时间:2020-08-15 作者:
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摘要:
天津市低压电器公司是机电工业控股公司所属的国有中型企业,是全国生产塑壳断路器的专业厂家,是机械部电器行业的重点企业,具有40多年生产塑壳断路器的历史,生产的断路器在用户中享有高度信誉,是全国低压电器行业中的名牌产品。从1982年至今共获得国家级、部级和市级优秀新产品奖、科技进步奖、技术成果奖等20项奖励。达到国内领先水平和国际先进水平,并获得四项国家专利。1993年实现利税894万元,被评为当年天津市综合效益指数百强企业。该公司的财务管理信息系统,融合了公司的财务会计、管理会计、财务管理与企业其他管理于一体,使企业的会计核算、统计核算与业务核算一体化,信息流、资金流与物流相协调,财务管理与企业管理相结合,核算与管理相结合,价格管理与实物管理相结合,网上管理与现场管理相结合,从而在全国处于先进地位。
一、自我开发,建立以财务管理为中心的企业管理信息系统
天津低压设备公司财务部门1985年开始使用了第一台PC/XT计算机进行工资、成本及利润计算等财务内部的单项业务处理。1992年使用商品软件进行账务处理,脱离了手工记账,完成了从原始凭证录入、转出记账凭证、登记各种总账、明细账到财务报表全过程的会计账务...
天津市低压电器公司是机电工业控股公司所属的国有中型企业,是全国生产塑壳断路器的专业厂家,是机械部电器行业的重点企业,具有40多年生产塑壳断路器的历史,生产的断路器在用户中享有高度信誉,是全国低压电器行业中的名牌产品。从1982年至今共获得国家级、部级和市级优秀新产品奖、科技进步奖、技术成果奖等20项奖励。达到国内领先水平和国际先进水平,并获得四项国家专利。1993年实现利税894万元,被评为当年天津市综合效益指数百强企业。该公司的财务管理信息系统,融合了公司的财务会计、管理会计、财务管理与企业其他管理于一体,使企业的会计核算、统计核算与业务核算一体化,信息流、资金流与物流相协调,财务管理与企业管理相结合,核算与管理相结合,价格管理与实物管理相结合,网上管理与现场管理相结合,从而在全国处于先进地位。
一、自我开发,建立以财务管理为中心的企业管理信息系统
天津低压设备公司财务部门1985年开始使用了第一台PC/XT计算机进行工资、成本及利润计算等财务内部的单项业务处理。1992年使用商品软件进行账务处理,脱离了手工记账,完成了从原始凭证录入、转出记账凭证、登记各种总账、明细账到财务报表全过程的会计账务管理电算化。通过会计账务管理电算化使会计人员摆脱了繁重的记账、算账、报账的传统管理模式,开始步入控制、分析、预测的现代化管理模式。商品软件只能解决各公司共性核算和管理问题,公司的特殊性决定了没有一个商品软件能满足公司所有核算和管理问题。要真正解决公司的管理问题,企业必须根据具体情况自行开发管理信息系统。1993年根据企业发展的需要,开始创建企业局域网络。依据MRPII(企业资源计划的英文缩写)管理思想将销售、生产、物资、劳资、工艺等部门的业务核算与财务的会计核算融为一体。1995年至1996年各子系统主模块逐步投入运行,并建立了领导监控系统,使财务管理的触角延伸到企业经济活动的全过程。1997年获得天津市企业管理现代化优秀成果三等奖。1998年开发成本管理系统、资金管理系统及全面预算管理软件,在公司内部推行预算控制下的成本分析、资金计划和费用开支。1999年获得天津市企业管理现代化优秀成果一等奖。1999年获得天津市财政局会计基础工作规范化、会计电算化展览一等奖。2000年更新升级了财务记账系统商品软件,使财务核算系统更完善,更便利,同时利用公司网络系统完成了财务成本核算中的材料成本结转,使网络与财务商品软件有机地结合,对产品成本有效地实施监控。
二、企业财务型管理信息系统基本框架
