南粤交通电子会计档案管理试点经验

林楠　刘梅玲　李昕凝

基金项目：南粤交通试点项目“企业电子文件归档和电子档案管理”

作者简介：林　楠，广东省南粤交通投资建设有限公司财务管理部部长，正高级会计师；

刘梅玲，上海国家会计学院副教授，通讯作者；

李昕凝，上海国家会计学院研究生部副主任。

摘　要：广东省南粤交通投资建设有限公司作为企业电子文件归档和电子档案管理第二批试点单位之一，积极探索电子文件归档和电子会计档案管理的有效途径，不仅为降低企业管理成本提供了支撑，也为国家进一步出台相关规章制度和标准规范提供了实践依据。本文重点阐述该企业的试点经验，包括试点目标、试点方案、试点过程中的关注重点，并总结试点成效。

关键词：国家档案局；电子会计档案管理；电子文件归档；试点

中图分类号：F235　文献标志码：A　文章编号：1003-286X（2022）21-0033-05

2016年7月，国家档案局、国家发展改革委决定分批组织开展企业电子文件归档和电子档案管理试点工作，要求试点单位在各类业务系统形成电子文件的归档范围、归档过程、存储格式、“四性”检测、元数据管理、基于大数据的电子档案利用等方面进行积极探索。截至2021年10月已有三批试点单位通过验收。广东省南粤交通投资建设有限公司（以下简称南粤交通）积极依托智能财务共享优势先行先试电子会计档案管理，于2018年12月被国家档案局列入第二批企业电子文件归档和电子档案管理试点单位名单，于2019年4月建立了规范的电子会计档案管理制度，构建了完善的安全体系，确保应用、存储、网络、巡检等各方面安全，成功研发并建成南粤交通电子会计档案系统，具备系统采集后数据同步化、操作界面轻量化、操作流程简单化等特点，最终于2020年7月通过国家档案局试点验收。本文拟对其试点经验和试点成效进行介绍分析，以期为其他企业提供参考。

一、试点的基本情况

（一）试点内容

南粤交通试点的主要内容是财务集中管理系统及财务共享平台形成的电子文件、电子发票及其他电子票据归档和电子档案管理。电子文件归档方面主要包括记账凭证、原始凭证、会计账簿、会计报表及其他会计资料。电子档案管理方面，由于南粤交通实施智能财务共享服务模式，公司及所属单位的会计档案管理均由共享中心统筹执行，因此试点主体为共享中心。

（二）试点目标

南粤交通试点的总体目标是通过电子会计档案管理的系统建设、管理实施，逐步形成“以电子档案管理为主，以纸质档案管理为辅”的财务共享档案管理模式，具体目标包括：一是打造电子会计档案全生命周期管理体系，形成会计工作电子化全范围闭环；二是打通会计档案利用渠道，提高会计档案使用价值；三是形成电子、纸质档案协同管理机制，按照制度演变要求择机取消部分纸质会计档案；四是形成会计档案全电子化管理机制，最大限度减少记账凭证、会计报表以及其他原本以纸质形式进行管理的会计档案。

（三）试点任务

南粤交通本次试点有如下四项主要任务：一是制定电子会计档案标准化数据管理机制，即梳理电子会计档案所需的数据类型、接口方式、字段、元数据等，根据法律法规形成会计档案数据标准管理机制，并结合系统开发，形成标准化的电子会计档案数据管理机制。二是实现相关业务系统和电子会计档案系统的无缝对接，即打通财务集中管理系统、财务共享平台、影像管理系统、文件管理系统和电子会计档案系统的数据接口，根据国家法律法规及相关行业标准确定接口方案，保障数据衔接顺畅、完整和可用。三是规范信息系统权限控制，即先根据公司制度和人员信息，梳理并确定各层级档案管理人员的系统权限，再通过制定系统运行规程，进一步规范流程管理，形成严格的系统权限控制机制。四是强化系统安全体系，即根据电子会计档案保存的长期性及其他安全性的要求，协同其他业务系统的安全策略，强化电子会计档案安全管理机制建设，将数据备份、定期检测和安全预警等纳入日常管理范畴。

