时间:2022-03-17 作者:傅馨慧黄火灶
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摘要:
“六环相扣”内控理念在厦航财务共享中心的落实与完善
傅馨慧黄火灶■
摘要:“六环相扣”内控理念形成于厦门航空有限公司10多年来财务安全管理的实践。虽贯穿于财务管理的全流程,但并未充分落实。本文聚焦于如何将“六环相扣”内控理念通过“系统化”集成、“精细化”作业、“标准化”梳理、“智能化”运用和“可视化”管理有效嵌入系统建设运营中,实现有效的财务管控。针对现阶段“六环相扣”仍存在的一些痛点,厦门航空有限公司拟通过推动数字化转型、智能化深入运用及业务与财务系统全面协同,逐步将共享模式向主业辅业子公司延伸,初步建成标准统一、全面覆盖、高度整合的集团“六环相扣”内控体系。
关键词:“六环相扣”;财务内控;共享中心;数智化;业财一体化
中图分类号:F562.6;F560.6文献标志码:A文章编号:1003-286X(2021)17-0025-04
厦门航空有限公司(以下简称厦航)在精细化与大财务管理理念指引下,从微观精细化日常管理、宏观大财务管控两个层面推进全员、全过程、全方位全面财务安全管控。2005年,随着精细化财务管理的广泛开展,厦航提出“事前有引导与预警、事中有控制与服务、事后有核算与监督”的全新六大财...
“六环相扣”内控理念在厦航财务共享中心的落实与完善
傅馨慧黄火灶■
摘要:“六环相扣”内控理念形成于厦门航空有限公司10多年来财务安全管理的实践。虽贯穿于财务管理的全流程,但并未充分落实。本文聚焦于如何将“六环相扣”内控理念通过“系统化”集成、“精细化”作业、“标准化”梳理、“智能化”运用和“可视化”管理有效嵌入系统建设运营中,实现有效的财务管控。针对现阶段“六环相扣”仍存在的一些痛点,厦门航空有限公司拟通过推动数字化转型、智能化深入运用及业务与财务系统全面协同,逐步将共享模式向主业辅业子公司延伸,初步建成标准统一、全面覆盖、高度整合的集团“六环相扣”内控体系。
关键词:“六环相扣”;财务内控;共享中心;数智化;业财一体化
中图分类号:F562.6;F560.6文献标志码:A文章编号:1003-286X(2021)17-0025-04
厦门航空有限公司(以下简称厦航)在精细化与大财务管理理念指引下,从微观精细化日常管理、宏观大财务管控两个层面推进全员、全过程、全方位全面财务安全管控。2005年,随着精细化财务管理的广泛开展,厦航提出“事前有引导与预警、事中有控制与服务、事后有核算与监督”的全新六大财务管理职能,将财务安全管理贯彻业务全过程;2007年提出了“战略规划(项目评估)——预算管理——采购管理(信用评估)——合同会签——付款审核(收款监控)——执行评价”的“六环相扣”财务内控大闭环,把各项业务活动与职能管理从流程审批上串起来,通过实践摸索,有效提高了管理效率、管控力度和合法合规性。2010年,依托大财务管
理架构,构建了“战略——资源——绩效”的SRP战略管理体系,不仅为战略落地、资源配置和成本管控奠定了基础,也从顶层设计上为经营管理与财务安全奠定了基础。
通过多年实践积淀与总结提升,2011年,在前期经验与积累的基础上,厦航进一步启动财务安全管理体系(FSMS)建设,并与“六环相扣”的内控体系有机结合,同时创造性地把航空安全管理经验与财务内控要求有机结合,初步探索建立了具有厦航特色的内控体系。2018年3月,“厦航财务共享中心”正式运营上线,按“六环相扣”思路,持续探索和实践财务风险管控方式,把财务安全提升到新的高度。本文着重介绍“六环相扣”理念在财务共享中心的实践
运用与不断完善的做法与经验。
一、“六环相扣”理念在财务共享中心的实践与运用
(一)“系统化”集成
面向用户统一入口和后台消除断点,全面整合预算、合同、采购、报账、资金、账务等19个系统,100多个接口重新整合、集成。通过数据结构化、系统自动对接,全链条无缝串联纸质和电子信息,解决了20多年来单据流转、回单挂接、数据搬家、凭证管理几个典型人工处理的痛点,全场景解锁如下:以经办人踏入共享中心将单据递交到前台为起点,以单据上的条形码为唯一ID架起一条通往付款核算的信息高速通行线(如图1),通过条码锁定ID,自动发送用户
作者简介:傅馨慧,厦门航空有限公司规划财务部总账报表经理;
