会计电算化是一个从应用的实践，到会计事务的变革，到会计理论突破的过程。会计电算化工作同其它管理工作电算化一样，只有在满足一定条件、建立了较好的管理工作的基础上，方能见到成效。一个管理信息系统的设计和开发应从三个层次来考虑，即任务层、管理层和决策层。会计电算化工作主要是指任务层，即日常会计数据处理工作，或者会计核算工作的计算机化.在这之后，再向计算机应用的深度和广度方面发展，即要从技术和经济两个角度上来对待计算机应用，向更高层次上发展。

会计电算化工作需要具备许多条件，然而就其工作基础来讲，必须具备如下几点：

§1、手工管理基础

我国工业企业目前都处于科学管理阶段，要实现管理手段的现代化，必须要建立一定的科学管理基础和管理秩序。譬如，要有合理的管理体制、完善的规章制度、科学的管理方法、以及完整、准确的原始数据等。为了提高管理水平，适应计算机辅助管理的需要，财会管理一定要打下良好的管理基础，管理工作本身需要程序化；管理业务需要标准化；报表文件、数据资料需要统一化、完整化和代码化。

管理工作程序化，是根据会计核算业务的特点，现代化生产对管理的要求，将会计核算工作按项目绘制成流程图，使管理工作按其规范有秩序地进行。流程图一方面指出了工作的先后顺序，同时还规定了各个环节的工作内容和与其有关业务系统的信息联系。流程图使核算岗位职责范围规范化、条理化、具体化和形象化。

核算业务的标准化，是指将会计核算工作中重复出现的管理业务，按照现代化生产的客观要求和管理人员的实践经验，制定成标准的工作程序和工作方法。通常对会计人员的岗位责任制就可以理解为管理业务标准化的一种形式。

报表文件的统一化，要减少原始数据的重复和数据项目的遗漏。实行数据报表格式的规范统一，出现在不同报表中的相同数据项目其定义要一致，表报格式要一致，项目要完整。原始数据单据项目的安排要便于计算机处理。

数据资料的完整化和代码化。完整的、准确的数据资料，是企业管理工作的重要基础，同时也是会计电算化的重要条件。然而，代码化则是会计电算化的必要条件。代码是沟通人和计算机的最基本的工具，是人和计算机取得共同语言的基础。管理工作中用到的所有信息，包括基本稳定的固定信息和日常工作中产生的流动信息，都须收集齐全并予以编制代码。当然，在手工会计工作中，都存在一套代码系统。但是，有的往往因为代码的不统一、不科学、不齐全从而不适合会计电算化的需要。因此，必须重新审核、重新编制符合计算机处理的代码。会计科目中的一级科目，已由财政部统一编码，二级、三级以及四级明细科目的代码，可由本单位自行处理。由于会计核算工作涉及面十分广泛，实际的编码工作还涉及到部门单位、人员、产品、材料、固定资产等等。因此，在会计电算工作开展时，还需与企业有关部门协商，共同完成有关数据资料的编码工作。对于固定信息的收集要做到可靠、可信、可用，而流动信息的采集，则要求及时、准确和完整。总之，代码设计十分重要，设计得好坏直接影响会计电算化工作的成败。因此必须重视。

§2、改革不适应电算化要求的管理制度和方法

会计电算化，是现代化大生产发展的需要，是管理现代化的需要，同时也是经济体制改革的需要。计算机作为管理现代化的手段进入财会领域，首先，使会计核算人员从复杂的、繁琐的、重复的手工劳动中解脱出来。其次，过去在会计工作中的若干薄弱环节，如不重视事前核算、事前监督和事中控制，会计分析工作脱离实际，缺乏内部控制、内部稽核制度，等等，都可逐步得到克服和加强。

计算机是一种工具，是管理手段。然而，计算机作为生产力却是一个十分积极、活跃的因素，它的反作用力将是十分强大的。计算机不但可以推动会计管理现代化的进程，促进会计改革，同时还将引起会计理论的突破，促进会计理论的发展。