企业的生产经营活动是供应过程、生产过程和销售过程的统一,其表现为物资运动。在商品经济的条件下,企业的物资可以用货币表现,即用资金表现,由此企业的物资运动表现为资金运动,而企业的资金运动是通过会计信息表现出来。具体而言,在供应过程中,通过材料采购,用货币资金购买材料而形成储备资金;在生产过程,耗用材料,支付工资,开支费用,产成品形成成品资金,未完工的制品形成生产资金;在销售过程,产品销售而收回货币资金;如此循环往复使资金周转不息。周转不息的资金运动正是会计核算和管理的对象,因而,会计信息反映着资金运动。可见,物资运动伴随着资金运动,资金运动的状况可以通过会计信息反映。物资运动、资金运动和会计信息一般叫做物流、资金流和会计信息流,三者是一个问题的三个方面,应该同时提供三方面的信息。但是在没有网络技术的条件下,会计信息流落后于物流和资金流,根据滞后的会计信息不能了解到真正的物流的信息,不利于科学地安排企业的生产经营活动。为了克服这一缺陷,使会计提供的信息能够真实、全面、及时地反映企业的经济运行状况,天津低压设备公司根据面向企业供应链管理的现代企业管理思想和方法MRPII系统,于1993年开始自行设计研制了以财会为中心的包括材料供应、产品生产、产品销售、人事劳资等管理模块的公司内部计算机信息管理网络,使会计的职能通过计算机网络延伸到了企业的各个经济职能部门,达到了企业经济运行中的物流与信息流的统一、价值管理与数量管理的统一,规范了企业的管理工作。同时为了满足经济活动分析多样性需要,由财务人员自行设计制作的EXCEL内部分析报表,可迅速为领导提供信息。对数据量大、计算繁琐的核算,如固定资产管理,通过自行设计制作的EXCAL表,很好地解决了固定资产的核算,极大地简化了固定资产的日常管理。
该公司的网络管理信息系统由以下几部分组成:
1.物资采购管理系统。通过网络反映各种材料库存量和价格,随时掌握各项物资的采购情况,控制各项资金占用;建立市场价格预测数据库,通过中企信息网随时掌握钢材、铜材、白银等主要材料国内及国际市场价格动态,指导采购人员订货,并将实际购入材料的价格与市场预测价、上年平均价进行对比分析,从而控制材料的采购价格,分析材料价格变动对成本、利润影响。此外还可利用网络技术对材料采购价格实施硬控制,制定各种材料采购最高限价,对高于限价的信息,计算机自动弹出,拒绝入库。
2.生产管理系统。在网络中,财务人员及时掌握各种产品的订货,排产和完工入库产品的数量、产值,从而控制生产投入和解决用户急需商品的资金需求;在网络中,随时掌握生产零部件在各工序的加工量和中间库、半成品库的存量,由计算机按各种零件库存的高、低储备情况合理编制零件投产批量计划,压缩在产品资金占用,加速生产资金周转;随时通过网络查询计算出各种产品的零件库存配套情况及缺件的再加工状况,可根据用户订单确定供货期,达到成品无库存管理,节约大量资金占用;利用网络实现在产品各工序的流程控制,加强在产品管理,堵塞漏洞;在生产计划编制的同时,通过计算机计算出各种原材料、外购半成品、外部加工费实际应发生的生产费用,由此使财务人员掌握生产投入所需资金和有的放矢地实施成本控制。
3.劳资管理系统。通过网络统计分析各类人员的工资水平及构成情况、全厂人员的分布,并了解工时的利用情况便于财务人员进行工资费用的管理和分析。
4.销售管理系统。在网络中,对每个用户建立一个用户卡片,记录各用户各月的购货和回款及欠款情况,由此分析各用户信誉度,降低企业风险;在网络中随时反映全公司和各地区总销货额、回款额和总欠款额,便于企业经营者进行资金平衡和宏观控制;在网络中查询各产品的即时动态库存量、完工产品入库量、销售量,用于控制成品库存的资金占用,降低资金占用;在网络中,反映各用户各地区的产品销售品种结构、各产品的平均售价及最高、最低售价,从而分析销售数量、品种结构、售价对企业效益的影响及市场预测;在网络中,制作各种产品历年的销售量及销售收入的分析对比图形,直观反映企业各个产品销售的趋势。
5.成本管理系统。由于各企业的类型不同、产品种类不同、加工工艺不同、生产周期不同等等,形成各企业不同的产品成本管理模式、管理方法。尤其是产品变动成本的核算,对于产品品种较多,加工工艺复杂的企业,大多是采用计划成本、差异摊销的核算办法,对于产品成本的真实性有一定的折扣,但对于连续生产的产品其折扣可能小一些。步入市场经济后,市场的需求就是企业生产的目标,因此,不可能按过去计划经济的模式进行企业生产的安排,由此带来了产品小批量、多规格的成本核算真实度的降低。针对这一问题,单纯依靠过去人工核算是很难解决的,为此,天津低压设备公司在企业管理信息网络的基础上,开发研制了产品实际成本(变动成本)核算子系统。该成本系统的功能和具体做法如下:(1)通过网络中的物流信息同步进行实际成本核算,加快了成本核算的速度,从而提高了产品成本的真实度。