黄火灶,厦门航空有限公司副总经理,正高级经济师,会计师。
财名方专计
移交信息,再将发票等单据通过OCR数据结构化和影像化,会计将OCR结果匹配平台上挂接的预算和合同信息进行审核,通过银行电子回单数据回传进行精准账务处理,发票及纸质回单等单据自动挂接流程进入实体仓库,仓库线上和实体动态一体化,就此完成整个信息流的高效运转。
(二)“精细化”作业
共享中心已实现业务、影像、单据“三流分离”,有效将单据传递次数从8〜19次缩减为2次,规范单据流转的同时有效防范风险,更为工厂化作业打下坚实基础。通过将作业碎片化精细分工,打破不合理的岗位串联,建立通用岗位和异常岗位,将每环节作业标准统一、规范、细化。目前共享中心53名人员处理标准作业,27名人员负责标准外的异常流程处置,标准岗位严格执行量化考核和质量监控,使会计处理更加合规、安全和高效;专业化的异常处理团队负责应急处理和研究,带动共享中心有节奏运转,逐渐实现从被业务追着跑到领着业务跑的转变。作业模式的改变,带来了效率的提升、标准的严控,同时也促进了成本结构的转型。目前厦航集团财务人员占集团总人数比重2.3%,3年后计划降到2.0%以内,同时逐步引进相对廉价的外包处理标准化业务,2年之内员工报销时效也将由之前的5天降至0.7天。
(三)“标准化”疏理
近两年,以六环为架构梳理数据量达48787个,重点包括预算项目、供应商、合同台账、银行账号、汇率、会计科目、往来数据、发票数据8大财务核算域核心基础数据。例如合同审批流程结束形成统一的合同台账,并对合同关键要素包括供应商、账号、金额、时间等进行结构化,以支持后续跨系统使用和控制;再如增加供应商主数据的维护环节,并在此环节通过营业执照对供应商
真实性进行网上验证。实施主数据源头管控和拉通管理,解决数据交叉混乱问题,全面回收分公司业务,由总部按统一标准执行,总部能第一时间获得各地区业务和法规变化情况,发挥总部专家团队力量,及时在管理上调整完善,消除各地在标准运用、执行管理方面的差异,使核算质量更高,管理控制更严。共享中心在拉通全流程业务基数上,编写80万字的共享业务手册。
(四)“智能化”运用
RPA(机器人流程自动化)的引入和应用,7X24小时无间断工作,为保障“六环相扣”的环环安全增加了新的手段和保险。目前智能化应用以业务组为单位,在回单匹配、单据审核、账务处理、数据加工等领域试点机器人运用。2019年研发并应用了12个智能财务机器人,节约人工约6人,涵盖10多个环节,年节约人工成本达90万元。其智能技术包括:大数据技术。在发票要素结构化环节嵌入八项规定精神审核要点,例如对烟、酒、茶等涉及合规问题的品项进行检测和提示,有力提高八项规定精神风险识别能力,确保审核质量。智能云端扫描技术。可以将共享中心收到的所有报销发票进行全票面的识别、验真、稽核,大大提高了报销和付款的审核质量
与效率。SQL数据库技术。在运营中心监控板块通过SQL从底层表单直接获取报账系统中各个节点流程的时间、操作等信息,每次取数仅需几秒钟,快速且准确。
(五)“可视化”管理
共享建立任务池和接单机制,实施透明、量化管理,全局精准把控。工单数字化能记录单据操作详细信息,如单据打开次数、审核时间、各节点停留时间、个人接单量等信息,在此基础上进行可视化管理,实行日监控、月报表机制。日常对超时未处理流程预警,月度总结汇报当月工作质量、效率,有效解决了原操作模式下单据掌握在会计手上带来的技术手段、管理统筹缺位等“暗箱操作”的弊端;同时由于工单流程可追溯,自检抽查可以通过系统直接筛选样本,并在可视档案系统里进行抽查,不用再翻取凭证,便利了质检抽查工作的进行,结果也同样记录在系统,实现了全流程闭环。
二、“六环相扣”内控体系存在
的不足与完善
现阶段“六环相扣”仍存在一些痛点待攻坚:一是主数据建设目标未能联通和支撑全业务场景。只有将上下游数
据颗粒度、管控规则高度协同,才能清扫内控“盲区、死角”。二是系统支持仍有薄弱点,尤其是系统和系统之间的联动能力、内部勾稽逻辑不强。新的作业环境要重新审视环境如何净化,才不会出现突如其来的系统“灰犀牛”。三是智能化运用深度不够,尚无法实现账单及账务处理完全“去人工化”,智能化运用整体水平尚处于较低层次,无法保证运行无差错,背后仍有赖于人工监控。四
图3资产采购一体化模型
是集团统筹尚未一盘棋,子公司业务未纳入统一范畴,有待进一步统一标准并向全集团推广。