二、试点方案

（一）归档范围

根据《会计档案管理办法》（以下简称《办法》），结合公司会计档案管理的实务经验，南粤交通确定将57种文件归为会计档案，具体包括会计凭证、会计账簿、财务会计报告、其他会计资料四类。每一类档案清单需包括文件类别、文件名称、保管期限、责任单元、密级、文件格式和载体类型等信息。表1为会计凭证类档案清单示例。

表1　南粤交通会计档案清单（会计凭证类）

（二）业务流程

南粤交通电子会计档案管理的总体业务流程为：档案管理员通过财务集中管理系统的电子档案归档模块触发归档，系统自动匹配记账凭证与原始凭证并生成版式文件，由档案管理员人工选择档案室进行上架，系统自动生成上架信息，并完成电子会计档案存储、管理和利用。在此过程中，需要尤为关注记账凭证与原始凭证之间的匹配以及版式存档文件的生成。其中，记账凭证、会计账簿、会计报表自动生成版式文件归档；公司内部生成的原始凭证（如出入库单等）自动生成版式文件，建立与记账凭证之间的关联；公司从外部接收的符合条件的电子票据（如电子发票、非税票据）以原始版式文件保存，建立与记账凭证之间的关联；纸质原始凭证（纸质发票、收款收据、付款收据、支票存根等）在报销人员制单报销时进行扫描，存入影像管理系统并编号，建立与记账凭证之间的关联。

（三）档案收集

档案收集是电子会计档案管理的起点，由档案管理员人工触发，触发方式为在总账集中管理系统的电子档案归档模块点击“一键归档”。触发后，电子会计档案系统将根据系统预置的电子档案归档范围，通过数据接口同步的方式推送至电子会计档案系统中。

其中，会计凭证需分别从财务共享平台、影像管理系统、文件管理系统和财务集中管理系统总账模块中遍历和获取电子凭证和电子单据，生成PDF版式文件，并根据财务共享平台中电子单据的单据编号、影像条码号和会计凭证号进行匹配，形成电子会计档案——会计凭证；会计账簿、会计报表则根据其会计期间生成PDF版式文件，形成电子会计档案——会计账簿或电子会计档案——会计报表。南粤交通电子会计档案的类别、来源及所在档案系统模块如表2所示。

表2　南粤交通电子会计档案来源清单

（四）接口方案

电子会计档案系统接口设计思路是将经过财务共享平台生成凭证的所有单据、附件、凭证以及所有单据的审批流程，影像管理系统上传的影像，财务集中管理系统形成的会计凭证、会计账簿、会计报表和预算报表推送至电子会计档案系统，存储在本地服务器。电子会计档案系统、财务共享平台和财务集中管理系统总账模块高度集成。

电子会计档案系统接口主要涉及数据读取接口、数据上传接口和数据请求接口三类。其中，数据读取接口以记账凭证为起点，读取记账凭证、单据、附件、影像，生成版式文件；数据上传接口将记账凭证及所属单据、附件、影像，会计账簿、会计报表和预算报表统一打包，上传至文件传输协议（FTP）服务器；数据请求接口主要用于电子会计档案系统用户查阅对应电子会计档案时，将对应电子会计档案的电子文件进行解析展示。电子会计档案系统支持导入审计署定义的数据接口。XML文件格式以及其内容参见《财经信息技术　会计核算软件数据接口第1部分：企业》（GB/T 24589.1-2010）的要求。

三、试点过程中的关注重点

（一）如何电子化原始凭证

由于原始凭证并非直接来源于财务集中管理系统，大部分是由业务人员取得的纸质资料，因此需要解决原始凭证如何电子化、在哪个环节电子化以及如何匹配记账凭证的问题。就业务层面而言，原始凭证在财务审批环节就需要执行审批工作，财务审批环节与档案管理环节应具有一致性，因此，原始凭证电子化可采用两种路径：一是纸质资料扫描成为影像资料；二是系统接口推送版式文件或以附件上传的形式上传电子资料。在原始凭证和记账凭证的关联方面，在报账环节将共享平台的单据关联原始凭证，并基于单据形成记账凭证，以此进行记账凭证——报账单据——原始凭证影像或电子文件的关联。

