这些标志位，测试结果表明此项操作不能执行时给出提示并返回菜单，能执行时就刷新原来一个或几个标志位。这些标志位可组成若干逻辑判断式，例如在进行凭证录入操作时，可能出现如下几种情况：当录入日期大于上次工作日期，而LR=”1”、HZ=”0”，则提示：”上次录入凭证未汇总”，返回菜单。LR=”1”、HZ=”1”、JZ=”0”，则提示：”录入凭证已汇总，未记帐”，返回菜单。当录入日期中月份有变时意味着新的一月工作开始，此时如果JzH=”0”或ZC=”0”，则提示：”上月未结帐”或”上月数据尚未转储”，返回菜单。在执行其他操作时都可利用，如执行凭证汇总时，而LR=”1”、HZ=”1”、JZ=”1”，则提示：”今天凭证尚未录入，不能汇总”，返回菜单。这种由软件本身通过对标志位状态测试判断，然后告知工作人员该做什么，不该做什么的方法是行之有效的，对操作员有提醒和帮助作用，更为重要的是它能在接受一个不能执行的任务时，闭锁系统，从而杜绝错误操作发生。

三、设置科目特征位和方向限制位

通用帐务处理系统实际投入使用时，将运行在某个部门的特定环境中。环境设置的主要工作是设置各级科目的科目号、标识码、科目汉字名称、余额、累计借贷方发生额等，但有些科目下属明细项是随机发生的，具有不确定性和变动大的特点。如债权债务类科目，需进一步核算到单位和个人。工程类科目要核算到各具体项目上，金额按其组成可分解成材料、费用、设备、人工等。这类科目的明细科目不宜放在科目文件中，应放在专用文件中进行核算，科目文件中只设总帐科目不设下级科目。还有些科目除金额外还需要对数量进行核算。在设置科目时可在原有基础上增加一个字段：科目特征标志位（BzW），分别以1、2、3、4代表一般科目、带数量科目、工程科目、债权债务科目等。录入凭证时，系统先寻找科目，再识别科目特征，如遇到2、3、4类科目，屏幕格式自动延伸，要求用户输入更多信息：如遇到基本生产—碳铵—烟煤（JTY），录完金额后，随即提示录入数量；如遇到应收款—其他应收款（YQT），录完金额后，随即提示录入债权债务人名称，再在债权债务人文件中寻找此名称，找到后，显示：”老债权债务人”，找不到，显示：”新债权债务人”，并自动注册。在汇总记帐时，系统从凭证文件中筛选出不同特征科目，分别对科目文件、债权债务人文件、数量文件进行登录记帐。这样做可减少科目数量，保持科目数量相对稳定，使数据文件组成和程序结构条理清晰，使用维护方便，可提高运行效率。

除设置科目特征位外，针对费用、销售、利润类科目核算需要，再设置一个借贷方向限制位（FX），这类科目的发生额在发生或冲销时不能随意借贷，它是费用表、利润表填写依据。如销售—液氨—收入只能有贷方发生额，车间经费—供电—劳动保护费只能有借方发生额。录入凭证时，遇到这类科目借贷方向有误，系统及时提出警告，不予受理。这样做和手工会计处理是一致的，冲销费用时在费用多栏帐上允许用红笔，在计算机上则用借负金额办法进行。对凭证规范的审核限制可进一步做到对两个在本单位所有会计业务中永不见面的科目，一旦在某张凭证中出现及时给出警告。这种设置方向限制位做法有利于一些会计业务素质差的单位，在电算作业上，可使后续工作，如电算报帐，顺利进行。

上述一些改进优化意见也仅限于帐务处理中某些方面，难免失之偏颇，还望有关专家不吝指教。下面给出凭证录入部分程序框图。