针对上述问题与不足,厦航拟通过推动数字化转型、智能化深入运用及业务与财务系统全面协同,并逐步将共享模式向主业辅业子公司延伸,初步建成标准统一、全面覆盖、高度整合的集团“六环相扣”内控体系。
(一)打通全链条、同口径的主数据
打通全链条、同口径的主数据,实现主数据标准化管理,是“六环相扣”风险管理体系有效运转的核心数据基础。
一是加速公司主数据库的建设。主数据库建设将从明确主数据范围、完成历史主数据清洗、打造主数据管理平台3个维度开展,在整个集团内形成各信息系统间“统一数据源、统一数据标准”,通过结构化数据流打通各业务链条,彻底消灭信息孤岛,实现“六环”间的信息
互联互通(如图2)。
二是建立主数据PDCA管理机制。主数据库建成后,面临持续的管理和维护,应建立PDCA管理机制,包括准入、删除等主数据管理规范、明确主数据管理职责、各环节运用权责、安全分类管理等。如明确职责和安全分类管理上,应联合数字委在“统筹领导、分级负责、保障安全”的原则下,根据各类主数据的敏感性和重要性,建立一套完整的主数据安全分级标准及访问授权机制,对重要的主数据进行加密保护、安全认证,规范存储介质、数据传输等管理,同时建立主数据定期稽核机制,保证主数据使用和管理的安全性。
(二)建设一体化、智能化的处理平台
一是推进“六环相扣”财务业务系统一体化建设,实现平台统一,消除断点,支持从战略——预算——合同——采购——核算付款——执行评估(往来管理、质检抽查、绩效考核)全链条的数据自动流转和管控要求传递,大幅提升系统协同效率,支持更丰富的业财融合场景。未来5年财务共享中心在整体系统建设规划指引下,逐步推动包括成本管理、资产/存货管理、预算管理、薪酬业务、商旅业务、机组过夜费业务、餐食业务、飞发业务、基建业务、航材业务、培训业务等业财一体化系统的对接建设,通过“流程+数据”双驱动模式,突破组织边界约束,加强内控,夯实六环(如图3)。
二是运用新技术提升智能化水平。规划财务部开展了一系列RPA的尝试,下一阶段要进入运用的“深水区”,在大量规则明确、流程重复新高、专业分工明确的领域广泛运用和深入拓展,包含以下三方面:
财务基础数字化。运用电商智慧对传统财务流程进行再造和颠覆。第一步,建设员工差旅的“在线化”,即商旅
平台,把公司员工的差旅行为通过商旅平台记录下来(出行时间、预订的房间、差旅的时长),实现对差旅行为的事前管控和事后分析、总结、预测;同时在平台上实现和供应商的自动化对账、结算,并进行自动化的账务处理。第二步,考虑延伸至其他板块“在线化”,包括通讯费、办公用品和其他大宗商品,与共享服务平台紧密集成,实现企业消费业务对外部供应商的直接对接、自动化结算、自动化核算。基于智能共享平台,将外部的供应商、客户和内部的人财物等资源配置纳入到一起,连接内外,实现交易透明化、流程自动化和数据真实化,实现财务处理数字化。
财务流程自动化。目前账务模块RPA取得初步成效,未来将重点攻克占用大量人工的审核工作。这类工作量大、数据源多、表单种类不一、规则相对复杂。下阶段工作的重点和难点是数据和规则结构化,消灭重复工作,真正实现“无人会计”目标。
财务处理智能化。随着人工智能的深度发展,共享系统将呈现下述特征。“会看的系统”:智能收单机投递发票,系统自动扫描,将关注的信息导入
相关台账并能自动验证、自动挂接入流程,对票据所在流程的信息进一步做智能化对应匹配。“会听的系统”:在移动端植入语音咨询功能,用户直接下令提问,服务器语音识别作答,和报销系统直接语音对话,由系统识别语音并协助填单,加强系统的易用性。“会思考的系统”:通过预设的财务规则和常识,能够在实际业务变化中直观快速创建规则。例如,当发现费用分摊有问题,会有异常判断,并能根据异常处理经验立即创建一条新的单据控制规则,系统会自动识别创建并保存这一规则。当员工再次提交单据时,就会收到新规则的提示。
除了上述业务梳理与系统完善外,厦航还围绕“人、机、料、法、环”等方面加强标准化建设、财务队伍建设、风险管理意识与安全文化构建,不断夯实内控基础,特别是出现安全问题时要从管理上找原因,使“六环相扣”为基础的财务安全管理在新时代环境下更具科学性、系统性和先进性,更好地守护公司经营安全与财务安全,服务公司的安全发展。B
责任编辑任宇欣
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