（二）如何收集档案数据

记账凭证、会计账簿及会计报表等在财务集中管理系统中以结构化数据形式存在，且分布在多个模块，需要识别数据来源并收集、整合形成可展示的电子会计档案。其中，数据采集均通过系统自动采集的方法，首先从财务集中管理系统中采集记账凭证、会计账簿和会计报表等数据，然后识别记账凭证是否有上游单据，追溯相关单据是否存在影像、电子文件及其上游单据，再将采集的数据转换为版式文件并执行检测，最后推送至电子会计档案系统中。数据主要来源于财务集中管理系统、财务共享平台、影像管理系统和文件管理系统等。源自其他业务系统的电子文件均推送至财务共享平台并形成单据，因此电子会计档案系统不直接从其他业务系统中采集数据。

（三）如何实现“四性”保障

在档案利用的实务工作中，会计档案本身的重要性决定了其需要解决电子化过程中的真实性、可用性、完整性和安全性“四性”问题，以确保电子文件与纸质会计档案具有同等的可用性。同时，国家档案局《DA/T 70-2018文书类电子档案检测一般要求》也对文书类电子档案检测作出了规定。

为此，在档案形式上，南粤交通接口同步过程中采用了与财务集中管理系统总账模块打印凭证、账簿相同的版式文件参数，使得记账凭证、会计账簿和会计报表均按照标准打印模板形成了PDF版式文件；通过从总账模块参数中直接提取用户账号信息，确保相关签字齐全。其中，记账凭证上的制单人为共享初审人员，复核人为共享复审人员，会计主管为核算组组长；会计报表上的制表人为报表组上报人，复核人为报表组组长；预算报表上的制表人为预算组上报人，复核人为预算组组长。

在档案内容实质上，原始凭证采用接口同步的方式提取原始文件并转换为标准的PDF版式文件，以确保电子会计档案系统中的原始凭证和影像管理系统、文件管理系统中的原始会计资料一致；记账凭证方面，维持了科目、辅助核算和金额等方面的一致性和完整性；会计账簿和会计报表方面，维持了科目和金额的一致性和完整性。

在运行流程上，会计资料的实质性审核依赖于财务共享平台，形成会计档案的“四性”检测，一方面通过系统“四性”检测功能开展自动化检测以确保电子文件的合法合规；另一方面通过档案管理人员人工抽查的方式进一步保障“四性”，纸质档和电子档双边所包含的记账凭证、原始凭证等均能基于“归档控制点”确保一致。同时，根据系统输出日志监控来看，“四性”检测的执行已在数据收集阶段以自动化的方式完成。

（四）如何实现电子签名

会计凭证、会计账簿和会计报表等均需执行签字程序，在纸质模式下采用实物签章，在相关内部控制机制下能够确保签章是相关责任人本人执行，而在电子化模式下，需要在信息系统层面解决签字的控制机制。具体来说，在电子签字方面，主要采用与账户绑定的个人签字。由财务集中管理系统识别编制人、复核人等流程角色对应的操作人员，在完成对应操作环节时直接生成电子签字。经过签字的电子数据，锁定修改权限，只有复核环节被驳回方可重新修改电子数据并再次生成电子签字。在内控措施方面，将系统账户修改权限集中到共享中心独立的技术职能小组——技术支持组进行统一管理，保障签字和账户的一致性。

（五）如何确保保管安全

会计档案电子化后，纸质档案面临的灭失风险转变为电子档案存储载具的灭失风险，同时电子化情况下还需要考虑载具故障应急和网络攻击防御等方面的问题。所以电子会计档案保管采用二级等保防御网络攻击，同时采用在线定期备份的方法防范灭失风险。此外，电子文件在保管过程中转移成本相对较低且转移行为更加隐蔽。为规制电子文件的转移、保障信息安全，可从电子会计档案系统中调取最后环节操作人员信息，通过水印、元数据等方式标注，同时以制度规定转移方式和转移路径，以规避转移过程中的信息泄露或遗失风险。