通过网络中的物流信息,同步进行产品实际成本核算的具体做法如下:首先,从供应部门采购材料入库开始,每种材料的明细规格、数量、金额同时录入网络,从此开始了产品成本核算的最原始状态;第二,生产部门依据市场的需求随时安排组织生产产品的零部件和产成品。按照所需生产的产品,首先从零部件库进行搜索、配套,不足以配套的,再从零部件在制品中搜索,如仍未达到要求,则组织投入零部件的生产;第三,供应部门按照网络中的生产计划和技术文件中的零部件材料消耗定额,自动计算出应发出的材料,料发到生产车间,信息反馈到生产部门,同时在网络中计算出该零部件的材料成本和应退回的边角下料的数量和价值,对于外加工的零部件,在网络中计算加工费,多道工序加工的,其上一道工序的材料费加上一道工序的加工费作为本道工序的材料费,逐步结转,直至本零部件完工入零部件库,其入库价值即为该零部件的成本;第四,产成品的生产按照工艺文件从零部件库进行配套,该产品所有零部件的库存加权平均值即为该产品材料成本。(2)通过网络信息对各种产品及各种零部件进行变动成本的预测,在原材料等因素可能发生变化的情况下迅速预测对我公司产品成本的影响程度。具体做法如下:由于市场材料价格在不断波动,反映到产品材料成本将受材料库存的影响,有一滞后期,库存量越大,其滞后期越长。因此,为及时了解市场价格的变化对产品材料成本的影响,在网络中实现产品材料成本实际价格核算的基础上,加入了产品及零部件材料成本的预测,只需在网络中录入市场材料价格,则相应的各种产品及零部件材料成本随之变动,达到了预测产品材料成本,分析产品材料成本升高降低的目的。(3)通过网络中的信息,对零件自制与外购的决策可通过网络信息迅速反映出来,从而寻求降低产品成本的途径。该单位的产品零部件生产大部分采取外协的方式。其一是外加工,即我单位采购原材料,按照图纸和工艺要求由外单位进行加工;其二是外购,即由外单位按图纸要求,自购料加工。究竟采取那种形式对我单位产品成本达到最佳,是过去手工核算不易解决的问题,也带来了决策不准的情况,实行网络成本管理后,该问题则迎刃而解了,对于同一种零部件,在网上即时可反映出二种加工形式的成本值,为领导和决策者提供了可靠准确的分析。
6.资金控制系统。当前,困扰企业生产经营活动的主要问题是资金问题。尤其是国有企业,由于国家投入较少,自有资金不足,在多年来计划经济体制的影响下,企业的资金来源主要是依靠银行的贷款。体制改革后,国家投入没有增加,而银行也由国家银行改变为商业银行缩小了贷款规模,而企业又要发展需要资金,因而形成了企业资金的不良循环,造成了企业资金的紧张。因此,国有企业要想在市场中站稳脚跟,不断发展,除了依靠银行的支持外,主要还是要搞好企业内部资金的挖潜,强化资金的内部管理。为了解决资金紧张,各企业采取了各种办法来应付,有的采取了一枝笔签字,有的采取了保生产不保生活等等。前一种不适应国有企业的管理,而后一种则挫伤了职工的积极性,因而造成企业内部各部门长期以来对其应使用的资金不能及时到位很有意见,产生了矛盾,困扰了企业生产经营的正常运行。为解决这一问题,我们利用了现有的企业管理网络,开发了资金管理系统。该系统具有以下功能:通过商品投入、产出、销货、回款,平衡资金,限制盲目生产和发货;资金控制系统使企业经理随时了解各部门的资金使用计划和现金流出情况,并通过网络实现了资金计划与使用的双向控制,对尚未使用的资金根据具体情况随时在计划内进行调整,维护了各级的自主权,达到了合理使用资金的目的;通过网络掌握库存及在产品数量及占用资金,限制不合理储备。利用了现有的企业管理网络加强资金的预算和计划管理的具体做法如下:(1)根据本企业本年市场需求预测本年产品生产量,依据上年网络信息中的各产品的材料成本比率,考虑本年预计材料升降幅度,制定本年生产产品所属的各种材料资金,加上各项固定费用的需求,编制本年度资金预算,经经理办公会和职代会讨论通过后,录入资金管理子系统,作为全年资金使用的依据,并严格控制。(2)以资金预算为纲要,每月根据具体情况,编制月度资金计划(执行计划),经资金平衡会通过后,由财务科录入资金管理子系统(其他部门无权录入计划),各使用资金部门根据网络中录入的计划进行分解,录入具体使用数额(财务科无权录入),但不能大于本部门月度计划。财务科按资金到位额,在网上按各部门分解后的数额逐笔支付,其支付额只能小于或等于分解后的数额,一经支付则不可修改,各部门亦可查询支付情况。(3)支付后的款项在网上传送到财务科账务系统,实行资源共享,减轻重复劳动,减少出错率,加快财务核算速度。
