近年来，由于出版事业的发展，书刊发行由过去的统一渠道转变成多渠道。这种多渠道发行，出现的一个问题是书种重复，不仅给采购人员带来许多困难，增加了工作量。而且订购方式与结算方式繁多，订购次数频繁，供书单位不稳定，不时发生撤销征订、书价调整、退款、补款等问题，给会计工作带来很多麻烦。如按供书单位设置往来帐户，往来户头增至数百个，增加了对帐、结帐的工作量。如按征订单汇款，凭证订单报销，收据作图书购置列支，往往因为图书资料不能及时收到，使图书不能入藏，造成财务部门帐实不符。如按预付款汇出挂帐，供书单位常将收款凭证夹在书中寄出或单独邮出，在接收资料及传递过程中，工作人员稍有疏忽，就会使财务部门的暂付款帐户，不能及时结清。

为了解决多渠道发行中出现的图书入藏和帐实不符的矛盾，我们设计了《图书采集零购申报表》。

此表一式三联，第一联，图书验收代帐单；第二联，付款凭证，第三联，备查簿。

采购图书前，首先由采编部门经办人，根据征订单填写《图书采集零购申报表》，由主管领导审批后，经办人留第三联，存目录盒，以备后查。将第一、二联送财务部门。财务部门根据收到的《图书采集零购申报表》第二联付款、并附汇款单后，作为汇款记帐凭据。第一联作为暂付款分户帐保存；若征订单本身附有报销凭证，则将征订报销凭证贴在第一联后存。图书资料收到后，根据图书采购经办人通知的《图书采集零购申报表》某种资料到库的编号，财务人员将第一联对上号的存根抽出与采编部门对帐，由采编部门加盖“图书入库验收专用章”与征订报销单一起作为购书凭证支出。

二、财务部门定期清点图书验收代帐单，及时与采编对帐，催书催款。图书验收代帐单同“经费总帐”的“经费暂付”科目——“预付购书款”帐户相核对，如无差错，则图书验收代帐单金额合计数应与预付购书款余额合计相符。

这样做的好处是：

1、便于采编部门对新购图书资料了如指掌，避免重订，减少图书资料预订登记挂帐手续。2、便于财务部门定期清理预付购书款，及时向出版供书单位索回图书或书款。3、便于财务部门在“经费暂付”科目下只设一个“预付购书款”帐户，不再按供书单位设户，减少了财会人员的工作量，经常保持帐实相符。4、由于图书购入先申请后验收，手续严密，便于会计监督，减少浪费。