（六）如何确保利用安全

会计档案的电子化应用具有较大的便利性，但在应用过程中由于信息技术的发展，电子会计档案的可复制性大大增强，对公司商业秘密及机密数据的保护带来较大的挑战。为确保安全，对于外部使用者，可根据其档案利用需求，为其开通档案利用权限，以对接网络专线的方式为其提供直接查询的路径；对于内部使用者，可将其在财务共享平台的用户权限与其在电子会计档案系统的用户权限进行绑定，确保其账户一致性。在利用档案前，通过线上审批程序才能开通对应档案的查询、查阅、下载权限，并定期关闭权限。在利用档案时，在电子会计档案展示页面标注使用者水印，同时在日志中记录使用人信息和电子档案被使用的信息。

图／陈素娥

四、试点成效

目前，南粤交通电子会计档案系统已在公司总部及所属各单位全面上线。从试点成效来看，企业已实现会计资料从初始生成或接收到最终归档的全生命周期管理。具体体现在以下方面：

一是会计档案管理更加合法合规。南粤交通通过电子文件归档和电子档案管理试点实施，最终得到验收，说明企业已满足《办法》对电子会计档案管理的要求，包括会计档案仅以电子形式存储、移交和销毁等多种场景。

二是会计档案管理更加严谨细致。电子会计档案系统触发接口同步的条件是“账套关账、报表上报”，这使报账系统中的影像、单据和凭证都无法再进行任何修改。同时，执行电子会计档案的归档后，会计凭证的期后修正进一步受到限制，会计人员执行财务工作更加严谨。

三是会计档案数据质量和档案利用效率得到提高。通过加密传输、数字水印、电子签章和下载控制等多种技术手段，保障会计档案的安全性、原始性和准确性。此外，由于电子会计档案系统提供了丰富便捷的档案查阅、查询功能，掌握简单计算机操作的用户更偏好查阅和使用电子会计档案。比如，用户查看原始凭证过程中，会对电子版和纸质版的一致性进行抽样校对。校对完毕后直接查看电子原始凭证，且在判断原始凭证是否来源于真实纸质版本时，会从版式标准（如电子发票是否为PDF版式文件，样式是否符合税务部门发布的电子发票样式）、图像是否源自扫描等方面进行认定。

四是“单套制”成本效益显著提高。会计档案仅以电子形式归档保管，可节约大量纸质凭证的打印、整理、归档以及保管成本和人工成本，减少企业管理成本支出和社会资源消耗，形成了绿色低碳的企业环境。自共享中心电子会计档案“单套制”实施以来，在新冠肺炎疫情暴发后的2020年2月至4月期间，共享中心基本以远程方式完成了相关财务报销和款项支付工作，财务处理流程所形成的纸质会计资料比2019年同期减少了80%，档案管理工作基于全电子化流程，简化了纸质会计资料打印、复核和装订等工作，仅1人就完成了原由8名专职档案管理人员才能完成的档案管理工作。

五是实现了业财档系统一体化和会计档案共享共用。打通南粤交通财务集中管理系统、财务共享平台、影像管理系统和文件管理系统，实现了原始会计档案直接归档，保障了会计数据的真实性、准确性和来源可追溯。同时，通过全过程、全范围的电子会计档案应用，结合系统的大数据处理能力，实现了集团统一管理、分子公司实时共享共用的档案管理模式，提高了档案保管和利用的时效性。

责任编辑　李卓

主要参考文献

［1］付建华，刘梅玲，等．财务共享——财务数字化案例精选[M]．上海：立信会计出版社，2019．

［2］刘勤，屈伊春，等．智能财务最佳实践案例（第一辑）[M]．上海：立信会计出版社，2021．