会计电算化的作用和效果，对现行各种会计核算制度将带来多方面的影响。计算机可以存贮大量的信息，可以快速查询、处理、调用各种有关数据，向管理者提供大量经济信息。因此，会计核算的内容、会计报表所包括的项目、指标等，凡是有利于宏观控制和微观管理的，在设计核算制度时都可以考虑。过去会计核算工作采用手工方法，会计核算强调简化。根据目前情况会计核算的程序和方法，可以更趋于严密，特别在成本计算方法上实现电算化后，有必要、也有条件进行一些重大改革。会计核算从手工系统向计算机系统过渡，数据传递的路线改变了，数据处理的方式不同了，形成了新的工作岗位，产生了新的流程。人员结构、知识结构有了变化，新的体制可能产生。新的条件、新的环境使现行的一些会计程序、方法和制度在一定程度上变得不适应了。看来，象记帐凭证和会计科目的设置、内部稽核制度的程序、稽核人员的组织分工等等，在电算化实践中都需要作相应的改变。还需要指出的是，在改革的同时，还要在电算化工作实践中产生和形成一套新的行政管理方面的制度和方法。

§3、建立专业队伍，普及计算机知识

四个现代化建设的关键之一是人才问题。会计电算化工作是管理现代化的一部分，为了在财会管理部门开展计算机应用工作，势必要建立一支专门的技术队伍。管理信息系统的研制属于系统工程，这支队伍应按一定的结构和层次组成。通常，应包括管理人员、工程师、计算机专业人员等。设立项目管理员、系统分析员、程序员（包括主程序员）、操作员等工作岗位。

项目管理员的责任是在会计管理软件研制、开发过程中实施工程管理，包括计划、组织、控制、指挥、文档评审等工作。要求具有较强的组织协调能力，知识面宽。系统分析员则需要针对待研制开发的新系统，展开对原系统全面的、综合性的调研和分析，通过归纳现象、发现问题，找出本质、确定合适的系统目标，进而开展系统设计工作。要求具有较强的分析能力，知识全面，在企业管理方面有一定经验。程序员的工作主要是完成系统设计中所划分的功能模块的具体化，即采用某一计算机语言编制程序，实现各功能模块规定的功能。操作员则负责程序的键入、数据库的建立以及研制开发成功后投入运行的整个系统的日常运行工作。

对于大中型企业，由于业务量大、业务关系复杂、对现代化管理的要求高，会计电算化工作的人员组成层次结构可以按上述要求来考虑。中小型企业若条件不具备，在人员组成结构上可以灵活处理，建立各种工作岗位，人员不足时工作可以适当兼并。

会计电算化队伍的建立，通常可以采用三种形式，即：选择基础较好的财会人员学习计算机知识，培养项目管理、系统分析、程序设计人员，开展会计电算化工作；吸收计算机专业人员进入财会部门，学习财会业务和财会管理知识，开展会计电算化工作；财会人员同计算机专业人员相结合，互相帮助、互为补充、共同切磋，协调开展会计电算化工作。当前，一些财经院校、会计学术团体十分重视人才培养，将培养掌握计算机应用知识的会计专业人才作为目标，并且已经培养出一批既能搞计算机应用又熟悉会计理论的专门技术人才，这是十分可喜的。这也是实现财会现代化的一项重要措施。一些单位的经验表明，在当前国内既掌握计算机又熟悉会计业务的专业人员不多，软件人才普遍感到不足的情况下，采用会计人员同计算机人员相结合的方法，可以收到良好的效果，较快地实现会计电算化。

为了打好会计电算化的群众基础，推动会计电算化工作的开展，减少外界阻力，有必要在管理人员和用户中开展计算机知识普及教育。计算机知识普及教育，作为电算化的工作基础，普及面越广对开展工作越有好处。用户同会计电算化系统分析设计人员间的认识越接近，共同语言越多，成功的把握就越大。

§4、做好宣传工作，提高对会计电算化深远意义的认识

计算机在辅助管理中的应用，对每个具体实施单位来讲，都是一项新的工作。工作新、人员新，工作涉及面宽，要求人员知识面广。会计电算化工作的开展，有许多技术方面的问题等待决策，诸如计算机应用规划、总体方案、机器选型、实施计划等等；还有许多管理方面的问题需要改革，诸如会计核算业务与电算化的适应、会计核算工作流程、旧的规章制度乃至管理体制等等。

会计电算化工作是一个复杂而难度较大的工作，它的难点主要不在技术方面，而是来自电算化本身具有的社会性，来自组织管理等方面。一项新的科学技术在得到社会承认之前的种种困难，在这里都会遇到。因此，要不断地宣传，要提高各方面人员特别是领导同志对会计电算化工作深远意义的认识。

需要解决的认识问题，诸如：

会计电算化在国民经济中的地位和作用；

会计电算化与会计管理现代化；

会计电算化与新技术革命；

会计电算化与会计管理体制：

电算化的经济效益；

电算化与会计管理人员等等。