7.分析决策系统。通过网络可使企业高级管理者随时掌握企业供、产、销的运行,人、财、物的状况,过去、现在、将来的动态,掌握经营决策的第一手信息;通过网络信息反映企业当前经济运行的各方面情况,使管理者可以达到集中控制企业经济运行,减少管理层次,降低管理成本,建立适应市场经济的快速反应机制;通过网络信息建立各种经济效果的分析模型,实行企业经济效益的综合分析,如:影响利润因素分析、本量利分析等;建立滚动预算管理,将销售预算、生产预算、成本预算、利润预算、资金预算连为一体,实行综合平衡,使企业经营活动在平衡状态下运行。
8.保证会计账簿安全性的商品化总账系统。
9.使用Internet及地区局域网获取价格、政策、经济趋势等外部信息。
此外还有工艺文件管理子系统;领导监控子系统等。
以上系统的核心是提供财务信息。前四个系统,即物资管理系统、生产管理系统、劳资管理系统、销售管理系统直接涉及到企业的资金运动,对资金运动进行核算直接形成企业的财务信息。成本管理系统提供的成本是企业生产过程的资金耗费,是企业生产过程中的重要财务信息之一。通过资金控制系统可以了解到对企业资金的统筹安排和执行情况,既有过去的财务信息、现在的财务信息,又有将来的财务信息。通过分析决策系统,可以在原始财务信息的基础上,取得派生的财务信息。商品化的总账系统保证了财务信息的安全性。外部的信息直接或间接地影响到企业的资金运动,从而对财务信息有一定的影响作用。
三、企业实施财务管理信息化的变化
运用计算机网络技术,实施财务管理信息化,使企业管理的组织模式、方法、内容、思想均发生了重大变化,具体如下:(1)计算机管理网络的使用改变了企业经营管理组织,减少了中间的管理层次,实现了金字塔型组织向扁平型组织转变。(2)管理网络的使用改变了企业经营管理方法,使经营活动由经验型的干着看,变为利用网络信息的科学预算管理。公司根据网络上的信息,使用计算机编制经济预算,推行全面预算管理,进行目标控制,并建立以根据经济预算的执行情况,以职能部门为基础,实行经济活动分析制度。(3)计算机管理网络的使用改变了企业经营管理行为,使企业领导由从前的自下而上的听取汇报,变为从网络中发现问题自上而下的分析问题。(4)计算机管理网络的使用,减少了会计人员,促进了会计基础工作的规范。建立以会计电算化为中心的企业计算机信息管理网络,是实现以财会管理为中心的企业管理的必备手段,会计基础工作规范化通过会计电算化实现,反过来又推动和带动了会计基础工作规范化的开展,最终实现企业管理的规范化,促进企业经济效益的提高。(5)管理网络的使用改变了企业经营管理流程,按照建立适应市场经济快速反应机制而设计的网络程序,对一些业务流程进行再造,实施流程控制。(6)计算机管理网络的使用改变了企业经营管理思想,由注重机器设备等硬件投入,转变为注重软件等无形资产投入。
四、企业财务型管理信息系统的完善与发展
虽然我们的计算机网络已成为企业领导者不可缺少的助手、企业管理中不可缺少的媒介、经营业务活动中不可缺少的工具,但是还存在着落后的软硬件水平和飞速发展的信息产业间的不协调、陈旧的管理制度与先进管理手段间不一致、分散的管理方式与高度集成的网络流程间的不融合。随着我国加入WTO,企业间的竞争更加激烈,也迫切需要财务管理信息系统进一步完善。首先,从思想方面,应该更多地引进ERP的思想,通过网络将企业与外部的市场更好地连接起来,一方面和企业的供应商连接,通过对供应商提供的原材料“千里挑一”,以相对最优价格、最优质量取得原材料,另一方面和企业的顾客连接,及时了解顾客的需求,根据顾客的需求组织生产,避免生产出来的产品销售不出去而形成积压。其次,在财务管理网络系统中,增加财务预测、财务分析的内容。在财务预测方面需要加入销售、成本、利润、资金等方面的预测。在财务分析方面加入变现能力、盈利能力、资产管理效率、负债比率等方面的分析。最后,未来电子商务会逐步发展起来,企业的网络管理要适应这种环境逐步进行相应的变革。
企业财务信息系统的发展与完善,不仅需要企业财务部门的努力,更需要各级领导的支持与协助。我们相信经过各方的共同努力,计算机管理网络必将进一步发展与完善,为企业发展发挥巨大作用。
(天津市低压电器公司企业财务管理课题组供稿)
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