合作伙伴的选择标准、多元运营监控和奖惩机制这三个方面的控制要点应成为加强虚拟企业管理控制制度的建设路径。
(一)战略合作伙伴的选择标准设定。
虚拟组织的战略合作伙伴具有虚拟组织本身所没有的资源,可以为其提供产品或服务,以共赢的战略目标为导向,协助虚拟组织发挥其核心竞争力。合作伙伴的选择对虚拟组织的成功有着重要的影响和意义,应重点从能力和信誉方面综合考量,具体而言:第一,要对合作企业的财务状况进行评估,通过流动比率、资产负债率、现金持有量、盈利能力等财务指标对合作企业的财务风险加以评估,判断其是否能满足经营中所需要的资金,是否存在资金链断裂的风险。第二,要对合作企业的经营状况和能力进行评估,合作企业可为虚拟组织履行多种职能,这一经营分析的重点在于判断合作企业是否拥有按照虚拟组织要求履行其职能的技术和生产力。以代工生产的合伙企业选择为例,厂商需要在产品质量、产品规格和功能等多方面满足企业的产品设计,达到满足客户需求的质量程度,厂商也需要有足够的生产力和技术水平,能够满足虚拟企业的生产和技术需求。第三,合作方的意愿对于双方合同制定的条件有着一定的影响力,如果虚拟组织的市场地位较高,合作方的合作意愿较强,这就给虚拟组织带来了较强的议价能力,能为虚拟组织形成条件更为丰厚的合作联盟。第四,合作方的信誉对于合作的成功也有着至关重要的作用,即使合作方有着较高的能力,但如不能将战略合作“共赢”的目标置于首位,在合作过程中有可能利用机会侵蚀虚拟组织的利益来满足自身利益的,仍不能作为合作者。信誉的监控可通过合作企业过去合作伙伴的评价、双方长时间的接触沟通来实现。
(二)构建对加盟店多维度的财务和运营监控制度。
从本案例来看,加盟工厂上海康强的非法集资、传销案“牵连”到恒源祥,恒源祥的“郁闷”其实也是其自身的日常过程监管缺失所致。那么,应如何掌控虚拟组织、如何监控加盟店的日常经营和财务行为、应采用何种方式来实施监管制度?
1.锁定加盟店的经营与财务行为边界。虚拟组织合作关系的形成必须通过合作契约,授权方明晰界定加盟方的经营与财务行为的权利与能力边界,尤其要锁定其“禁止行为”。以恒源祥为例,上海康强以恒源祥代工厂的名义进行融资,这种财务行为超出了恒源祥品牌授权经营的范围。如果合作契约中没有明令禁止康强公司使用恒源祥品牌融资,不能不说这是恒源祥管理上的漏洞。当然加盟店的财务行为不仅限于融资,也包括担保抵押、投资、其他重大开支和加盟店的继续合资合作等。应通过明确的边界制度,严格把控加盟企业滥用、盗用虚拟组织名义,越界经营违规运作。
2.通过“预警线”监控加盟店的财务行为。首先,虚拟组织对于合作伙伴的融资行为应进行紧密关注,一旦合作企业有融资的意向,虚拟组织应要求对方披露相关的融资方案和用途,借以判断融资行为是否提高了合作企业的财务风险,是否为合作企业履行合同的能力造成影响,如判断为是,虚拟组织应对合作企业的融资行为予以干预;其次,虚拟组织应对合作伙伴的财务状况予以监控,包括其流动性指标、财务杠杆指标、利润率指标、现金流指标等,虚拟组织应为这些指标设定警戒线,一旦相应的指标超越了警戒范围,虚拟组织应迅速对合作伙伴的财务状况进行综合评估,并采取相应的协助措施。
3.通过非财务指标和固化的监督机制把控各加盟店的质量、服务、品牌等。虚拟组织应对合作伙伴的运营情况加以监督,一方面按月份考察合作企业是否能够如期完成生产、销售等预算计划,通过生产效率等相关指标对合作企业进行监控。另一方面要对完成合同职能的质量进行考察,通过产品合格率、废品率、客户满意度等指标对合作企业的绩效进行监督。
4.强化正式的沟通制度,增强虚拟组织与合作伙伴之间通畅的信息交流。虚拟组织应设立与合作伙伴交流沟通的正式制度,确保虚拟组织与合作伙伴之间有固定畅通的交流渠道,例如,虚拟组织可以设立加盟商、分销商俱乐部,按期(月度、季度等)举行例会,一方面可以使虚拟组织充分了解合作伙伴的经营财务信息,另一方面为加盟商交流经验、提出所存在问题的解决方案创造机会,提高为加盟店服务的深度与广度。
5.严格的审计巡查制度,夯实合规与风险监控。虚拟组织的合作伙伴应授权虚拟组织的审计部门,对其提供的财务和非财务信息进行审计,确保合作伙伴提供信息的真实性。严格审计巡查、合规监控与风险预警制度是确保虚拟组织能够正确了解合作伙伴经营数据的基础和保障。
(三)建立制度分明、力度到位的奖惩机制。
1.建立合作共赢的利益分享机制。虚拟组织应制定奖励方案,对于合同完成速度和质量较好、经营和财务指标都处于较高水平的战略合作者,应设立机制对其进行奖励,方式可以包括改善利润分享的条件、提高利润分配的比例、提供竞争力更强的产品生产权或商标使用权等。此外,也可以利用分配给合作者股票期权的方式提高双方的目标一致性,刺激合作方实现合作双方的共同利益。
2.提高合规履约的奖励方案。对于认真执行加盟制度、但由于市场原因无法达成预期财务目标的加盟商、承销商等,虚拟组织也应予以奖励,比如按照其合作年限逐级提高利润分成等,以排除一些市场等不可控因素对企业绩效信息的干扰。
3.构建风险共担的制度原则。如果合作者由于外部原因出现绩效不佳、经营指标恶化的情况,虚拟组织应秉承合作互利的原则,从提高服务意识、共同携手解决问题的角度出发,协助他们发现问题的根源,理清解决问题的对策,而且还可以实施利润返还、适度降低加盟费用等导入风险共担机制。
4.严格分级处罚条件与手段。虚拟组织应通过契约的制定约束合作方的行为,如果合作者存在轻微违法合作规章制度的行为,虚拟组织可以根据其行为的严重程度给予降级惩罚;一旦合作伙伴严重违背双方合约,例如滥用虚拟组织的名义、产品出现严重质量问题等,虚拟组织应有权取消其战略合作的关系,并从经济上要求相应的赔偿。这就需要建立分项、分级的处罚机制,包括启动口头警告、书面通报、经济处罚和法律诉讼等。
(《财务与会计》综合版2012.1)